Інструкція з діловодства РДА

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства у Теофіпольській районній

державній адміністрації

 

 

І. Загальні положення

 

1. Інструкція з діловодства у Теофіпольській  районній державній адмі­ністрації (далі – Інструкція) встановлює вимоги до документу­вання управлін­ської інформації голови та заступників голови (керівництва), апарату, струк­турних підрозділів районної державної адміністрації і регламентує порядок роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інфор­мації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

2. Інструкцію розроблено відповідно до положень Конституції України, Закону України “Про місцеві державні адміністрації”, інших законів України, Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді мі­ністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, за­твердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, із змінами (далі – Типова інструкція), нор­мативно-правових актів Пре­зидента України, Кабінету Міністрів України, обласної державної адміні­страції, районної державної адміністрації з пи­тань організації та діяльності органів виконавчої влади, здійснення контролю за виконанням документів, регламентів та національних стандартів на органі­заційно-розпорядчу документацію.

3. Інструкція визначає порядок ведення діловодства в районній держав­ній адміністрації. Її положен­ня поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп’ютерів (ПК) і документів, що передаються і отримуються електронною поштою. Комп’ю­терні (автома­тизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам національних стандартів, Типової інструкції та цієї Інструкції.

4. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, до­кументування управлінської діяльності в електронній формі, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим досту­пом, за зверненнями громадян, визначається окремими нормативно-правовими актами і здійснюються відповідними струк­турними підрозділами або спеціально призначеними для цього особами.

Організація діловодства за запитами на інформацію в апараті районної державної адміністрації покладається на сектор  інформаційної діяльності та комунікацій з громадкістю апарату райдержадміністрації і визначається окремим розділом цієї Інструкції.

5. В апараті районної державної адміністрації застосовується цен­тралі­зована система організації діловодства.

Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення, терито­ріаль­ного розташування, організаційної будови та чисельності працівників у струк­турних підрозділах районної державної адміні­страції може застосовуватися повна або часткова централізація діловодства.

6. Відповідальність за організацію діловодства у Теофіпольській районній державній адміністрації, її апараті та структурних підрозділах несуть, відпо­відно, голова районної державної адміні­страції, керівник апарату, керівники структурних підроз­ділів апарату та райдержадміністрації.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні докумен­тів, що розробляються в апараті райдержадміністрації на виконання завдань, ви­значених у законах України, актах Президента України, постановах Верхов­ної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем’єр-міністра України, роз­поряд­женнях та дорученнях го­лови райдержадміністрації, а також відповідей на запити і звернення на­родних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Вер­ховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, погодження проектів нормативно-правових актів відповідають за­ступники голови районної державної адміністрації згідно з розподілом функ­ціональних обов’язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у струк­турних підрозділах апарату та райдержадміністрації відповідають їх керів­ники.

7. Організація діловодства в апараті районної державної адмі­ністрації по­кла­дається на загальний відділ апарату районної державної адмі­ністрації, у струк­турних підрозділах райдержадміні­страції – на  сектори, канце­лярії, діловодів або секретарів (далі – служ­ба діловодства).

У структурних підрозділах райдержадміністрації, у яких за штатним роз­писом не передбачено посади працівника з діловодства, ведення діловод­ства покладається наказом керівника на одного з працівників.

8. Основним завданням служби діловодства в апараті райдержадміні­страції є встановлення єдиного порядку документування управлінської інфор­мації і роботи з документами із застосуванням сучасних автомати­зованих си­стем, методичне керівництво і контроль за дотриманням уста­новленого по­рядку роботи з документами у структурних підрозділах апарату та райдерж­адміністрації. Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:

розробляє Інструкцію та номенклатуру справ районної державної адміні­страції;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, функціонування архіву, фор­мування справ, їх зберігання та підго­товку до передачі до Державного архіву області;

здійснює контроль за обов’язковим додержанням в апараті, структур­них підрозділах райдержадміністрації вимог Інструкції та національних стан­дар­тів на організаційно-розпорядчу документацію;

вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в апараті та структурних підрозділах районної державної адміністрації;

систематично проводить перевірки стану діловодства у структурних під­розділах райдержадміністрації, ;

всебічно сприяє автоматизації діловодних процесів в апараті райдерж­адміністрації;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням до­кумен­тів;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прий­няття управлінських рішень;

забезпечує організацію навчання працівників діловодних служб струк­турних підрозділів райдержадміністрації, районних державних адміністрацій, виконавчих комітетів сільських, селищних рад з метою підви­щення їх кваліфікації;

засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом районної державної адміністрації.

ІІ. Документування управлінської інформації

районної державної адміністрації

 

Загальні вимоги до створення документів

 

9. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил інфор­мація про управлінські дії.

10. Право на створення, підписання, затвердження, погодження докумен­тів визначається актами законодавства, Регламентом, положеннями про струк­турні підрозділи апарату та районної державної адміністрації, посадовими ін­струк­ціями.

11. В районній державній адміністрації номенклатурою справ визначається сукупність докумен­тів, необхідних і до­статніх для доку­ментування інформації про її діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різ­них установ, можуть створюватися спільні документи.

12. Вибір виду документа, призначеного для документування управлін­ської інформації (розпорядження, наказ, рішення, протокол тощо), зумовлю­ється правовим статусом районної державної адміністрації, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

13. Документ повинен відповідати положенням законів України, актів органів державної влади та спрямовуватися на виконання установою покладе­них на неї завдань і функцій.

14. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (ладі – ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити ор­ганізаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визнача­ються ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої до­кументації. Вимоги до оформлювання документів” (далі – ДСТУ 4163-2003).

15. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду рекві­зити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування адмі­ністрації (структурного підрозділу адміністрації) – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов’язкові, а також інші реквізити (посилання на дату та індекс документа, відмітки про наявність додатків, відбиток печатки тощо), якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

16. З метою підвищення ефективності та оперативності організації ро­боти з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (аль­бому) уніфікованих (типових) форм документів адміністрації.

17. Діловодство в апараті, структурних підрозділах райдержадміністра­ції здійснюються державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнарод-ного спілкування.

18. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друку­вальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформ­лювати рукописним способом.

Бланки документів

19. Організаційно-розпорядчі доку­менти оформляються на бланках, які виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу фор­мату А4 (210´297 міліметрів) та А5 (210´148 міліметрів). Бланки формату А3 (297´420 мі­ліметрів) використовуються для оформлення документів у ви­гляді таблиць і А6 (105´148 міліметрів) – для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля: ліве – 30 міліметрів, праве – 10 міліметрів, верхнє та нижнє – 20 міліметрів.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовж­нього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центро­ваним (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту почи­нається від лівої межі зони розташування реквізитів) способами.

20. В апараті районної державної адміністрації використовуються такі бланки документів:

загальний бланк (без зазначення у бланку назви виду документа) для створення різних видів документів (протокольне рішення, доручення, протокольне доручення тощо (додаток 2);

бланки для листів (додатки 3, 4);

бланк конкретного виду документа (розпорядження, наказу, посадові бланки голови, першого заступника, заступників голови, керівника апарату районної державної адміністрації для резолюцій) (додат­ки 5, 6, 7, 8).

У разі потреби в районній державній адміністрації можуть встано­влю­ватися бланки інших конкретних видів документів, виготовлення яких здій­снюється поліграфічним способом або методом оперативної поліграфії за по­годженням із  керівником апарату, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.

21. Зазначені у пункті 20 бланки листів, розпоряджень, наказів (крім наказів про відрядження) є бланками суворого обліку і звітності. Ці види бланків мають серію і окрему нумерацію. Серія і номер бланка зазна­ча­ються на нижньому полі зворотного боку бланка.

Виготовлення блан­ків здійснюється друкарським способом або за допомогою комп’ютерної техніки в уста­новленому порядку на білому папері високої якості фарбами насичених ко­льорів.

Під час створення (проходження) в установі документів в електронній формі бланки можуть виготовлятися за допомогою комп’ютерної техніки чорно-білими або кольоровими та у разі потреби друкуються.

22. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформляються не на бланках.

23. Вихідні документи (листи, інформації, довідки, пропозиції, записки тощо), призна­чені для надсилання за межі районної державної адміністрації, складаються на бланку для службових листів. Службові доку­менти, призначені для використання всередині апарату районної державної адміністрації, скла­даються на папері стандартних форматів або на спеціаль­них бланках.

Для складання інших документів, що передбачають необхідність наяв­ності постійних реквізитів райдержадміністрації, може використовуватися за­гальний бланк.

24. Бланки, які є бланками суворої звітності, зберігаються в умовах, що забез­печують їх надійне зберігання, облікову­ються і видаються працівникам апа­рату, робота яких безпосередньо пов’язана з друкуванням документів, під розписку в журналах встановленої згідно з додатками 9, 10 форми.

Номери використаних для друкування документів бланків листів і розпо­ряджень зазна­ча­ються в їх реєстраційно-контрольних картках.

Перед отриманням нової кількості бланків працівники, робота яких безпосередньо пов’язана з друкуванням документів, проводять звірку і звіту­ють про використання раніше отриманих бланків, здають зіпсовані бланки до за­гального відділу апарату районної державної адміністрації (додаток 11).

Зіпсовані бланки, а також виконані на бланках, але з певних причин від­хилені проекти документів, повертаються виконавцями за місцем обліку блан­ків та друкування документів і знищуються у встановленому порядку праців­никами, які їх друкували.

25. Відповідальність за використання бланків суворої звітності:

розпоряджень, наказів з основних питань діяльності, адміністративно-господарських питань, про відрядження покладається на загальний відділ;

наказів з кадрових питань, про відпустки – на відділ організаційної роботи та з питань персону;

бланків листів районної державної адміністрації – на працівників апарату, структурних підрозділів райдержадміністрації, що одержують бланки відповідно до порядку, встановленого цією Інструкцією.

У структурних підрозділах райдержадміністрації особи, що відповідають за облік, зберігання та використання бланків райдержадміністрації та її струк­турного підрозділу, визначаються керівником структурного підрозділу рай­держадміністрації.

26. Документи, складені на бланках районної державної адміністрації, підписуються виключно головою, першим заступником, заступниками го­лови або  керівником апарату адміністрації і реєстру­ються виключно в загаль­ному відділі апарату адміністрації.

27. В районній державній адміністрації поряд з бланками організа­ційно-розпорядчих документів використовуються бланки реєстраційно-контрольної документації, що виконують допоміжну функцію в обліку і проходженні до­кументів. До них належать бланки реєстраційно-контрольних карток, журна­ли, реєстри, зведення, переліки, аркуші контролю тощо.

28. Зразки бланків організаційно-розпорядчих документів і реєстрацій­но-контрольної документації районної державної адміністрації розробля­ються відділами апарату райдержадміністрації відповідно до потреб і призначення та погоджуються із  керівником апарату.

Виготовлення та­ких бланків залежно від потрібного тиражу здійснюється поліграфічним спо­собом або наявними в райдержадміністрації засобами копіювальної техніки.

29. Виготовлення бланків структурних підрозділів адміністра­ції забез­печується цими підрозділами самостійно відповідно до Типової інструкції та цієї Інструкції.

Оформлення реквізитів документів

30. Організаційно-розпорядчі документи оформляються з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

Зображення Державного Герба України

31. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року № 2137-ХII “Про Державний герб України”. Зображення Держав­ного герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розта­шуванням реквізитів над серединою найменування установи, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина – 12 мілі­метрів.

Коди

32. Код райдержадміністрації проставляється згідно з Єдиним держав­ним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту “Довідкові дані про установу”.

Найменування установи

33. Повна назва державної адміністрації вжива­ється відповідно до Закону України “Про місцеві державні адміністрації”, Регламенту районної державної адміністрації.

Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а у разі відсутності офіційно визначеного скорочення – повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазна­чаються найменування усіх установ вищого рівня.

На бланку структурного підрозділу, який одночасно підпорядкований районній державній адміністрації і іншому центральному ор­гану виконавчої влади, розміщується тільки найменування районної дер­жавної адміністрації.

Найменування філії, територіального відділення, структурного підроз­ділу установи зазначається тоді, коли вони є авторами документа, і розмі­щується нижче найменування установи.

Довідкові дані про установу

34. Довідкові дані про районну державну адміністрацію містять: пошто­ву адресу, номери телефонів, телефаксів, рахунків у банку, адресу електрон­ної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування районної державної адміністрації або її структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва ву­лиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

35. Назва виду документа (наказ, розпорядження, доручення, прокольне доручення тощо) зазнача­ється на загальному бланку друкованим чи машино­писним способом і по­винна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

36. Датою документа є, відповідно, дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання.

Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідов­ності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифро­вим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 15.02.2017.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і докумен­тах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня мі­сяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 лютого 2017 року. Дозво­ляється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”, наприклад: 03 червня 2016 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче під­пису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові від­мітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резо­люції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

 

Реєстраційний індекс документів

37. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповняється індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, адресатів, виконав­ців, груп, видів документів тощо.

Реєстраційний індекс вхідного документа складається з розташованих у встановленій послідовності п’яти груп цифр, наприклад: 57/1292-10-11/2017, у якій групи цифр означають: перша – індекс кореспондента; друга – індиві­дуальний порядковий реєстраційний номер у межах календарного року і цієї групи документів; третя – індекс відділу апарату адміністрації, що зареє­стрував документ; четверта – індекс змісту документа за тематикою номен­клатури справ; п’ята – дві останні або чотири цифри року надходження документа.

Реєстраційний індекс вихідного документа складається з розташованих у встановленій послідовності п’яти груп цифр, наприклад: 70/10-13-5120/2017, в якій групи цифр означають: перша – індекс адресата; друга – індекс струк­турного підрозділу адміністрації, з ініціативи якого підготовлено документ; третя – індекс змісту документа за тематикою номенклатури справ; четверта – індивідуальний порядковий реєстраційний номер у межах календарного року і цієї групи документів; п’ята – дві останні або чотири цифри року відправ­лення документа.

З метою полегшення зорового сприйняття і автоматизованого роз­пізна­вання індексів перша від другої і четверта від п’ятої груп цифр від­окремлені правобічною похилою рискою, а друга, третя і четверта групи цифр розділені між собою дефісом. Перша, третя, четверта групи цифр в індексі вхідних документів та перша, друга і третя групи цифр в індексі вихідних документів завжди двозначні.

Якщо документ складено на бланку, то його реєстраційний індекс про­ставляється в горішній частині документа на спеціально відведеному для цього місці: у службових листах та інших інформаційних документах – ліворуч поряд з датою; у розпорядчих документах – праворуч.

Реєстраційний індекс вхідного документа проставляється на відбит­ку штампа для реєстрації вхідних документів, зробленому у правому ниж­ньому кутку першого аркуша документа на вільному від тексту місці.

Якщо документ складено не на бланку, його індекс проставляється нижче реквізиту “Підпис” ліворуч під датою і відокремлюється від дати горизонтальною рискою. Наприклад:

20.01.2017

 

 

№ 08/29-06-35/2017

 

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстра­ційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 – для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 – для спільних листів.

38. Розпорядчі документи районної державної адміністрації індексу­ються у порядку їх видання у межах календарного року. Індекси розпоряд­чих документів мають цифрово-літерну індексацію.

Реєстраційний індекс розпорядчого документа районної держав­ної адміністрації складається з розташованих в установленій послідовності двох груп цифр та однієї групи літер за формулою 0000/0000-оо, в якій групи цифр означають: перша – індивідуальний порядковий реєстраційний номер в ме­жах календарного року і певного виду розпорядчого документа, друга – дві останні або чотири цифри року видання чи прийняття документа, третя – літерний індекс виду розпорядчого документа.

Групи цифр розділені між собою правобічною похилою рискою, друга група цифр відділяється від літерного індексу дефісом. Кількість цифр у пер­шій групі залежить від величини порядкового номера, друга група цифр дво- або чотиризначна, літерний індекс одно-, дво-, або тризначний.

Розпорядження голови районної державної адміністрації індексу­ються літерним індексом за змістом управлінської дії:

з основних питань діяльності                            –       № 321/2012-р;

з кадрових питань                                    –       № 145/2012-р/к;

з адміністративно-господарських питань         –       № 245/2012-р/ад;

спільні розпорядження                                      –       № 36/4-о/2016-рс.

Накази керівника апарату адміністрації індек­су­ються літерними індексами: з основних питань діяльності – “н”, з адміні­стра­тивно-господарських питань – “н/ад”,з кадро­вих питань – “нк”, про відпустки – “нв” та “нвтз” (накази про відпустки тривалого зберігання), про відрядження – “н/від”.

Реєстраційний індекс доручень, протокольних доручень, протокольних рішень складається з розташованих у такій послідовності трьох груп цифр та літерного індексу: 32-15/2017-д, 32-15/2017-пд та 32-15/2017-пр, де групи цифр означають: перша – індекс розробника документа; друга – індивідуаль­ний порядковий реєстраційний номер у межах календарного року і цієї групи документів; третя – чотири цифри року, у межах якого видано документ. Лі­терні індекси “д” присвоюється дорученням голови райдержадміністрації, “пд” – протокольним дорученням, “пр” – протокольним рішенням.

Посилання на реєстраційний індекс і дату

39. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

 

 

Місце складення або видання

40. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про геогра­фічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

 

Гриф обмеження доступу

41. Гриф обмеження доступу до документа (“Для службового кори­сту­вання”, “Таємно”, “Цілком таємно”, “Особливої важливості”) офор­мляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту “Адресат” або “Гриф затверд­ження”.

Адресат

42. Документи адресуються установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі.

У разі адресування документа установі або її структурному підроз­ділу (без зазначення посадової особи) її найменування наводиться у назив­ному відмінку, наприклад:

 

Адміністрація Президента України

 

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування уста­нови та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

 

Обласна державна адміністрація

Управління документаційного забезпечення

Начальнику управління

прізвище, ініціали (ініціал імені)

 

У разі коли документ адресується керівникові установи або його за­ступ­никові, найменування установи входить до складу найменування по­сади адре­сата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

 

Голові районної державної адміністрації

прізвище, ініціали (ініціал імені)

 

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяль­ності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, на­приклад:

 

Сільським, селищним радам

 

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ста­виться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам скла­дається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит “Адресат” може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання по­слуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 р. № 270. Повна адреса зазначається у разі надсилання до­кумента разовим кореспондентам, наприклад:

 

Міністерство внутрішніх справ України

вул. Богомольця, 10, м. Київ, 01024

 

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

Кучманюк Олександр Васильович

вул. Берегова, 40,

м. Хмельницький, 29005

 

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазна­чається.

 

Гриф затвердження документа

 

43. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом. Нормативно-правові акти (положен­ня, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпоряд­чим документом районної державної адміністрації (її структурного підрозділу), що видала відповідний акт.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставлянням грифа затвердження (додаток 12).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування по­сади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила до­кумент, дати затвердження. Наприклад:

 

 

 

 

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова районної державної адміністрації

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

 

 

У разі коли документ затверджується розпоряджен­ням, рішенням, наказом, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду до­кумента, яким затверджується створений документ, у назив­ному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови районної державної адміністрації

05.01.2017 № 10/2017-р

 

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

44. Резолюція – це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання до­кумента.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, осо­бистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним вико­навцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазна­чається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція, як правило, проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту “Адресат” паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках (відповідно до додатку 8) із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.

 

Заголовок до тексту документа

45. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється пра­цівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 зна­ків (5 ряд­ків), дозволя­ється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заго­ловка не ста­виться.

Заголовок відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”. Наприк­лад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання колегії; посадова інструкція (кого?) голов­ного спеціаліста.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути уза­гальненим.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210´148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, теле­фонограми.

46. Заголовок до тексту документа, як правило, розміщується прапо­ровим (кожний рядок цього реквізиту починається від лівої межі площі розташування реквізитів) способом. Наприклад:

 

Про затвердження регламенту Теофіпольської районної  державної адміністрації

 

При складанні більшості службових документів (за винятком розпо­рядчих та деяких інших) використовують поєднання назви виду документа із заголовком до тексту документа, наприклад:

 

 

ІНФОРМАЦІЯ

про виконання розпорядження голови районної державної адміністрації від 10.12.2016 № 412/2016-р з питання погашення заборгованості із заробітної плати

 

У такому разі, як правило, використовують центрований (поча­ток і кі­нець кожного рядка цього реквізиту однаково віддалено від меж площі розта­шування реквізитів) спосіб розта­шування цих реквізитів, назву виду документа подають великими літерами, заголовок починають з малої літери.

 

 

 

 

 

Відмітка про контроль

47. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Під час взяття на контроль на лівому полі першого аркуша вхід­ного документа на рівні заголовка до тексту ставиться штамп “Контроль”, під відбитком якого зазначається строк виконання документа.

На документах, що передбачають надсилання райдержадміністрацією звітів, інформацій чи відповідей, ставиться штамп

 

Контроль

РДА інформувати  __________________ до _______________ ,

 

на відбитку якого зазначаються назва установи, яку необхідно інформувати, та строк інформування. Такі ж контрольні позначки заносяться до відповідної графи реєстраційно-контрольної картки. Якщо документ має кілька строків контролю, які неможливо зазначити у відведеному для відміток про контроль місці, то до відбитка штампа “Контроль” на документі дописуються слова “згідно з доданим гра­фіком”. Графік контролю складається за встановленою згідно з додатком 13 формою і додається до оригінала документа. До реєстра­ційно-контрольної картки і копій документа, що розсилаються згідно з резолю­цією, додаються копії графіка контролю. До оригінала документа додається аркуш контролю встановленої згідно із додатком 14 форми, на якому методом оперативної поліграфії скопійовано лицьовий бік реєстра­ційно-контрольної картки документа з усіма його реєстраційно-контроль­ними рекві­зитами.

У разі необхідності повернення документа установі – авторові або фі­зичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окре­мому аркуші для резолюції.

Текст документа

48. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозу­міло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зво­ротів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання до­кументів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладен­ня, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних автор­ських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до нього.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно уз­годжену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту до­кумента використовується під час складання положень, порядків, правил, роз­порядчих документів і листів.

Суцільний зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У пер­шій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета скла­дення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішен­ня, про­хання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора до­кумента, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти – арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нуме­руватися римськими цифрами.

49. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною – конкретні характеристики.

50. Таблична форма документа використовується у разі викладення у ци­фровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за низкою оз­нак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщо підза­головок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і під­заголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таб­лиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підза­головках рядків і граф таблиці вживаються лише загаль­ноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщу­ються на кількох сто­рінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова “Продовження до­датка”.

Відмітка про наявність додатків

51. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими доку­ментами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровід­ним листом.

52. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 43 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпо­рядчої частини документа робиться посилання: “що додається” або “(додається)”.

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими докумен­тами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

 

Додаток 5

до Інструкції

(пункт 8)

 

53. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, таблиці, інформації, списки тощо) повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

 

Додаток 2

до розпорядження голови районної державної адміністрації

10.01.2017 № 5/2017-р

 

Додаток

до наказу керівника апарату районної державної адміністрації

20.01.2017 № 15-нк

 

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність до­датків: “що додається”, “згідно з додатком”, “(додаток 1)”; “відповідно до додатка 2” або “(див. додаток 3)”.

54. Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необ­хідні для конкретного виду документа реквізити.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові но­мери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак “№” перед цифровим по­значен­ням не ставиться.

Додатки повинні мати назву, що відповідає зазначеній у тексті роз­по­рядчого документа.

Якщо текст додатка має складну структуру, то він поділяється на роз­діли, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами, можуть мати нумерацію кількох порядків.

Оформлені у вигляді додатків списки комісій, штабів, оргкомі­те­тів, ро­бочих груп тощо формуються за алфавітним порядком прізвищ запро­поно­ваних до їх складу осіб із зазначенням імен, по батькові, посад за основ­ним місцем роботи. Керівництво таких органів перераховується на початку списку із зазначенням та в порядку важливості відведених їм функцій.

Якщо до складу цих органів запропоновані особи, що є працівни­ками установ, організацій, що не належать до сфери управління райдержадміні­страції, то обов’язкове зазначення їх згоди брати участь у роботі цих органів.

Списки представлених до нагородження осіб формуються за алфавітом їх прізвищ у межах усього списку або в межах районів і міст, розташованих в алфавітному порядку.

Прізвища у списках не нумеруються.

55. Додатки підписуються на лицьовому боці останнього аркуша:

до розпоряджень голови районної державної адміністрації, у тому числі нормативно-правового характеру, керівником апарату адміністрації за зразком:

 

Керівник апарату

 адміністрації                         підпис                          ініціал імені, прізвище

 

до наказів керівника апарату районної державної адміністрації та інших документів – керівниками структурних підрозділів, з ініціативи яких внесені ці документи, за зразком:

 

 

начальник відділу організаційної

роботи  та з  питань персоналу

апарату адміністрації                      підпис                       ініціал імені, прізвище

 

56. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не на­водиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:     1. Довідка про виконання плану роботи районної державної адміністрації за 2016 рік на 5 арк. в 1 прим.

2. Пропозиції до плану роботи районної державної адміністрації на І квартал 2017 року на 2 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток:    лист відділу освіти районної державної адміністрації від 15.01.2017 № 15/04-12 і додаток до нього, усього на 6 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність додатка оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

57. Документи районної державної адміністрації підписуються голо­вою, першим заступником, заступниками голови та керівни­ком апарату районної державної адміністрації відповідно до їх компе­тенції, визначеної Регламентом райдержадміністрації, розподілом обов’язків між го­ловою, першим заступником, заступниками та керівни­ком апарату адміністрації.

Службові листи-звернення райдержадміні­страції до Президента Украї­ни, Прем’єр-міністра України, Верховної Ради України, посольств, консульств, представництв за­рубіжних країн в Україні і України в зарубіжних країнах та до керівників цих органів, голів обласних і районних державних адміністрацій, обласних, міських і районних рад, а також до­кументи, що надсилаються народ­ним депутатам України та депутатам місцевих рад підписуються, як правило, головою райдержадміністрації, у разі його тривалої відсутності – першим заступ­ником, а у разі відсутності останнього – одним із заступників, який виконує обов’язки голови районноїдержавної адміні­страції.

При цьому до супровідного листа додається письмове повідомлення за підписом начальника загального відділу апарату райдержадміністрації  про причину його підписання не го­ловою районної  державної адміністрації (додаток 15).

Звернення та документи інформаційного характеру, адресовані іншим центральним органам влади та їх керівництву, заступни­кам керівників органів виконавчої влади і органів місцевого само­врядування, підприємст­вам, установам, організаціям та їх керівникам, окремим грома­дянам, підпи­суються головою райдержадміністрації, заступниками голови, керівником апарату адміністрації згідно з їх компе­тенцією.

58. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного, якщо документ оформлений не на бланку, скороченого – на документі, оформленому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і пріз­вища, наприклад:

 

Перший заступник голови Теофіпольської районної державної адміністрації

підпис

ініціал імені, прізвище

 

або

 

Голова адміністрації                    підпис                 ініціал імені, прізвище

59. Документи, призначені для надсилання одному адресату, підпи­су­ються керівниками адміністрації не менше ніж у двох примірниках, після чого складений на бланку перший примірник документа надсилається за призна­ченням, а завізований в установленому порядку другий примірник документа надсилається до відповідної справи номенклатури.

У разі надсилання документа одночасно кільком установам чи посадо­вим особам одного чи вищого рівня документ складається і підписується керівником районної державної адміністрації у кількості примірників, що на один перевищує кількість адресатів. Примірники документа, призначені для надсилання за призначенням, виготовляються на бланках, а примірник документа, призначений для надсилання до справи, виготовляється без відтворення блан­ка і повинен бути завізованим в установленому порядку. На кож­ному при­мірнику документа, що має надсилатися за призначенням, зазначається лише один адресат, а до примірника документа, надісланого до справи, додається список адресатів, яким надіслано документ.

У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління райдержадміністрації, підписується тільки складений на бланку і завізований в установленому порядку оригінал, який разом із списком розсилки надсилається до відповідної справи номенклатури, а адресатам розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

60. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а в разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше посадовими особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим відповідно до підпорядко­ваності осіб. Наприклад:

 

Керівник апарату адміністрації

підпис

ініціал імені, прізвище

 

 

 

Начальник відділу фінансово-господарського забезпечення апарату адміністрації

підпис

ініціал імені, прізвище

 

У разі підписання спільного документа кількома особами, які зай­мають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплю­ються печатками установ, наприклад:

 

Начальник відділу освіти  районної державної адміні­страції

 

Начальник управління  соціаль­ного захисту населення районної державної адміністрації

 

 

 

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

 

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

 

 

 

відбиток гербової печатки

 

відбиток гербової печатки

 

61. Документи колегіальних органів підписуються керівником чи головуючим на засіданні і секретарем (якщо таку посаду передбачено положенням про колегіальний орган), наприклад:

 

Голова комісії

підпис

ініціали (ініціал імені), прізвище

 

 

 

 

Секретар комісії

підпис

ініціали (ініціал імені), прізвище

 

62. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник “За” чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів “Виконуючий обов’язки” або “В. о.” здійснюється у разі замі­щення керівника за розпорядженням (наказом).

63. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організа­ційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механіч-ного або іншого копіювання не допускається.

Візи та гриф погодження

64. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтова­ності, встановлення відповідності законодавству, підтвердження достовір­ності та з метою забезпечення правильності складання і оформлення здій­снюється погодження проекту документа.

У часі погодження документа передує його засвідченню (підписанню). Не погоджені в установленому порядку проекти документів на розгляд керівництву адміністрації не передаються.

65. Погодження може здійснюватись як в апараті районної державної адміністрації посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирі­шують питання, порушені у проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

66. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

67. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці ос­таннього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в апараті райдержадміністрації за місцем їх реєстрації (службі діловодства).

68. Зауваження, висновки і пропозиції до проекту документа викла­даються на окремому аркуші, про що в паспорті, аркуші погодження або на проекті ро­биться відповідна відмітка:

 

Начальник юридичного відділу

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

 

Зауваження і пропозиції обов’язково доповідаються особі, яка під­писує документ.

69. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

70. Документи, що передбачають їх засвідчення підписом голови районної державної адміністрації, візуються їх виконавцями (укладачами), керівниками структурних підрозділів, заступниками голови, до компетенції яких належать пи­тання, пору­шені в документах.

Документи, що передбачають їх засвідчення підписами заступників голови, візуються вико­навцями докумен­тів, керівниками структурних підрозділів адміністрації, компетенції яких вони стосуються.

71. Проекти розпоряджень голови районної дер­жавної адміністрації погоджуються шляхом візування у відповідному розділі їх паспортів, встановлю­ного згідно з додатком 16 зразка, які оформляються і підписуються вико­навцем.

Візування проектів доручень голови, протокольних рішень здійснюється виконавцем у відповідному розділі паспортів до цих документів.

Візування проектів наказів керівника апарату районної державної адміністрації здійснюється відповідно до пункту 67 Інструкції.

72. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформ­лення документа, що візується кількома особами, ці особи несуть згідно з компе­тенцією.

Якщо під час візування з’ясовується, що у підготовлений до підпи­сання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візу­вання.

73. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповід­ним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на ли­цьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово “ПОГОД­ЖЕНО”, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

 

 

ПОГОДЖЕНО

Начальник фінансового управління районної державної адміністрації

підпис      ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

 

Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється коле­гіальним органом, то гриф погодження оформляється так:

 

 

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Експертної комісії апарату районної державної адміністрації

Дата, №

 

74. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох уста­нов, складається “Аркуш погодження”, про що робиться відмітка в самому до­кументі на місці погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

аркуш погодження

назва проекту документа

Найменування посади                           підпис             ініціали (ініціал імені) прізвище

Дата

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

75. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

з установами вищого рівня.

Відбиток печатки

76. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріаль­ними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гер­бовою печаткою, визначається на підставі нормативно-правових актів та при­мірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печат­кою (додаток 17).

77. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примір­никах розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не під­пис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”.

78. Порядок використання, місце зберігання гербової печатки і поса­дові особи, відповідальні за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою, визначено у розділі VІІ цієї Інструкції.

Відмітка про засвідчення копій документів

79. В районній державній адміністрації засвідчуються копії лише тих документів, які створені в ній, а також у випадках, передбачених у третьому абзаці цього пункту.

Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи, його заступників відповідно до розподілу обов’язків або керівника структурного підрозділу.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвід­чення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників в райдержадміні­страції можуть виготовлятися копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка “Копія” проставляється на лицьовому боці у верхньому пра­вому кутку першого аркуша документа.

80. Напис про засвідчення документа складається із слів “Згідно з ори­гіналом”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує ко­пію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і про­ставляється нижче реквізиту “Підпис”, наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник загального відділу

апарату районної  державної

адміністрації                                підпис       ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

Засвідчення копій документів, створених в апараті райдержадміні­стра­ції, здійснюється загальним відділом, окремих документів – відділом  організаційної роботи та з питань  персоналу.

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою (без зображення герба) служби діловодства, служби персоналу та нагород.

 

Відмітка про створення, виконання документа, наявність його в електронній формі та надходження до установи

81. Прізвище та ініціали працівника, який створив документ і номер служ­бового телефону зазначаються на лицьовому або зворотному боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко І.С.

76-10-24

82. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Від­мітка може містити слова “До справи”, номер справи, посилання на дату і ре­єстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазна­чаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

До справи № 06-10

До справи № 05–10

Лист-відповідь від 20.01.2017
№ 41/66-10-164/2017

Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 16.01.2017

посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 21.01.2017

посада, підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище 17.01.2017

 

 

83. Відмітка про надходження (реєстрацію) вхідного документа проставляється у правому кутку нижнього поля першого аркуша документа з ви­користанням штампа райдержадміністрації для реєстрації вхідних документів, встановленого згідно з додатком 18 зразка. Елементами цього реквізиту є: скорочене найменування райдержадміністрації, дата надход­ження документа, індекс документа, присвоєний під час реєстрації в райдерж­адмі­ністрації.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 156 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа – автор документа подає службі діловодства документ разом з його копією, на копії документа, що повертається уста­нові – авторові, реєстраційний штамп не проставляється.


 Запис про державну реєстрацію

84. Запис про державну реєстрацію робиться на розпорядженнях го­лови районної державної адміністрації нормативно-правового характеру у Голов­ному тери­торіальному управлінні юстиції в області в установленому законо­давством порядку.

На першій сторінці нормативно-правового акта для проставляння відмітки про державну реєстрацію залишається вільне місце (60´100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження (якщо це стосується додатка до нього).

 

Складання окремих видів документів

Розпорядження (накази), доручення

85. До розпорядчих документів районної державної адміністрації належать розпорядження та доручення голови, накази керів­ника апарату районної державної адміністрації.

Керівники структурних підрозділів райдержадміністрації у межах своїх повноважень видають накази.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних структурних підрозділів райдержадміністрації, районних установ та відомств, можуть прийматися спільні розпорядження (накази).

86. Підготовка, розгляд і видання розпоряджень голови районної державної адміністрації здійснюється відповідно до Регламенту районної державної адміністрації.

Правила оформлення, обліку, проходження і контролю за виконанням розпоряджень і доручень голови, наказів керівника апа­рату районної державної адміністрації визначаються цією Інструкцією.

87. Розпорядження (накази) видаються як рішення організаційно-розпо­рядчого чи нормативно-правового характеру.

За змістом управлінської дії в районній державній адміністрації видаються:

розпорядження з основних питань діяльності, адміністративно-госпо­дарських питань, кадро­вих питань;

накази з основних питань діяльності, адміністративно-господарських питань, кадрових питань, про відряд­ження, про відпустки.

88. Проекти розпоряджень голови районної державної адміністрації з основної діяльності, адміністративно-госпо­дарських питань готуються і подаються структурними підрозділами районної державної адміністрації, її апарату, районними організаціями, установами за доручен­ням голови, заступників голови районної державної адміністрації відпо­відно до розподілу обов’язків чи за власною ініціативою.

Проекти наказів керівника апарату районної дер­жавної адміністрації з основної діяльності, адміністративно-господарських пи­тань готуються структурними підрозділами апарату районної державної адмі­ністрації за дорученням голови, заступників голови районної державної адмі­ністрації відповідно до розподілу обов’язків чи за власною ініціативою.

89. Проекти розпоряджень (наказів) з кадрових питань (про прий­няття на роботу, звіль­нення, надання відпустки тощо) готує відділ  організаційної роботи та з питань  персоналу на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів апарату, заяв праців­ників, трудових дого­ворів та інших документів.

90. Проекти наказів про відрядження, з ос­новних питань діяльності та адміністративно-господарських питань готують струк­турні підрозділи аппарату райдержадміні­страції.

91. Проекти доручень голови районної державної адміністрації готу­ють­ся і подаються у порядку, визначеному пунктом 89 цієї Інструкції.

92. Проекти розпоряджень голови районної державної адміністрації та додатки до них візуються заступниками голови районної державної адміністрації відповідно до розподілу обов’язків, працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу апарату, адміністрації, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, керівником загального відділу апарату районної державної адміністрації, іншими посадовими особами, яких стосується документ, у порядку, визначеному Регламентом районної державної адміністрації.

Окремі проекти розпоряджень з кадрових питань візуються також по­садо­вими особами з питань запобігання та протидії корупції, бухгалтер­ської служби, іншими посадовими особами, яких стосу­ється документ.

93. Проекти наказів  керівника апарату районної державної адміністрації візуються керівником структурного підрозділу апа­рату районної державної адміністрації, в якому його створено, керівником юридичної служби районої державної адміністрації, посадовими особами, яких визначено у проекті наказу як виконавців завдань, що містяться в ньому, іншими посадовими особами, яких стосується документ. Додатки до наказів підписуються керівником структурного підрозділу, в якому вони створені.

94. Юридичним відділом апарату районної державної адміністрації обов’язково візуються за наявністю усіх необхідних віз усі проекти розпоряджень, доручень голови районної державної адміністрації, накази керівника апарату районної державної адміністрації (крім наказів про відрядження).

95. Проекти наказів керівників структурних підрозділів районної державної адміністрації готуються за дорученням їх керівників. Порядок візування визначається керівником відповідного структурного підрозділу з урахуванням вимог, передбачених цією Інструкцією.

96. Розпорядження (доручення) підписуються головою районної державної адмі­ністрації, у разі його відсутності – першим заступником, а у разі відсутності останнього – одним із заступників, який виконує обов’язки голови районної державної адміністрації.

Накази підписує керівник апарату районної дер­жавної адміністрації, а у разі його відсутності – інший заступник голови райдержадміністрації відповідно до розподілу обов’язків.

Накази керівників структурних підрозділів районної державної адміні­страції підписуються керівником структурного підрозділу районної державної адміністрації, а у разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його обов’язки відповідно до розподілу обов’язків.

Після підписання розпорядження (наказу) зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового розпорядження (наказу) про внесення змін.

97. Розпорядження (накази) мають заголовок, що коротко і точно відображає їх зміст, який починається з прийменника “Про” і складається за допо­могою віддієслівного іменника (“Про затвердження...”, “Про введен­ня...”, “Про створення...”) або іменника (“Про підсумки...”, “Про заходи...”).

98. Текст розпорядження (наказу) з питань основної діяльності та адміністративно-господарських питань складається з двох частин – конста­туючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядчого документа. Зазначена частина може починатися із слів “На виконання”, “З метою” тощо. Якщо документ видається на підставі документів органів вищого рівня чи на виконання іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок.

Розпорядча частина наказу починається із слова “Наказую”, яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеру­ються арабськими цифрами. У разі потреби окремі пункти можуть поділятися на підпункти кількох порядків, наприклад 3.1, 3.1.2. У кожному пункті по­винні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: «селищним , сільським головам», «начальникам структурних підрозділів».

99. Якщо розпорядженням (наказом) відміняється попередній розпоряд­чий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен почи­натися зі слів: “Визнати таким, що втратило чинність, …”.

Зміни, що вносяться до розпорядження (наказу) оформляються окре­мим розпорядчим документом, який повинен мати такий заголовок: “Про внесення змін до розпорядження (наказу)…” із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина у такому випадку починається з пункту:

“1. Внести зміни до розпорядження (наказу)…”.

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

“1. Пункт 2 викласти в такій редакції: …”;

“2. Пункт 3 виключити”;

“3. Абзац другий пункту 4 доповнити словами …”.

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому ар­куші (аркушах), у першому пункті розпорядчої частини зазначається:

“1. Внести зміни до ... (додаються)”.

100. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функ­цій з контролю за виконанням розпорядження (наказу).

101. До розпорядження (наказу) не може включатися пункт “Розпо­рядження (наказ) довести до відома…”. Установи, їх структурні підрозділи, посадові особи, до відома яких доводиться розпорядження, зазначаються у відповідному розділі паспорта розпорядження або у списку розсилки, який укладач готує разом із проектом наказу і передає до служби діловодства після підписання такого документа.

102. Розпорядження (накази) з кадрових питань оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних міститься інформація про одного працівника, у зведених – про кількох, незалежно від того, які управ­лінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду, звільнення тощо).

103. Зміст індивідуального розпорядження (наказу) з кадрових питань стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: “Про призна­чення...”, “Про прийняття...”. У зведених розпорядчих документах може засто­совуватися узагальнений заголовок, наприклад: “Про кадрові питання”.

104. У тексті розпорядження (наказу) з кадрових питань, як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться поси­лання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідов­ності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

105. Розпорядча частина починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: “ПРИЙНЯТИ”, “ПРИЗНАЧИТИ”, “ПЕРЕВЕСТИ”, “ЗВІЛЬНИ­ТИ”, “ВІДРЯДИТИ”, “НАДАТИ”, “ОГОЛОСИТИ” тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими – ім’я, по батькові працівника та текст. У зве­дених розпо­рядчих документах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

106. У розпорядженні (наказі) про призначення або звільнення пра­ців­ника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу праців­ника на роботу (припинення трудових відносин) тощо.

107. У зведених розпорядженнях (наказах) з кадрових питань до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення. При цьому до одного такого зведеного документа не може включатися інформація, яка згідно із законодав­ством має різні строки зберігання.

108. У кожному пункті розпорядження (наказу) з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, доповідна за­писка тощо).

109. Під час ознайомлення з наказом керівника апарату з кадрових питань згаданими у ньому особами на першому примір­нику проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайом­лення.

110. В районній державній адміністрації може створюватися спільний розпорядчий документ.

Оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210´297 мілі­метрів). Державний Герб України під час оформлення такого документу не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа – посередині. Дата спільного розпорядження повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс доку­мента – складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через право­бічну похилу риску в послідовності підписання документа керівниками уста­нов. Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільного розпорядчого документа повинна відповідати кількості установ, що його видають.

111. Порядок підготовки розпорядчих документів нормативно-право­вого характеру, які підлягають державній реєстрації у Головному територіальному управлінні юстиції у Хмельницькій області, визначається законодавством.

112. Підписані в установленому порядку розпорядчі документи реєструються в межах календарного року, окремо за видом, змістом управлінської діяльності працівниками загального відділу ( відділу організаційної роботи  та з  питань персоналу ) апарату райдержадміністрації у журналах відповідного зразка (до­даток 19).

Під час реєстрації розпорядчим документам присвоюються дати їх видання та реєстраційні індекси відповідно до пункту 37 цієї Інструкції. Датою видання розпорядження (наказу) є дата їх підписання відповідними керівни­ками обласної державної адміністра­ції. Дата та індекс зазначаються у визна­чених бланком місцях.

Після реєстрації розпоряджень голови райдержадміністрації на них оформля­ються реєстраційно-контрольні картки встановленої згідно з додат­ком 20 форми.

113. Накази керівників структурних підрозділів районної державної адміністрації реєструються службою діловодства структурного підрозділу у поряд­ку їх видання у межах календарного року. Додаткові буквені індекси для реє­страції наказів визначаються керівником відповідного структурного підрозділу.

114. Оригінали розпоряджень (наказів) засвідчуються гербовою печат­кою районної державної адміністрації. Копії розпоряджень (наказів) засвід­чуються печаткою загального відділу апарату адміністрації і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам.

115. Оригінали розпоряджень (наказів) підшиваються у справи у хроно­логічному порядку за змістом управ­лін­ської діяльності і зберігаються за міс­цем їх реєстрації, а через рік після за­кінчення року їх видання передаються на зберігання до архіву апарату. Відповідальність за зберігання оригіналів роз­поряджень (наказів) районної державної адміні­страції покладається на від­повідних пра­цівни­ків за­гального відділу, відділу організаційної роботи та   з питань персоналу за місцем зберігання цих документів.

Протоколи

116. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в апараті та структурних підрозділах рішень комісіями, консультативно-дорадчими органами при райжадміністрації тощо. Протокол склада­ється на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

117. Протоколи засідань колегії райдержадміністрації складаються шляхом стенографування. Протоколи інших консультативно-дорадчих органів можуть оформлятися у повній або стислій формі.

118. Протокол засідання колегії районної державної адміністрації оформляється на бланку протоколу, інших консультативно-дорадчих органів на бланку протоколу (за наявності такого бланку), а у разі, коли бланки не передбачено – на чистому аркуші паперу фор­мату А4 (210´297 міліметрів) як з кутовим (переважно), так і з поздовжнім розташуванням реквізитів.

119. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

120. Номер протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, комісії, ради тощо. У реквізиті “місце засідання” зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

121. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

122. Текст протоколу складається із вступної та основної частин.

123. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також при­сутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку пріз­вище, ім’я, по батькові присутніх постійних членів колегіального органу, потім – запрошених осіб із зазначенням посад. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на спи­сок, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний – перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням допо­відача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова “Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника “Про”.

124. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНО­ВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

125. Після слова “СЛУХАЛИ” зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали кожного доповідача друку­ються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та інформації, оформлені як окремі докумен­ти, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ста­виться тире і зазначається: “Текст доповіді (інформації) додається до про­токолу”.

126. Після слова “ВИСТУПИЛИ” фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

127. Після слова “ВИРІШИЛИ” (“УХВАЛИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”) фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти можуть нумеруватися цифрами з дужкою.

128. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наяв­ності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться поси­лання на ці додатки.

Реквізит “Відмітка про наявність додатків” наприкінці тексту протоколу не зазначається.

129. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального ор­гану та секретарем.

130. Протокол колегії районної державної адміністрації підписується голо­вою колегії.

131. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам.

Службові листи

132. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах центральних ор­ганів державної влади, голови та заступників голови районної державної адміністрації;

відповіді на запити, звернення;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

133. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210´297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи ряд­ків, використовують бланк формату А5 (210´148 міліметрів).

134. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися з датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210´297 міліметрів), пови­нен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання “про що?”.

135. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводиться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

136. Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: “просимо повідомити…” “роз’яснюємо, що…” або від третьої особи однини – “районна державна адміністрація інформує…”, “управління вважає за доцільне”.

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини – “прошу…”, “пропоную…”.

Службові листи підписуються відповідно до пункту 57 цієї ін­струкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

137. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) – керівники заінтересованих структурних підрозділів, а також заступник голови відповідно до розподілу обов’язків (якщо лист підписує голова районної державної адміні­страції).

 

Документи до засідань колегіальних органів

138. Основні засади діяльності та порядок підготовки і проведення за­сідань колегії райцонної державної адміністрації визначено Регламентом адмі­ністрації та відповідним розпорядженням голови районної державної адміні­страції.

Ця Інструкція встановлює порядок підготовки документів до засідань інших консультативних, дорадчих та допоміжних органів рпайонної державної адміністрації – рад, комісій, робочих груп, штабів тощо (далі – колегіальні органи), з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.

139. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверд­жених планів їх роботи та у разі потреби.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні.

У плані роботи колегіального органу зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегіальним органом, термін подання до­кументів.

140. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального орга­ну, повинні подаватися, як правило, не пізніше ніж за 5 днів до засідання, а у разі поза­чергового проведення засідання – не пізніше ніж за один день. Ці документи включають:

доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями; погоджені із заінтересова­ними структурними підрозділами та іншими установами про­ект рішення колегіального органу, а у разі потреби і проект розпорядження голови адміні­страції; список осіб, які запрошуються на засідання колегіаль­ного органу.

141. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладається на керівників відповідних струк­турних підрозділів адміністрації.

142. Секретар колегіального органу або інша особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.

143. Протокол кожного засідання колегіаль­ного органу складається з урахуванням вимог, визначених у пунктах 117-132 цієї Інструкції.

144. Рішення колегіальних органів реалізуються шляхом видання нака­зів, протокольних рішень, протокольних доручень і доводяться до виконавців і органі­зацій, що належать до сфери управління райдержадміністрації, у наді­сланих їм копіях.

Рішення колегіальних органів з найважливіших питань можуть прово­дитися в життя розпорядженнями або дорученнями голови адміністрації.

Документи про службові відрядження

145. Службові відрядження працівників передбачаються у планах ро­боти районної державної адміністрації, структурних підрозділів її апарату, розпорядженнях, дорученнях голови районної державної адміністрації.

У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене вказаними документами, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім’я керівника апарату, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження переда­ється  керівнику апарату, як правило, не пізніше ніж за три доби до по­чатку відрядження.

Відрядження керівництва районної державної адміністрації здійсню­ється за розпорядженням голови районної державної адміністрації.

Реєстрацію відряджень у жур­налі встановленого зразка (додаток 21) ведеться працівником відділу організаційної роботи та з питань персоналу  відповідно до посадової інструкції.

146. Після повернення з відрядження працівник готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівнику структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів.

Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відряд­ження, візується зазначеним керівником, після чого передається до відділу фінансово-господарського забезпечення апарату райдержадміністрації.

 

IІІ. Організація документообігу та виконання документів

 

 

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

147. Документообіг апарату районної державної адміністрації – це про­ходження документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в апараті районної державної адміністрації на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

148. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів в апараті районної державної адміністрації найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублю­вання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з докумен­тами в одному місці;

раціональне розташування підрозділів і робочих місць пра­цівників апа­рату райдержадміністрації.

149. Порядок документообігу в апараті районної державної адміністра­ції ре­гламентується цією Інструкцією, Регламентом, положеннями про структурні підрозділи апарату райдержадміністрації та посадо­вими інструк­ціями його працівників.

150. Обов’язковою умовою раціональної організації діловодства в районній державній адміністрації, засобом підвищення продуктивності і здешев­лення управлінської праці є механізація і автоматизація діловодних процесів.

 

 


 

Облік обсягу документообігу

151. Обсяг документообігу апарату районної державної адміністрації – це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційно-контрольними картками, журналами і за допомогою електронної системи реєстрації вхідних документів та контролю, програм обліку карток вихідних документів та розпорядчих документів голови райдержадміні­страції.

Облік документів може здійснюватися як за райдержадміністрацією в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються керівництву установи для вжиття заходів для удосконалення ро­боти з документами.

152. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 22).

Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до райдержадміністрації

153. Доставка документів до районної державної адміністрації здійсню­ється з використанням засобів поштового зв’язку і електрозв’язку.

Каналами електрозв’язку доставляються: факсограми, електронні пові­домлення, теле­фонограми та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

154. Приймання і первинна обробка всієї кореспонденції, що надходить до районної державної адміністрації, у тому числі створеної за допомогою ПК, здійснюється централізовано у загальному відділі апарату.

Рекомендована, спеціальна кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою “Терміново” фіксу­ється не лише дата, а й години та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у пошто­вому реєстрі.

Документи, що надійшли у неробочий час, вихідні та святкові дні, прий­маються черговими у приймальні голови районної державної адміністрації.

155. У загальному відділі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.

156. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одер­жання документа або коли в конверті відсутні окремі документи чи встанов­лено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окре­мих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий за­пит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі ро­биться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

157. У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається від­правникові, інший – зберігається у загальному відділі.

158. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

159. Електронні носії інформації обов’язково передаються до установи із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

160. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, переві­ряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазна­чена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов’язково інформу­ють відправника.

 

Попередній розгляд документів

161. Усі документи, що надійшли до райдержадміністрації, підлягають обов’язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів в електронній формі через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі – СЕВ ОВВ), яка передається на розгляд голови районної державної адміністрації, здійснюється начальником загального відділу апарату райдержадміністрації.

162. Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом райдержадміністрації, та тих, які передаються безпосередньо виконавцям або структурним підроз­ділам.

Обов’язковому розгляду головою райдержадміністрації підлягають ак­ти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звер­нення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Мі­ністрів України, облдержадміністрації крім того, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня; рішення органів місцевого самовря­дування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основ­них питань діяльності райдержадміністрації і потребують вирішення безпо­середньо керівником.

Інші документи передаються заступникам голови, керівнику апарату або структурним підрозділам (виконавцям) райдерж­адмі­ністрації відповідно до їх повноважень.

163. Попередній розгляд документів здійснюється у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закін­чення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Термінові доручення установ вищого рівня, електронні повідомлення розглядаються негайно.

164. Під час попереднього розгляду документів враховуються акти зако­нодавства, підзаконні нормативно-правові акти, що визначають повноваження, обов’язки і права райдержадміністрації та її структурних підрозділів, розпо­рядчі документи про розподіл обов’язків між головою та його заступниками, посадо­ві інструкції працівників, номенклатура справ, порядок проходження документів.

165. Під час попереднього розгляду документів здійснюються відмітки частин їх тексту, що стосуються району, місцевих органів влади і самовря­дування або в яких дається оцінка роботи, містяться критичні зауваження, пропозиції, завдання, доручення чи прохання, вимагається надсилання звітів, інформацій, відповідей тощо.

Якщо в отриманих документах є посилання на інші документи, то такі документи розшукуються в діловодстві чи в наявних автоматизованих інформа­ційних базах даних і у разі потреби додаються до отриманих документів у порядку поси­лання на них. У разі коли такі документи розшукати не вдалося, до отри­маних документів додаються записки відповідного змісту.

166. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства (додаток 23), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

 

Реєстрація документів

167. Реєстрація документа – це фіксування факту створення, відправ­лення або надходження документа шляхом проставляння на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу і дати з подальшим записом у реєстра­ційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за проходженням та виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструють документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засо­бів факсимільного зв’язку), документи, що приймаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються у встановленому цією Інструкцією порядку з подальшою заміною на оригінал із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.).

Оригінал документа, який надійшов після факсограми або електрон­ного документа у сканованій формі, реєструється за аналогічним індексом відпо­відно до встановленого цією Інструкцією порядку, про що робиться відмітка в РКК (оригінал).

168. Реєстрація актів органів державної влади, доручень вищих посадо­вих осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, інших до­кументів, що надійшли на розгляд голови районної державної адміністрації та його заступників, здійснюється централізовано  загальним відділом апарату районної державної адміністрації.

169. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кож­ний документ реєструється в апараті райдержадміністрації лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структур­ного під­розділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставля­ється, а робляться відмітки у реєстраційних формах (паперових та електронних) про факт та дату передачі документів.

170. В апараті райдержадміністрації застосовується змішана (картко­ва, жур­нальна і автоматизована) си­стема реєстрації і обліку вхідних, вихідних, розпорядчих документів. Вхідні документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту документа.

171. Розпорядження голови районної державної адміністрації з основних пи­тань діяльності, адміністративно-господарських та кадрових питань реєстру­ються працівниками загального відділу, накази  керівника апарату з кадрових питань, про від­пустки, а також про відрядження реєстру­ються працівниками відділу організаційної роботи та з питань персоналу .

Доручення голови районної державної адміністрації, протокольні дору­чення, протокольні рішення реєструються працівниками загального відділу.

Окремо реєструються також:

протоколи засідань колегії райдержадміністрації;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

звернення громадян;

запити на інформацію;

документи, що містять інформацію з обмеженим доступом.

Реєстрації також підлягають документи, створені в районній держав­ній адміністрації (довідки, доповідні записки, заяви тощо).

172.Для реєстрації вхідних документів застосовується реєстраційно-конт­рольна картка (далі – РКК), придатної для оброблення ПК форми (додаток 24).

Вхідні ініціативні документи та документи-відповіді центральних орга­нів влади всіх рівнів на надіслані їм райдержадміністрацією звернення з питань, вирішення яких належить до компетенції цих органів, реєструються за картко­вою системою з наступним внесенням їх реєстраційно-контрольних реквізитів до автоматизованої програми реєстрації вхідних документів та контролю.

Звіти, інформації, відповіді місцевих органів влади і самоврядування, підприємств, установ і організацій на документи райдержадміністрації, інша нестандартна вхідна кореспонденція реєструється за журналами та реєстрами встановлених згідно з додатками 25, 26 форм.

Для реєстрації вихідних документів застосовується РКК, придатної для оброблення ПК форми (додаток 24), дані з яких вводяться до програми обліку карток вихідних документів.

В апараті районної державної адміністрації реєструються також:

документи з грифом “Затверджую”, договори, угоди тощо (крім дого­ворів господарського характеру) – працівником загального відділу у відпо­відному журналі (додаток 31);

договори господарського характеру – працівником відділу фінансово-господарського забезпечення.

173. Під час реєстрації документу надається умовне по­значення – реє­страційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 37 цієї Інструкції.

174. Шляхом прямого введення з документа до автоматизованої про­гра­ми обліку вхідних документів та контролю  вно­ситься обо­в’язковий склад облі­кових реквізитів: автор (кореспондент), назва виду, дата, індекс, заголо­вок або короткий зміст, дата надходження, вхідний реєстра­ційний індекс до­кумента, прізвище керівника райдержадміністрації, якому надсилається до­кумент на розгляд та дата надсилання документа на розгляд.

Зазначені реквізити автоматично вносяться до бланка РКК.

 

Організація передачі документів та їх виконання

175. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва рай­держадміністрації у день їх надходження або наступного робочого дня у разі надход­ження документів у неробочий час. Телефонограми та інші термі­нові документи передаються негайно.

176. Акти та доручення Президента України, доручення Прем’єр-мі­ніст­ра України, запити та звернення народних депутатів України, а також корес­понденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабі­нету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рів­ня, документи місцевих органів виконавчої влади та органів місце­вого само­врядування, а також найважливіші документи, які містять інфор­мацію з прин­ципових питань діяльності районної державної адміністрації і потребують ви­рішення керівництвом, переда­ються для розгляду голові районної державної адміністрації, а в період його відсутності – першому заступникові голови районної державної адміністрації або іншому заступнику, на якого покладено виконання його обов’язків.

Інші документи розглядаються заступниками голови районної держав­ної адміністрації відповідно до розподілу обов’язків.

Запити на інформацію, які надійшли  поштою чи факси­мільним зв’язком, передаються невідкладно у сектор інформаційної діяльності та зв’язків з громадкістю.

177. Документи розподіляються між керівниками райдержадміні­страції згідно з їх компетенцією і у спеціальних папках передаються їм на розгляд щоденно не пізніше 17-ї години (у п’ятницю – 16.00). Термінові документи реєструються і пере­даються на розгляд негайно.

178. Передача документів для розгляду керівникам адміністрації здій­сню­ється під розписку в РКК. Отримувачі документів перевіряють наявність, ком­плектність та відповідність отримуваних докумен­тів зазначеним у реєстра­ційно-контроль­них картках. Після цього РКК помі­щаються в розділ картотеки документів, переданих на розгляд відпо­відним керівникам адмі­ністрації.

179. Як правило, документи розглядаються керівниками адміністрації у день подання їх на розгляд. Термінові документи розглядаються негайно.

180. Розглянуті головою адміністрації вхідні документи передаються начальнику загального відділу, який, виходячи із змісту документів та резолюцій голови адміністрації, робить відмітки про взяття на контроль тих документів, виконання яких підлягає контролю.

181. У день повернення документів з розгляду від голови, заступників голови адміні­стра­ції працівниками загального відділу здійснюється перенесення з документів у реєстра­ційно-кон­трольні картки  та автоматизовану електронну систему резолюцій про їх виконання, взяття документів на контроль і доведення до відома виконавців.

182. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх у резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, ви­значеному в резолюції першим.

183. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом простав­лення відповідної відмітки в РКК із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

184. Передача документів та їх облік з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через канцелярію шляхом проставлення відповідних відміток у РКК.

185. Передача документів у межах структурного підрозділу здійсню­ється через особу, відповідальну за діловодство у структурному підрозділі (секре­таря).

186. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника установи, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема ви­значає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своє­часне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного по­дання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

187. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необ­хідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового до­кумента, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затверд­ження) керівникові установи, а у деяких випадках – керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби – підготовку для пересилання адресату.

188. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керів­никові працівник, який підготував документ, зобов’язаний перевірити пра­вильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

189. Якщо документ надсилається до кількох установ, виконавець, після його реєстра­ції, організовує виготовлення необхідної кількості примір­ників.

190. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпуст­ки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за пого­дженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи.

 

Організація контролю за виконанням документів

191. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забез­печення своєчасного та належного їх виконання і включає такі види робіт: взят­тя документів на контроль, формування картотеки контрольованих доку­ментів; перевірку своєчасного доведення документів до виконавця; попередні перевірки і регулювання ходу виконання; облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів; інформування про хід та підсумки вико­нання документів; повідомлення про хід і підсумки виконання докумен­тів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних  органів; зняття доку­ментів з контролю; формування картотеки виконаних документів.

Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції голови районної державної адміністрації або його заступників відповідно до розподілу обов’язків.

Контроль за проходженням і виконанням документів в апараті райцонної державної адміністрації здійснюєть­ся за допомогою реєстраційно-контрольної картки, автоматизований контроль –  програм обліку карток вихідних документів, розпорядчих документів голови районної державної адміні­страції.

192. Контролю підлягають зареєстровані документи, у яких встанов­лено завдання.

Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, надання від­повідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради Ук­раїни, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, облдержадміністрації, розпо­рядчі документи та доручення голови, рішення колегії райдержадміністрації, запити на інформацію.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених за­ко­нами України, постановами Верховної Ради України, актами та дору­ченнями Прези­дента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України, здійснює керівник апарату районної дер­жавної адміністрації відповідно до розподілу обов’язків.

Безпосередній  та технічний контроль за виконанням документів покладається на загальний відділ апарату районної державної адмі­ністрації.

У структурних підрозділах райдержадміністрації безпосередній кон­троль за виконанням до­кументів здійснює служба діловодства.

193. Строки виконання документів можуть встановлюватися актами за­коно­давства та підзаконними актами, самими документами, резолюціями ке­рів­ників районної державної адміністрації, загальним відділом апарату рай­держадміністрації у визначеному цією Інструкцією по­рядку і є обов’язкови­ми для дотримання всіма виконавцями.

194. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в кален­дарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних – з дати надходження (реєстрації).

195. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 28.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом районної державної адміністрації (структурного підрозділу).

Кінцевий строк виконання зазначається у тексті докумен­та або резо­люції.

196. Документи з позначкою “терміново” виконуються протягом 7 ро­бочих днів від дати підписання документа, а документи, строки виконання яких закінчились до або в день їх надходження до адміністрації, виконуються протягом 2 робочих днів з дня їх надходження, якщо інше не передбачено резолюціями щодо їх виконання. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.

Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути вико­нані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в районній державній адміністрації.

197. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному вико­навцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання дору­чення, завдання.

198. Дати строків виконання документів є кінцевими датами отримання установами, які видали документи, або керівниками адміністрації, які дали доручення по їх виконанню, підсумкових звітів, інформацій про їх вико­нання.

Строки виконання документів, що передбачають надсилання районною державною адміністрацією відповідей, звітів, інформацій, пропозицій тощо, повинні визначатися з урахуванням забезпечення вчасного отримання зазна­чених звітних матеріалів суб’єктами, що видали документи.

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробо­чий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

199. У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за 3 ро­бочих дні до закінчення контрольного строку, а щодо документа без зазна­чення строку – до закінчення 30-денного строку від дати його одержання керівнику адміністрації, який давав доручення по виконанню документа.

Строк виконання документа може бути змінений лише за вказів­кою посадової особи, яка його розглядала, а в разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає, або органу, установи, які видали чи прийняли документ або дали доручення по його виконанню.

200. Доопрацювання проектів документів, внесених  районною дер­жавною адміністрацією, прово­диться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного дору­чення, якщо у дорученні не зазначено інше.

201. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки.

Порядок здійснення контролю за проходженням і виконанням вхідних документів

202. Контроль за походженням і виконанням вхідних документів здій­сню­ється, як правило, по шляху руху їх оригіналів, або копій, одержаних рай­держадміністрацією від суб’єктів видан­ня документів.

203. Виконання вхідних документів забезпечується головними, безпо­середніми та іншими виконавцями (співвиконавцями).

Головними виконавцями вхідних документів вважаються заступники голови районної державної адміністрації або інші посадові особи, прізвища яких зазначені в резолюціях першими, якщо резолюціями не визначено інше.

Безпосередні виконавці визначаються головою районної державної адміністрації або головними виконавцями документів.

204. З часу визначення головою районної державної адміністрації го­ловними виконавцями заступників голови адміністрації і взяття документів на контроль до часу визначення заступниками голови адміністрації безпосе­редніх виконавців останніми вважаються помічники відповідних заступників голови адміністрації.

205. З часу визначення керівниками районної державної адміністрації головними виконавцями інших посадових осіб і взяття документів на кон­троль до часу визначення безпосередніх виконавців цими посадовими особа­ми останні вважаються одночасно і безпосередніми виконавцями документів.

У разі невизначення безпосередніх виконавців посадовими осо­бами, які є головними виконавцями, останні продовжують вважатися одно­часно і головними, і безпосередніми виконавцями документів.

206. Якщо документ містить завдання, що належать до компетенції однієї посадової особи, то, як правило, визначається один безпосередній ви­конавець документа.

У разі коли документ містить завдання, що належать до компетенції різних посадових осіб, то на контроль береться виконання і визначаються безпосередні виконавці кожного із завдань. У ході виконання таких докумен­тів можлива поетапна (по мірі виконання завдань) зміна го­ловних та безпосе­редніх виконавців відповідно до черговості виконання визначених у до­кументах чи резолюціях завдань та компетенції виконавців.

Якщо контроль за виконанням документа покладено на декількох осіб або виконання документа доручено декільком виконавцям, то координація ро­боти по виконанню документа здійснюється особою, зазначеною у документі чи резолюції першою у випадках, коли документом або резолюцією не обу­мовлено інше. Така особа вважається головним виконавцем документа, їй надається право уточнення завдання чи резолюції, скликання співвиконавців, підписання відповідей, узагальнюючих матеріалів, звітів або інформацій про виконання документа, що подаються голові чи заступникам голови районної державної адміністрації.

207. Під розписку в РКК оригінал докумен­та разом з аркушем конт­ролю за його проходженням і виконанням пере­дається на виконання голов­ному виконавцю. Головний виконавець у разі потреби резолю­цією на аркуші контролю уточнює форму, механізм, строки виконання та безпосе­редніх виконавців документа. Документ разом з арку­шем контролю пере­дається до канцелярії, де резолюція головного виконавця з аркуша контролю перено­ситься до РКК, після чого ори­гінал документа пере­дається безпосередньому виконавцю, визна­ченому резо­лю­цією головного виконавця.

208. Ознайомлення з документом зазначених у резолюціях інших його співвиконавців проводиться після ознайомлення з ним головного та безпосе­редніх виконавців. Якщо документ термінового характеру, то одночасно з пе­редачею його оригінала головному виконавцю, співвиконав­цям надси­лають­ся копії документа. Доведення документів, взятих на кон­троль, до відома головних, безпосередніх та інших виконавців забезпечується відразу після повернення їх з розгляду, а термінових доку­ментів – негайно.

На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому полі першої сторінки ставиться відмітка “Підлягає поверненню”.

209. РКК контрольованого документа поміщаєть­ся в контрольну карто­теку. До РКК  регулярно згід­но з етапами руху документа заносяться дані про проходження і виконання документів. За кон­трольною картотекою здійс­нюється контроль за строками про­ходження і виконання документів.

Після зняття документа з контролю, РКК поміщається в довідкову (хро­нологічну, за датами надходження і вхідними номерами) картотеку, використовується для ведення обліку та оператив­ного пошуку документів за одним або декількома відо­мими реквізи­тами.

210. Виконавці доповідають про виконання документів до закінчення контрольних строків.

На виконання документів, взятих на контроль, виконавцями готуються проекти розпорядчих документів, звітів, довідок, інформацій, пропозицій, відповідей установам, організаціям, особам, від яких надійшли документи, чи які давали доручення по виконанню документів, або, якщо цього достатньо для того, щоб вважати документи виконаними, робляться відмітки про виконання на звороті аркуша контролю та вносяться на розгляд відповідних керівників адміністрації не пізніше, ніж за 3 дні до закінчення контрольних строків. Довідки, звіти, інформації, пропозиції про виконання документів підпи­суються головними виконавцями за наявності віз безпосередніх вико­навців.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішено і кореспонденту дано, у разі потреби, відповідь по суті.

211. Свої висновки щодо ходу або підсумків виконання документа керів­ник адміністрації, який давав доручення по виконанню документа, фіксує у відповідній графі аркуша контролю.

Якщо керівник адміністрації вважає проведену по виконанню докумен­та роботу достатньою, то на аркуші контролю або у верхній частині першого аркуша підсумкового звітного матеріалу робить напис “До справи”, підпи­сується і зазначає дату. Дата напису про надсилання документа до справи є датою зняття його з контролю. Відмітки про зняття документа з контролю заносяться до РКК .

Якщо керівник адміністрації вважає проведену по виконанню докумен­та роботу недостатньою, то робить запис відповідного змісту, після чого до­кумент повертається головному виконавцю на довиконання, строки якого вста­новлюються відповідними керівниками адміністрації або загальним відділом у встановленому порядку.

212. Відхилені проекти розпорядчих документів, звітів, інформацій, пропозицій, внесені на виконання вхідних документів, як правило, доопра­цьовуються їх виконавцями у строки, встановлені керівниками адміністрації, які давали доручення по виконанню документів. У випадках, коли строки доопрацювання відхилених проектів документів встановлені не були, до­кументи доопрацьовуються: нетермінового характеру – у триденний, термі­нового – негайно або не пізніше ніж в одноденний строк з дня по­вернення на доопрацювання.

213. На документи з кількома або багатьма (періодичними) строками контролю заводяться контрольні папки.

У контрольній папці документи розташовуються в такій послідов­ності: аркуш контролю, резолюція керівника адміністрації, який розглянув до­кумент (якщо вона містилася на посадовому бланку), контрольований доку­мент, матеріали про виконання контрольованого документа у хронологіч­ному по­рядку.

На зняття чергового строку контролю такого документа подаються розташовані в такому порядку: матеріал, що є підставою для закриття черго­вого контрольного строку, аркуш контролю, резолюція на посадо­вому блан­ку, контрольований документ. Матеріали, пов’язані з попередніми строками контролю, залишаються в контрольній папці і при закритті кожного наступ­ного контрольного строку на розгляд керівникам райдержадміністрації не передаються. Після закриття чергового контрольного строку документи, що передавались відповідному керівнику адміністрації, повертаються до конт­рольної папки і розташовуються в наведеному вище порядку розміщення документів у контрольній папці.

Документи з періодичними строками контролю зберігаються в загальному відділі у спеціальній контрольній папці і видаються відповідальним за контроль особам не пізніше ніж за 7 днів до чергового контрольного строку. Надсилання таких документів до відповідних справ номенклатури здійсню­ється лише після їх повного виконання за кінцевим строком контролю.

Якщо контрольні строки таких документів переходять за межі кален­дарного року, то після закінчення календарного року, у якому надійшов такий вхідний документ до райдержадміністрації, оригінал документа разом з усіма матеріалами про його виконання, нагромадженими протягом календар­ного року, надсилається до справи, а на копію такого документа заводиться нова контрольна справа, яка ведеться у встановленому вище порядку до кінцевого строку виконання документа. При надсиланні знятого з контролю документа до справи матеріали формуються в такому порядку: знятий з кон­тролю документ, резолюція на посадовому бланку, аркуш контролю, мате­ріали про виконання документа у хронологічній послідовності.

214. Підставами для зняття документа з контролю можуть бути прий­няті на його виконання рішення, розпорядження, накази, а також підпи­сані керівниками адміністрації, які дали доручення по виконанню докумен­та, інформації, довідки, письмові відповіді, якщо згідно з вимогами документа і резолюції цього достатньо, щоб вважати такий документ виконаним. У таких випадках документ після відповідних відміток на ньому та в РКК  може зніматись з контролю загальним відділом  без переда­чі керівнику адміні­страції, який давав доручення по його виконанню. Датами зняття таких документів з контролю є дати прийнятих на їх виконання доку­ментів або надісланих відповідей.

215. Надсилання до справ законодавчих та інших нормативних актів центральних органів влади після виконання резолюцій керівництва адміні­страції не означає припинення роботи по забезпеченню виконання зазначе­них актів.

216. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів щомісячно узагальнюються загальним відділом і доповідаються керівництву адміністрації (додаток 29).

217. Відповідальність за ведення контрольних та довідкових картотек несуть працівники загального відділу.

Передача документів на розгляд і виконання від одного виконавця до іншого здійснюється лише через загальний відділ під розписку в РКК.

 

Порядок здійснення контролю за проходженням і виконанням розпорядчих документів районної державної адміністрації

218. Контроль за виконанням розпорядчих документів районної дер­жав­ної адміністрації по суті визначених у них завдань та технічний контроль здійснюється  загальним відділом апарату райдержадміні­стра­ції. Розпорядчі документи    райдержадмі­ністрації беруться на контроль у день їх підписання і реєстрації.

219. На кожне розпорядження голови районної державної адміністрації, що береться на контроль, оформляються РКК, передбачена додатком 20.

Аркуш контролю встановленої згідно з додатком 14 форми зі скопійо­ваною на ньому лицьовою стороною РКК документа з усіма його реєстра­ційно-контрольними реквізитами оформляються для розпоряджень з кадрових та адміністративно-господарських питань.

220. Контрольні примірники розпорядження передаються заступникам голови адміністрації чи іншим особам, на яких покладено контроль за ви­конанням документа, а також керівникам структурних підроз­ділів адміні­страції, з ініціативи яких видано документ або до компетенції яких належить вирішення наявних у документі завдань.

Примірник РКК поміщається у довідкову хронологічну картотеку у за­гальному відділі.

221. Працівники загального відділу здійснюють оперативний контроль за вчасним, якісним і повним виконанням та строками подання інформацій про виконання розпо­ряджень голови адмі­ністрації структурними підрозділами адміністрації, установами та організа­ціями.

Виконавці інформують голову адміністрації або його заступників про виконання розпоряджень до закінчення встановлених контрольних строків, а про хід виконання документів довгострокової дії – за підсумками кожного ка­лендарного року в січні – через загальний відділ.

Інформації, звіти, довідки, контрольні справи по виконанню розпоряд­жень, а також аркуші контролю з відмітками про вико­нання підписуються особами, на яких покладався контроль за виконанням документів .

222. На підставі підсумкових матеріалів про виконання або обґрунту­вань про втрату чинності та відповідних пропозицій, що подаються відпові­дальними за контроль особами, виконані розпорядження знімаються з контролю або визнаються такими, що втратили чинність.

Інформації про хід або підсумки виконання розпоряджень, контроль за виконанням яких голова районної державної адміністрації залишає за собою, передаються голові та знімаються з контролю головою райдержадміністрації.

Розпорядження з кадрових та адміністративно-господарських пи­тань знімаються з контролю  керівником апарату.

223. У разі внесення до розпоряджень змін, доповнень, або визнання такими, що втратили чинність, працівниками загального відділу робляться від­повідні відмітки у РКК.

Інформації, звіти, довідки, аркуші контролю з відмітками про виконан­ня, контрольні справи по виконанню знятих з контролю розпоряджень разом з усіма наявними в них матеріалами зберігаються у загальному відділі протягом поточного та наступного календарних років, після чого передаються до архіву апарату адміністрації.

224. В районній державній адміністрації беруться на контроль прото­кольні рішення, дору­чення, протокольні доручення (далі – доручення) голови районної державної адміністрації.

Доручення голови районної державної адміністрації у триденний строк оформляються структурними підрозділами апа­рату районної державної адміні­страції, підписуються головою, реєструються і надсилаються виконавцям.

225. Відповідальність за виконання доручень несуть особи, яким вони дані.

Контроль за виконанням доручень голови районної державної адміні­страції здійснюється загальним відділом  апарату районної державної адміні­страції у порядку, визначеному щодо контролю за вико­нанням розпоряджень.

Контроль за виконанням доручень заступників голови районної дер­жавної адміністрації здійснюють їх помічники.

226. Доручення виконуються у встановлені керівницт­вом адміністрації строки. Якщо строки виконання доручень не визначені, то термін реагування на них виконавців становить 30 днів з дня, коли були дані доручення.

227. Інформації про виконання доручень голови районної державної адміністрації допові­даються голові, згідно з резолюціями голови зні­маються з контролю і надсилаються до справи або повертаються на доопра­цювання. Матеріали про виконані доручення голови адміністрації збері­гаються у загальному  протягом поточного та наступного календарних років, після чого передаються на збері­гання до архіву апарату адміністрації.

228. Контроль за виконанням усних доручень голови районної держав­ної адміністрації, що даються ним на нарадах керівництва адміністра­ції, здійсню­ється керівником апарату.

Заступники голови районної державної адміністрації про виконання даних їм усних доручень інформують голову адміністрації на нарадах щопо­неділка або в робочому порядку особисто.

 

Інформаційно-довідкова робота з документами

229. Інформаційно-довідкова робота з документами в апараті райдерж­адміністрації полягає в пошуку необхідних документів з використанням реє­страційно-контрольних карток та автоматизованої системи обліку вхідних, вихідних, розпорядчих документів.

230. Для реєстрації основних груп документів застосовуються реєстра­ційно-контрольні картки трьох форм (для вхідних, вихідних документів і розпоряджень голови райдержадміністрації), адаптовані з автоматизо­ваною формою обліку документів (додатки 20, 24, 31), які містять обов’язкові рекві­зити (додаток 30).

Документи другорядного значення реєструються за журнальними фор­мами і реєстрами згідно з додатками 25, 26, 27.

Реєстраційні картки групуються за хронологічним, струк­турним та тема­тичним принципами в картотеки, які створюються окремо на кожний кален­дарний рік, за якими здійснюється облік та пошук документів за відо­мими реквізитами, а також контроль за їх проходженням і виконанням.

231. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи в апараті райдержадміністрації загальним відділом розробляються такі класифікаційні довідники:

класифікатор адресатів-кореспондентів;

класифікатор з питань діяльності райдержадміністрації;

номенклатура справ.

232. Введення облікових даних документів до електронної системи документообігу, програми обліку карток вихідних документів, розпорядчих документів голови райдерж­адміністрації здійснюється з реєстраційно-контрольних кар­ток, побудованих на базі обов’язкових реквізитів, які забезпечують суміс­ність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з доку­мента встановленого обов’язкового складу реквізитів.

Електронна база реєстраційно-контрольних даних документів форму­ється у службі діловодства і зберігається на сервері баз даних апарату районної державної адміністрації.

233. Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на авто­матизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач пови­нен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізи­тами реє­страції і точне місце знаходження документа на цей час.

Порядок опрацювання, надсилання та контролю за виконанням вихідних документів

234. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засо­бів поштового зв’язку, електрозв’язку.

235. З використанням засобів електрозв’язку служба діловодства здій­снює передачу факсограм, телефонограм, електронних документів у сканова­ній формі без електронного цифрового підпису.

236. Візування, погодження, подання на розгляд голові та за­ступникам голови районної державної адміністрації проектів вихідних документів здій­снюється згідно з вимогами, визначеними цією Інструк­цією.

237. Підписані головою адміністрації або його заступниками вихідні до­кументи разом з реєстраційно-контрольною карткою вихідного документа вста­новленого згідно з додатком 31 зразка передаються до загального відділу, реє­струються і надсилаються за призначенням.

Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації в загальному відділі.

238. Усі документи, що надсилаються з районної державної адміністра­ції, приймаються і реєструються загальним відділом  щоденно, крім вихідних та свят­кових днів.

239. Якщо документ підписаний у необхідній для розсилки кількості примірників, то він реєструється і приймається загальним відділом для надсилання за призначенням одразу ж після підписання. Завізований у визначеному поряд­ку другий примірник такого документа направляється до відповідної справи номенкла­тури справ.

Вихідні документи, призначені для надсилання багатьом адресатам, піс­ля реєстрації за замовленнями їх виконавців тира­жуються у кількості примір­ників згідно з визначеним виконавцем і погод­женим з керів­ником відповідного структурного підрозділу списком адресатів. Скомплекто­вані виконавцем копії документа разом з його оригіналом пере­даються до загального відділу для розсилання за списком, який після розсилки документа долу­чається до оригінала і направ­ляється до відповідної справи номенклатури справ.

240. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники загального відділу апарату райдержадміністрації зобов’язані перевірити:

належність документа до відповідного виду за ознаками класифікації документів;

наявність, повнота сукупності обов’язкових для певного виду доку­мента реквізитів, послідовність і правильність їх розміщення і оформлення;

правильність зазначення адресатів та адрес;

наявність у разі потреби посилання на індекс і дату вхідного доку­мента, його відповідність реквізитам цього вхідного документа;

наявність та справжність підписів на документі та додатках до нього;

наявність та справжність підписів та віз на другому примірнику документа, що надсилається до справи;

комплектність документа (наявність у документі відмітки про додатки, наявність зазначених у документі додатків, відповідність кількості примір­ників кількості адресатів, комплектність оригінала і примірників – наявність і послідовність розташування сторінок і додатків);

відповідність обліково-реєстраційних реквізитів, зазначених у реєстра­ційно-контрольній картці, реквізитам документа.

У разі виявлення неточностей, недоліків у складанні чи оформ­ленні документів, виконавці документів повинні їх усунути.

241. Копії документів центральних органів влади, розпорядження голови районної державної адміністрації, звер­нення гро­мадян, розгляд яких необхідно здійснити на місцях, інші важливі документи, як правило, надсилаються адресатам рекомендованими відправ­леннями або, у необхідних випадках, спеціальним зв’язком. Решта вихідної кореспонденції надсилається звичайними поштовими відправлен­нями відпо­відно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

242. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, пере­дача його тексту може здійснюватися по телефону, телефаксу або електронною поштою.

243. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адре­сату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які у нього вкладені. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, відправляються в конвертах з адресою одержу­вача та від­правника, що виготовляються заздалегідь. У разі надсилання ко­респонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та пріз­вища адресата, потрібно зазначати точну адресу.

244. Документи на електронних носіях надсилаються із супровідним лис­том в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записа­ної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

245. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або начальника загального відділу.

246. Контроль за дотриманням строків реагування на вихідні докумен­ти здійснюється загальним відділом, структурними підрозділами райдержадміністрації, з іні­ціативи яких надсила­лися вихідні документи.

Дані з РКК вихідного документа, що береться на контроль, зано­сяться до програми обліку карток вихідних документів.

Строки контролю за реагуванням на листи-звернення райдержадміні­страції до центральних органів влади, як правило, визначаються з суми за­гальноприйнятого місячного і ще додаткового 10-денного (для пересилання) строків, становлячи 40 календарних днів з дня реєстрації.

247. Після внесення документа до переліку на нього оформляється кон­трольна справа і реєстр встановленого згідно з додатком 26 зразка, за яким здійснюватиметься реєстрація надходження передбаченої документом інфор­мації від визначених у ньому кореспондентів.

248. Номер справи контролю і номер реєстру ідентичні порядковому номеру документа, під яким він внесений до переліку документів, що вима­гають надсилання до райдержадміністрації інформації про виконання. Номер реєстру після внесення документа до переліку зазначається також у відпо­відній графі РКК.

249. Якщо одним і тим же документом запитано періодичну інфор­ма­цію, що надходитиме кілька разів протягом поточного чи кількох років за різ­ними строками, то такий документ, як і всі інші, заноситься до переліку кож­ного з років інформування лише один раз під одним порядковим номером. У графі 5 переліку зазначаються у хронологічній послідовності всі строки інформуван­ня. На кожний строк оформляється окремий реєст­р.

Справи контролю оформляються одночасно на всі строки інформуван­ня у поточному році. На строки інформування в наступних роках справи контролю оформляються перед початком року за уточненим переліком, скла­деним на наступний рік.

Поруч з відповідним грифом на реєстрі і у графі 3 переліку до­кументів, що передбачають звітність, проставляється строк повер­нення спра­ви контро­лю разом з усіма матеріалами до загального відділу апарату рай­держадмі­ністрації. Цей строк визначається залежно від контроль­ного строку подання інформації і пізніший від нього на 10 днів, якщо інше не перед­бачено відповідними документами.

До заведеної на кожний із строків інформування справи контролю вкла­дається реєстр, у якому здійснюватиметься реєстрація інформацій. Сформо­вана таким чином справа контролю під розписку в одному з відпо­відних жур­налів передається посадовій особі, відповідальній за контроль за надход­женням і узагальнення отриманої інформації.

РКК поміщається у довідкову (хронологічну) картотеку загального відді­лу. Реєстраційно-контрольні дані документа заводяться до комп’ютерної про­грами обліку карток вихідних документів.

250. Відповіді-реагування центральних органів влади на надіслані їм райдержадміністрацією звернення, а також реагування на вихідні документи, надіслані одиничним адресатам, реєструються в порядку, визначеному цією Інструкцією щодо реєстрації вхідних документів.

Відповідь разом з копією вихідного документа, на який вона надійшла, передається на розгляд тому керівнику адміністрації, який підписав вихідний документ. Якщо керівником адміністрації даються доручення по виконанню відповіді, то вони контролюються в установленому цією Інструкцією поряд­ку. Якщо доручення по виконанню відповіді не давались, то вона разом з копією вихідного документа надсилається до відповідної справи номен­клатури, про що робляться відмітки в РКК.

251. Отримані загальним відділом інформації про виконання докумен­тів, у тому числі і ті, які повинні були надійти у відповідні структур­ні під­розділи адміністрації безпосередньо, але помилково були надіслані до апа­рату, обов’язково реєструються у відповідних реєстрах у день їх над­ход­ження до райдержадміністрації.

На відбитку реєстраційного штампа, проставленого у правому кутку нижнього поля першого аркуша інформації зазначається дата надходження та присвоєний інформації вхідний реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера реєстру в межах календарного року та порядкового номера, під яким зазначена в реєстрі установа, від якої надійшла інформація. Наприклад, Р-56/13, де Р-56 – порядковий номер реєстру, а 13 – порядковий номер установи в реєстрі. До реєстру заносяться дата реєстрації інформації, її вихідні дата та індекс.

252. Датою реєстрації інформації є дата її надходження до загального відділу.

253. Під розписку в реєстрах інформації передаються для аналізування та узагальнення особам, відповідальним за контроль за їх надходженням. Після розгляду відповідним керівником адміністрації узагальнюючих ма­те­ріалів про виконання документа вони разом з отриманими документами з місць, оформлені в контрольну справу, передаються до загального відділу, де зберігаються протягом поточного та наступного календарних років, після чого передаються до архіву.

 

 

 

 

 

 

ІV. Порядок розгляду запитів на інформацію і організації роботи із запитувачами

 

254. Організація розгляду запитів на інформацію в апараті районної державної адміністрації здійснюється відповідно до вимог законодавства і покладається на сектор інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю апарату райдержадміністрації.

255. Запити на інформацію можуть бути подані до райдержадміністрації у письмовій, усній чи іншій формі (поштою, за телефоном, факсом, електрон­ною поштою) за вибором запитувача.

256. Усі запити на інформацію підлягають реєстрації. Діловодство за за­питами на інформацію ведеться сектором інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю  апарату районної державної адміністрації.

Реєстрація запитів, що надійшли до районної державної адміністрації, здійснюється за журнальною системою реєстрації.

Запиту присвоюється реєстраційний індекс у форматі 02-22-120/2017, де 02 – номер справи, в якій зберігається документ, 22 – номенклатура справ сек­тору, 10 – номер запиту у порядку надходження, 2017 – поточний рік.

Діловодство за вихідними документами, складеними на виконання за­питів на інфор­мацію, здійснюється у встановленому цією Інструкцією по­рядку.

Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді на них фор­муються у справи та зберігаються протягом 5 років з дати реєстрації у секторі інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю  апарату, після чого передаються в архівний підрозділ  апарату райдержадміністрації.

257. Первинний розгляд запитів на інформацію із наданням доручень на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює голова райдержадміністра­ції, а у випадку його відсутності – заступник голови відповідно до розподілу обов’язків.

Сектор інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю  апарату райдержадміністрації самостійно  передає запити струк­турним підрозділам райдержадміністрації та її апарату, які згідно з резолюція­ми готують проект відповіді запитувачу.

258. Структурні підрозділи райдержадміністрації та її апарату, яким надано доручення на підготовку проекту відповіді запитувачу, подають проект відповіді у сектор інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю  апарату. До проекту відповіді у разі необхідності додаються копії документів.

Термін підготовки відповіді не може перевищувати 5 робочих днів. У разі якщо запит стосується надання ве­ликого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кіль­кості даних, строк розгляду запиту може бути продовжено до 20 робочих днів.

У разі продовження терміну розгляду запиту сектор інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю апарату райдержадміністрації  готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин продовження, виходячи із інформації відповідного структурного підроз­ділу райдержадміністрації, на розгляді якого знаходиться запит.

У випадку надходження запиту на інформацію, необхідну для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і пред­метів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзви­чайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, від­повідальна особа з питань запитів на інформацію перевіряє обґрунтованість ви­значення запиту як термінового. У разі визначення терміновості запиту необґрун­тованим, він розглядається в загальному порядку та у відповіді запитувачу окре­мо зазнача­ються підстави прийняття такого рішення.

Якщо запит на інформацію стосується сфери повноважень декількох струк­турних підрозділів райдержадміністрації та її апарату, відповідальним за підго­товку проекту узагальненої відповіді запитувачу є сектор інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю    апарату райдержадміністрації.

259. Підготовлений проект відповіді запитувачу, завізований керівником структурного підрозділу, який готував проект (у випадку, коли інформацію го­тували декілька структурних підрозділів, проект відповіді візують усі керівники), передається працівнику сектору інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю  апарату райдержадміністрації, який також візує проект відповіді та надає на підпис голові, заступникам голови райдержадміністрації відповідно до розподілу обов’язків.

Після підписання відповідь на запит разом з додатками передається секто­ром забезпечення доступу до публічної інформації до загального відділу апарату райдержадміністрації для відправлення запитувачу.

260. Керівники відповідних структурних підрозділів райдержадміністрації та її апарату несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному підрозділі, а також за зміст підготовленого струк­турним підрозділом проекту відповіді.

Контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей структурними підрозділами райдержадміністрації та її апа­рату здійснює сектор інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю  апарату апарату районної державної адміністрації.

261. Датою фактичного виконання відповідним структурним підрозділом рай­держадміністрації та її апарату завдання з розгляду відповідного запиту на ін­формацію, вважається дата передачі у сектор забезпечення доступу до публічної інформації завізованої керівником структурного підрозділу відповіді на запит, яка проставляється на відповіді.

У разі порушення термінів підготовки проекту відповіді запитувачу струк­турним підрозділом райдержадміністрації та її апарату працівник сектору забезпечення доступу до публічної інформації протягом одного робочого дня інформує про цей факт  керівника апарату райдержадміні­страції для вжиття відповідних заходів.

262. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозво­ляють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію закону, на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту залучаються працівники юридичного відділу апарату райдержадміністрації для невідкладного надання правової допомоги та ідентифікації документа.

Якщо документ містить одночасно ознаки запиту на інформацію та звер­нення громадян, то в частині звернення він передається на розгляд загальному відділу для розгляду його відповідно до Закону України “Про звернення громадян”, а в частині запиту на інформацію документ розглядається сектором інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю  апарату райдержадміністрації відповідно до Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

 

V. Порядок виготовлення, отримання і передачі електронних документів

 

 

263. Проекти електронних документів можуть складатися як за допо­могою комп’ютерної техніки, наявної в апараті адміністрації, так і за межами апарату.

264. Документи у паперовому та електронному вигляді мають бути іден­тичними, доопрацьованими з урахуванням усіх пропозицій і зауважень, вне­сених до проектів цих документів під час їх візування чи погодження. Від­повідальність за ідентичність таких документів покладається на укла­дачів їх проектів.

265. Офіційним електронним оригі­налом документа вважається елек­трон­ний файл за місцем реєстрації до­кумента. У разі потреби можливе користу­вання таким файлом абонентами локальної комп’ютерної мережі апарату адміністрації та користувачами офіційного веб-сайту райдержадміністрації без права редагуван­ня. При необхідності редагування електрон­них файлів може здійснюватися в уста­новленому порядку лише за місцем реєстрації документа з дозволу керів­ника адміністрації, який підписав до­кумент.

266. Розсилання електронних документів здійснюється після їх підпи­сання і реєстрації загальним відділом апарату шляхом надсилання адресатам у встановленому порядку.

Надіслані електронною поштою офіційні документи райдержадміні­страції (постійного зберігання) дублюються шляхом надсилання від­повідним абонентам копій таких документів на паперовому носієві.

267. Приймання і передача офіційної інформації від центральних органів влади в електронній формі (електронний документ або електронна сканована копія паперового документа)  здійснюється загальним відділом апарату райдержадміністрації.

268. Інформація підписується головою або заступниками голови рай­держадміністрації відповідно до розподілу обов’язків. Її передача здійсню­ється за погодженням із поса­довою особою, яка підписала документ, або керів­ни­ком апарату райдержадміністрації. За достовірність та правильність поданої інформації несе відпо­відальність особа чи підрозділ, який її підготував.

269. На документі, який передається за адресою працівником загального відділу, ставиться відмітка про передачу його електронною поштою, документ на паперовому носієві повертається за місцем реєстрації.

270. При надходженні інформації на електронну адресу апарату райдержадміні­стра­ції з централь­них органів влади та від інших абонентів працівник загального відділу проводить попе­редній розгляд інформації.

У разі наявності додатків у великому обсязі працівник загального відділу  робить відповідну відмітку на паперовій копії супровідного листа.

271.У випадку, коли електронне повідомлення стосується конкретного струк­турного підрозділу райдержадміністрації чи її апарату, працівник загального  відділу  пересилає його на електронну адресу цього підрозділу.

 

VІ. Порядок виготовлення, обліку, зберігання печаток і

штампів та користування ними

 

 

272. З метою надання документам юридичної повноцінності, засвід­чення достовірності та справжності документів в районній державній адміні­страції використовуються печатки із зображенням Державного Герба України (гербова) та без зображення Державного Герба України (проста). Для забезпечення реєстрації документів, відміток про їх проходження та контроль за виконанням використовуються відповідні штампи.

Облік наявних в районній державній адміністрації печаток і штам­пів, їх  передача у разі потреби однією посадовою особою іншій здійснюється в журналі встановленої форми з додатком 32 форми, що зберігається у струк­турному підрозділі апарату райдержадміністрації.

273. Районна державна адміністрація має одну гербову печату.

Гербова печатка районної державної адміністрації має діамет­р 45 міліметрів із найменуванням районної державної адміністрації та зображенням Державного Герба України .

274. Гербова печатка районної державної адміністрації зберіга­ється у відділі фінансово-господарського забезпечення апарату райдержадміністрації.

275. Відповідальність за створення належних умов зберігання та кон­троль за законним користуванням гербовою печаткою районної державної адміністрації несуть голова районної державної адміністрації та керівник апарату адміністрації.

276. Гербовою печаткою районної державної адміністрації за­свідчуються підписи голови районної державної адміністрації на оригіна­лах розпоряджень, протоколів за­сідань колегії адміністрації, доручень; підписані головою районної дер­жавної адміні­страції, його заступниками та керівником апа­рату адміністрації інші документи, що засвідчують права гро­мадян і юри­дичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і прове­дення операцій з матеріальними цін­ностями, а також підписи керівників адміністрації на положеннях (статутах), договорах, довіреностях та в інших випадках, перед­бачених чинними нормативно-правовими актами, засвідчу­­ються службові посвідчення посадових осіб, що призначаються головою районної державної адміністрації, перепустки учасників нарад, засідань, інших заходів, що проводяться районною державною адміністрацією, бланки Почесної грамоти, Подяки районної державної адміністрації, а також у необхідних ви­падках інші документи.

277. В апараті районної державної адміністрації використовуються також печатка загального відділу, кутовий та інші штампи, необхідні в роботі з документами.

278. Печаткою загального відділу адміністрації засвідчуються копії розпоряджень голови районної державної адміністрації, протоколів засідань колегії адміністрації, довідки, а також інші документи.

Кутовий штамп, печатки для пакетів та штампи викори­стовуються для оформлення, реєстрації і розсилання документів районної державної адміністрації. Відповідальність за зберігання і законність користу­вання цими печатками і штампами несуть працівники загального відділу відповідно до визначених у посадових інструкціях обов’язків.

Печатки і штампи, які використовуються в інших структурних під­розділах апарату райдержадміністрації зберігаються у цих підрозділах, керів­ники яких несуть відповідальність за їх зберігання та користування ними.

279. Виготовлення гербової  та простої печаток, кутових та інших штам­пів здійснюється в установленому законодавством порядку від­ділом фінан­сово-господарського за­безпечення апарату райдержадміністрації.

280. Структурні підрозділи районної державної адміністрації, що є юри­дичними особами, мають свої гербові печатки і кутові штампи встановленого зразка, інші печатки і штампи, необхідні в роботі з докумен­тами. Виготов­лення зазначених печаток і штампів забезпечується ними самостійно.

281. Печатки і штампи зберігаються в металевих шафах (сейфах) об­ладнаних надійними замками. Гербова та інші печатки і кутовий штамп поза їх місцем зберігання можуть знаходитися лише під час користування ними.

 

 

 

 

 

 

VIІ. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

 

Складання номенклатури справ

282. Номенклатура справ – це систематизований за певними ознаками перелік назв (заголовків) справ, створюваних у діловодстві районної державної адміні­страції у процесі реалізації нею своїх повноважень, із зазначенням стро­ків зберігання справ.

283. Номенклатура справ є обов’язковим документом, який складається для створення в апараті, його відділах, а також управліннях та інших підроз­ділах районної державної адміністрації єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

284. В апараті райдержадміністрації складається номенклатура справ струк­турних підрозділів апарату і зведена номенклатура справ районної державної адміністрації (додатки 33, 34).

Номенклатура справ структурного підрозділу апарату адміністра­ції розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою осо­бою, відповідальною у цьому підрозділі за діловодство, обов’язково погод­жується з відповідальним за архів загального відділу апарату і під­писується керівником структурного підрозділу.

Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на ос­нові номенклатур справ структурних підрозділів.

Методична допомога у складенні номенклатур справ надається архів­ним підрозділом апарату районної державної адміністрації.

285. Номенклатура справ апарату районної державної адміністрації складається за структурним принципом. Першим її розділом є розділ “Керів­ництво районної державної адміністрації”, до якого включаються всі основні групи документів діловодства, пов’язані з діяльністю районної державної адміністрації (вхідні, вихідні, власні розпорядчі документи). Далі до номен­клатури окремими розділами включаються в порядку, визначеному штатним розписом, справи інших структурних підрозділів апарату районної державної адміністрації.

286. Зведена номенклатура справ апарату райдержадміністрації схва­люється комісією з проведення експертизи цінності документів апарату рай­держадміністрації (далі – ЕК) та погоджується експертно-перевірною комі­сією Державного архіву області (далі – ЕПК) один раз на п’ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи, після чого затверджу­ється  керівником апарату райдержадміністрації.

287. Зведена номенклатура справ апарату адміністрації складається в чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Державним архівом області:

перший примірник зведеної номенклатури справ (недоторканний) – зберігається у справі в загальному відділі;

другий – використовується як робочий;

третій – передається до архівного підрозділу загального відділу для здійснення контролю за формуванням справ у відділах та інших структурних підрозділах;

четвертий – надається до Державного архіву області.

288. Зведена номенклатура справ апарату адміністрації щорічно (не пізніше грудня) переглядається, аналізується і уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

289. До номенклатури справ структурного підрозділу і до зведеної но­менклатури справ апарату районної державної адміністрації включаються найменування справ, що відображають усі документовані ділянки роботи адміністрації, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо.

До номенклатури справ вносяться також назви справ (за наявності таких), що ведуться лише в електронній формі.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

290. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином:

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи струк­турного підрозділу апарату складається з індексу структурного підрозділу (за класифікатором адресатів-кореспондентів), номера виду документа (у разі наявності різновидів документів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06.02-02, де 06.02 – індекс структурного підрозділу, 03 – порядковий номер справи у цьому підрозділу, або 10-03, де 10 – індекс структурного підрозділу, 03 – порядковий номер справи.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відобра­жати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках неконкретних формулювань (“різні матеріали”, “загальне листування”, “вхідна кореспонденція”, “вихідна кореспонденція” тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зво­ротів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (най­менування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли до­кументи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діло­водства, вживається термін “справа”. наприклад: “Особова справа”, “Персо­нальна справа”.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не по­в’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “до­кументи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, анкети, довідки) про вивчення стану діло­водства у структурних підрозділах облдержадміністрації”.

Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпоряд­чого документа установи.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: “Протоколи засідань колегії Теофіпольської районної державної адміністрації”.

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: “Листування з Міністерством фі­нансів України про затвердження і зміну штатного розпису”.

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, одно­рід­ними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічують, а зазна­ча­ється їх узагальнене найменування, наприклад: “Листування з сільськими, селищними головами щодо проведення місячника з благоустрою території”.

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: “Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників діловодних служб”.

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазна­чається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів райдержадміністрації на І квар­тал 2016 року.

2. Звіт про використання бюджетних коштів місцевих органів вико­навчої влади за 2016 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім, у разі потреби, – заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важ­ливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів зі строками зберігання.

У графі 5 “Примітка” робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архівного підрозділу чи інших уста­нов для їх продовження тощо.

291. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

Формування справ

292. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

293. Справи в апараті райдержадміністрації формуються у структурних підрозділах. В установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік можливе формування справ у службі діловодства.

294. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до за­головків справ у номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії докумен­тів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмно­жених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо гру­пувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки).

295. Документи групуються у справи у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

296. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

297. Розпорядження голови райдержадміністрації з питань основної діяльності, адміністративно-господарських та кадрових питань, накази керівника апарату адміністрації з питань основної діяль­ності, з адміністративно-господарських та кадрових питань групуються у різні справи. Накази з кадрових пи­тань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків збе­рігання.

298. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, копії рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, робочі плани, склад робочих груп, макет розміщення, список запрошених тощо).

299. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засі­дання.

300. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх ви­конанням, групуються у справи за напрямами діяльності райдержадміні­страції або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

301. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

302. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічному порядку: документ-відповідь розміщу­ється за документом-запитом.

303. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, зат­вердженого наказом Нацдержслуби України 12.03.2016 № 64 (зареєстрований у Міністерстві юстиції України 15.04.2016 року за № 567/28697).

304. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

305. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в апа­раті районної державної адміністрації здійснюється відповідальним за ведення архіву загаль­ного відділу апарату райдержадміністрації.

Зберігання документів в апараті райдержадміністрації

306. Документи з часу створення (надходження) і до передачі в архів апарату адміністрації зберігаються за місцем їх формування.

Керівники структурних підрозділів та працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберіган­ня документів і справ.

307. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності роз­шуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

308. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами (у разі наявності) за­сідань колегіального органу зберігаються у загальному відділі апарату адміністрації. На стрічці і коробці ро­биться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їх зберігання.

309. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів апарату адміністрації здійснюється з дозволу начальника загаль­ного відділу апарату адміністрації, іншим установам – з письмового дозволу керівника апарату. На видану справу складається картка-замінник (додаток 35). У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць, про що зазначається у журналі реєстрації видачі документів з архіву апарату районної державної адміністрації (додаток 36).

310. Вилучення документів із справи постійного зберігання заборо­няється. У виняткових  випадках вилучення документів допускається з до­зволу керівника апарату райдержадміністрації з обов’яз­ковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

 

VIII. Порядок підготовки справ до пере­дачі

для архівного зберігання

 

Експертиза цінності документів

311. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою віднесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

312. Для організації та проведення експертизи цінності документів в апараті адміністрації створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).

Експертиза цінності документів у структурних підрозділах апарату адміністрації здій­снюється щороку їх керівниками та відповідальними за ве­дення діловодства особами під методичним керівництвом загального відділу.

313. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архівного підрозділу, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

314. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ апарату райдержадміністрації шляхом перегляду кож­ного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого збері­гання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

315. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню (додаток 37).

316. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) збері­гання та з кадрових питань (особового складу) і акт про вилучення для зни­щення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розгля­даються ЕК райдержадміністрації одночасно. Такі акти ра­зом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) по­даються в установленому порядку на розгляд ЕПК Державного архіву об­ласті. Погоджені акти затверджуються  керівником апарату райдерж­адміністрації, після чого до­кументи знищуються.

317. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на всі справи рай­держадміністрації. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних під­розділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

 

Складення описів справ

318. Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку та роз­криття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх система­тизації у межах архівного фонду.

319. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та три­валого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’яз­ково.

320. Описи справ структурного підрозділу апарату райдержадміні­страції складаються щороку за встановленою формою (додаток 38) посадо­вою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за мето­дичної допомоги відповідального за ведення архіву.

321. Номер опису справ структурного підрозділу апарату райдержадмі­ністрації повинен складатися з цифрового позначення структурного підроз­ділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) збері­гання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2016 році, матимуть такі номери: 5 П – 2016; 5 Т – 2016; 5 ОС – 2016.

322. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позна­чаються словами “те саме”, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтво­рюється повністю); графа опису “Примітка” використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим струк­турним підрозділам апарату райдержадміністрації або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

323. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались у діловодстві, зазначається: “До­кументи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____”.

324. Опис справ відділу чи іншого структурного підрозділу апарату адміністрації підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджу­ється відповідальним за ведення архіву загального відділу і затверджується керівником відповід­ного структурного підрозділу.

325. Опис справ відділу чи іншого структурного підрозділу апарату адміністрації складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в архів загального відділу апарату, а другий зали­шається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

326. Описи справ відділів та інших структурних підрозділів є підста­вою для складання зведеного опису справ апарату адміністрації постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

327. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕК в установленому порядку подаються для схвалення ЕПК Держав­ного архіву області, після чого затверджуються керівником апарату райдержадміністрації. Три при­мірника затвердженого опису подаються Державному архіву області.

328. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання скла­даються у двох примірниках, схвалюються ЕК райдерж­адміністрації і за­тверджуються керівником апарату райдержадміні­страції.

329. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) склада­ються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК райдержадміністрації, погоджуються з ЕПК Державного архіву області, після чого затверджуються керівником апарату райдерж­адміністрації. Один примірник зведе­ного опису подається Державному архіву області.

330. Обов’язковому опису підлягають документи постійного та трива­лого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення справ у діловодстві, а також обов’язковою є передача документів постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до Державного архіву області у встановлені законодавством строки.

Оформлення справ

331. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) збері­гання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та форму­вання справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкла­динки (титуль­ного аркуша) справи.

332. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не під­шиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкла­динки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

333. Справи з грифом “Для службового користування”, особові та окре­мі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі. Внутрішній опис розміщується на початку справи і містить зазначен­ня індексів документів у справі, їх короткий зміст, дати і номери аркушів у справі.

334. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточ­нення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту під­шитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звіт­ності тощо).

335. Справи датуються датами років початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: “є документи за … роки”.

336. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (части­ни). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним опи­сом і, за погодженням з відповідальним за ведення архіву загального відділу апарату, но­мер опису і фонду.

337. У разі зміни назви районної державної адміністрації, структурних підрозділів її апарату протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нове найменування адміністрації (структур­ного під­розділу її апарату), а попереднє береться в дужки.

338. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Передача справ до архіву апарату

районної державної адміністрації

339. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кад­рових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву апарату райдержадміністрації в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть переда­ватися до архіву за рішенням керівника структурного підроз­ділу,  керівника апарату райдержадміністрації.

Передача справ до архіву загального відділу апарату адмі­ні­страції здійснюється за графіком, складеним відповідальним за ведення архіву, погодженим з керівни­ками структурних підрозділів апарату адміністрації і затвердженим керівником апарату.

Якщо окремі справи необхідно залишити в діловодстві для поточної ро­боти, відповідальний за ведення архіву оформляє видачу справ у тимчасове користування.

340. Приймання-передача кожної справи здійснюється відповідальним за ведення архіву у присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформленні справи. Справи постій­ного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву за описами. При цьому на всіх при­мірниках описів напроти кожної справи робиться помітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису відповідальний за ведення архіву розпи­сується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням (цифрами і словами) кількості переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повер­тається структурному підрозділу, усі інші залишаються у відповідального за ведення архіву.

Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися за номен­клатурою справ.

341. Справи, які передаються до архівного підрозділу, повинні бути зв’язані належним чином або в коробках.

342. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву незалежно від строків зберігання. Пере­дача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

Належне зберігання архівних документів, що належать до Національного архівного фонду, та їх передачу після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві апарату для постійного зберігання до Державного архіву області забез­печує загальний відділ апарату райдержадміністрації.

 

 

Керівник апарату

адміністрації                                                                         О.Ковцун                                                                                                                                        

 

 

Додаток 1

до Інструкції

(пункт 18)

ВИМОГИ

до оформлення документів, що виготовляються

за допомогою друкувальних засобів

 

1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту “Прізвище виконавця і номер його телефону”, виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

2. Текст документів на папері формату А4 рекомендовано друкувати через 1-1,5 між­рядкового інтервалу, а фор­мату А5 – через 1 міжрядковий інтервал.

Текст документа, що подається для державної реєстрації в органи юстиції, друку­ється на папері формату А4 (210´297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друку­ються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів “Адре­сат”, “Гриф затверд­ження”, “Гриф погодження” відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5-3 міжрядкових інтервали.

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

4. Розшифрування підпису у реквізиті “Підпис” друкується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжу­вати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 міліметра – для абзаців у тексті;

92 міліметри – для реквізиту “Адресат”;

104 міліметри – для реквізитів “Гриф затвердження” та “Гриф обмеження доступу до документа”;

125 міліметрів – для розшифрування підпису в реквізиті “Підпис”.

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів “Дата документа”, “Заголовок до тексту документа”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків”, “Прізвище виконавця і номер його телефону”, “Відмітка про виконання документа і над­силання його до справи”, найменування посади у реквізитах “Підпис” та “Гриф погод­ження”, засвідчувального напису “Згідно з оригіналом”, а також слів “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”, “НАКАЗУЮ”, “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”.

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – від межі лівого поля; другий – через 104 міліметри від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова “Додаток” і “Підстава” друкуються від межі лівого поля, а текст до них – через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифра­ми без зазначення слова “сторінка” та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 2

до Інструкції

(пункт 20)

 

ЗРАЗОК

загального бланка районної державної адміністрації

{Формат А4 (210×297) з поздовжнім центрованим

розташуванням реквізитів}

 

 

 

                       ТЕОФІПОЛЬСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

         

(місце для назви документа)

 

 

   Теофіполь

 

 

 

 

 

 

 

 

 

┌                                                                       ┐

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 3

до Інструкції

(пункти 20)

 

ЗРАЗОК

бланка листа районної державної адміністрації

{Формат А4 (210´297) з поздовжнім центрованим

розташуванням реквізитів}

 

 

 

 

 

УКРАЇНА

ТЕОФІПОЛЬСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

вул. Небесної Сотні, 19, смт Теофіполь Теофіпольський район Хмельницька область

  (03844) 3-12-34, E-mail: admteof@ukr.пеtКод ЄДРПОУ 21316440

 

 

 

 

 

 

 

 

_______________  № ________________

┌                                                ┐

 

 

 

 

 

 

На № __________  від _______________

 

 

 

 

 

 

 

┌                                                                  ┐

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         

 

 

 

 

Додаток 4

до Інструкції

(пункт 20)

 

ЗРАЗОК

бланка листа районної державної адміністрації

{Формат А5 (210´148) з кутовим центрованим розташуванням реквізитів}

 

 

 

УКРАЇНА

 

ТЕОФІПОЛЬСЬКА

РАЙОННА  ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

вул. Небесної Сотні, 19, смт Теофіполь Теофіпольський район Хмельницька область

  (03844) 3-12-34, E-mail: admteof@ukr.пеtКод ЄДРПОУ 21316440

 

 

 

┌                                                                   ┐

 

 

 

 

____________  № _______________

 

 

На № ________________  від _________________

 

 

 

 

 

┌                                                                       ┐

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 5

до Інструкції

(пункт 20)

ЗРАЗОК

бланка розпорядження голови районної адміністрації

{Формат А4 (210´297) з поздовжнім центрованим розташуванням реквізитів}

 

 

 

 

ТЕОФІПОЛЬСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

 

   Теофіполь

 

 

 

 

 

 

┌                                                                       ┐

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 6

до Інструції

(пункт 20)

ЗРАЗОК

бланка наказу  керівника апарату районної державної адміністрації з основних питань діяльності*

{Формат А4 (210´297) з поздовжнім центрованим розташуванням реквізитів}

 

 

 

 

 

апарат ТЕОФІПОЛЬСЬКОЇ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

 

ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

НАКАЗ

 

 

   Теофіполь

 

 

 

 

 

 

┌                                                                       ┐

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

* За такою ж формою оформляються бланки наказів з адміністративно-господарських, кадрових питань та про відпустки

 

 

Додаток 7

до Інструкції

(пункт 20)

ЗРАЗОК

бланка наказу керівника апарату районної державної адміністрації про відрядження

{Формат А4 (210´297) з поздовжнім центрованим розташуванням реквізитів}

 

 

 

 

 

АПАРАТ ТЕОФІПОЛЬСЬКОЇ РАЙОННОЇ  ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

 

 

 

 

 

 

НАКАЗ

 

 

 

 

 

 

 

 

Теофіполь

 

 

 

 

Про відрядження

 

 

 

 

 

 

(прізвище, ініціали)

 

 

 

 

 

Відрядити

 

 

 

 

(прізвище, ініціали, посада відряджуваної особи)

 

 

 

 

 

до

 

 

 

 

(місце відрядження - найменування населеного пункту та установи)

 

 

терміном

 

діб з

“__” ________ ____ р. по

“__” ______ __ ____ р.

 

 

з метою

 

 

 

 

(мета відрядження)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Підстава: ____________________________________________________________

(назва виду, авторство, дата, індекс документа,

__________________________________________________________________

що є підставою для відрядження)

                         

Керівник

апарату адміністрації                             Підпис                        Ініціали, прізвище

               

                  ПОГОДЖЕНО

“____” ___________ 20___ р.

(Підписи, ініціали, прізвища заступника голови адміністрації, керівника структурного підрозділу апарату адміністрації, з якими погоджено відрядження із зазначенням дат погодження)

 

                               

 

 

 

Додаток 8

до Інструкції

(пункти 20, 44)

 

ЗРАЗОК

посадового бланка голови районної державної адміністрації *

{Формат А6 (105´148 ) з поздовжнім центрованим розташуванням реквізитів}

 

 

 

 

 

           

                              

ГОЛОВА

ТЕФІПОЛЬСЬКА РАЙОННА

ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

 

 

 

 

_______________

*   за таким же зразком виготовляються посадові бланки першого заступника, заступників голови, керівника апарату районної державної адміністрації

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 9

до Інструкції

(пункт 24)

 

 

ЖУРНАЛ

обліку та використання бланків листів районної державної адміністрації*

{Формат А4 (210´297) з книжковим розташуванням тексту}

 

№ з/п

Дата видачі

Прізвище та ініціали отримувача

Серія бланка

Кількість примір­ників

Крайні номери бланків

Підпис про отримання

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

* За аналогічною формою виготовляються журнали обліку та використання бланків розпоряджень голови, наказів  керівника апарату рпайонної державної адміністрації

 

 

 

Додаток 10

до Інструкції

(пункт 24)

 

 

ЖУРНАЛ

обліку видачі бланків листів районної державної адміністрації структурними підрозділами районної державної адміністрації*

{Формат А4 (210´297) з книжковим розташуванням тексту}

 

№ з/п

Дата видачі бланків

Серія та крайні номери бланків

Кількість примір­ників

Назва структурного підрозділу обласної державної адміністрації

Прізви­ще та ініціали отриму­вача

Підпис про отри­мання

Кількість зіпсова­них бланків

Примітка

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

* Використовується секретарями приймалень голови, заступників голови районної держав­ної адміністрації

 

Додаток 11

до Інструкції

(пункт 24)

 

До 10 числа, щомісячно   

РЕЄСТР

отримання та використання бланків листів

Теофіпольської районної державної адміністрації

___________________________________________________________________

(структурний підрозділ апарату, районної державної адміністрації)

 

№ з/п

Дата отримання

Серія та номер бланка

Вихідний номер та дата, за якими було відправлено лист через загальний відділ апарату райдержадміністрації

Відмітка про зіпсовані бланки

Примітка

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         Посада

 

Ініціали, прізвище

 

(підпис відповідальної за отримані бланки особи)

 

             

 

 

 

Додаток 12

до Інструкції

(пункт 43)

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що затверджуються з проставлянням

грифа затвердження

 

 

1. Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, спо­руд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

5. Номенклатури справ.

6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

7. Описи справ.

8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).

9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; роз­поділу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-кому­нальним господарством від капітального ремонту; науково-технічної ради, наукової ради тощо).

10. Посадові інструкції.

11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).

12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).

13. Розцінки на виконання робіт.

14. Статути (положення) установ.

15. Структура установи.

16. Форми уніфікованих документів.

17. Штатні розписи.

 

 

Додаток 13

до Інструкції

(пункт 47)

 

 

ГРАФІК КОНТРОЛЮ

за виконанням ________________________________________________________________

(назва виду, авторство документа)

від ______________ № _____________ вх. № _____________ від ___________)

 

№ з/п

№ контрольних пунктів документа

Відповідальні

за виконання

Строки

виконання

Відмітки

про виконання

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

{Формат А4 (210´297), А5 (148´210) з книжковим розташуванням тексту залежно від кількості контрольних пунктів і строків виконання документа}

 

 

 

Додаток 14

до Інструкції

(пункти 47, 219)

 

ФОРМА

аркуша контролю за проходженням і виконанням вхідного документа*

{Формат А4 (210´297) з книжковим двостороннім розташуванням тексту}

 

ТЕОФІПОЛЬСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

 

 
 

 

 

 

АРКУШ КОНТРОЛЮ

ЗА ПРОХОДЖЕННЯМ І ВИКОНАННЯМ ВХІДНОГО ДОКУМЕНТА

 

Резолюції керівника адміністрації, який розглянув документ,

щодо організації, ходу та підсумків виконання

 

..........................................................................................

..........................................................................................

{Вільне місце формату А5 (210´148) для ксерокопіювання лицьової сторони заповненої реєстраційно-контрольної картки вхідного документа

..........................................................................................

Уточнюючі резолюції інших посадових осіб щодо організації виконання

 

..........................................................................................

(сторінка 1)

_________________________________________

 

 

Продовження додатка 14

 

(сторінка 2)

ВІДМІТКИ ПРО ВИКОНАННЯ

 

Дата

Зміст виконання

Посада, підпис, ініціали, прізвище виконавця.

1

2

3

 

 

 

 

ЗНЯТО З КОНТРОЛЮ __________________________________ “_____”_______________  ______ р.

                                                                                              (ким знято з контролю)

і надіслано до справи № _________

 

 

__________________________________

* За такою ж формою виготовляється аркуш контролю за виконанням розпорядження голови обласної державної адміністрації

 

 

 

Додаток 15

До Інструкції

(пункт 57)

ЗРАЗОК

письмового повідомлення про причину підписання документа не головою районної державної адміністрації

 

До листа за № ____________________

від “___” _________________ 201__ року

 

 

 

Повідомляємо, що цей лист направляється за підписом першого заступника (заступника) голови районної державної адміністрації ______________________ у зв’язку з                                                                                                                                                 (прізвище, ініціали)     

__________________________________________________ голови районної державної

                               (вказати причину відсутності керівника)

адміністрації ____________________

                                    (прізвище, ініціали)

 

Начальник загального відділу

апарату адміністрації            _____________________                 __________________

   (підпис)                                 (ініціал, прізвище)

 

 

Додаток 16

до Інструкції

(пункт 71)

 

 

ФОРМА

паспорта розпорядження голови районної державної адміністрації*

{Формат А3 (420´297) з книжковим двостороннім розташуванням тексту

 обсягом 4 сторінки}

 

ТЕОФІПОЛЬСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

 

 

 
 

 

 

 

ПАСПОРТ РОЗПОРЯДЖЕННЯ

ГОЛОВИ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

 

з питання:

 

 

Дата

 

 

 

 

 

Індекс (№)

 

 

 

 

 

 

 

Проект розпорядження внесений (ким)

 

 

 

 

 

 

 

 

Строк дії або кінцевий строк

виконання розпорядження

 

 

           

 

ПРОЕКТ ПОГОДИЛИ:

 

Посади осіб, які погодили проект

Прізвища та ініціали посадових осіб

Підписи і дати погодження

Зауваження до проекту документа

1

2

3

4

 

 

 

 

(сторінка 1)

 

 

(сторінка 2)

Посади осіб, які погодили проект

Прізвища та ініціали посадових осіб

Підписи і дати погодження

Зауваження до проекту документа

1

2

3

4

 

 

 

 

 

_________________________

 

Продовження додатка 16

 

(сторінка 3)

 

РОЗПОРЯДЖЕННЯ ПРОПОНУЄТЬСЯ НАДІСЛАТИ:

 

№ з/п

Список адресатів

Кількість примір-

ників

У тому числі повністю

витяги з :

Додатки

з розпо­ряд­ження

додатків №

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

__________________________

 

(сторінка 4)

№ з/п

Список адресатів

Кількість примір-

ників

У тому числі :

 

у повно-му ком-плекті

лише додатки

витяги з :

 

розпоряд­ження,  пункти №

додатків №, пунк-ти №

 
 
 

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

– ” –

 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Усього:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Виконавець проекту розпорядження: _______________  _______________________________

                                                                 (підпис)                                                    (ініціали, прізвище)

тел. № __________                              “____”_____________  _____ р.

Розпорядження надіслано адресатам згідно зі списком розсилки “____”_____________ _____ р.

_________________________________________________________________

(підпис, ініціали, прізвище особи, яка здійснила розсилку)

 

 

 

* За таким же зразком оформляються паспорти доручень, протокольних дору­чень, протокольних рішень

 

 

 

Додаток 17

до Інструкції

(пункти 76)

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилу­чення справ для знищення; передачі справ тощо).

2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсила­ються до Вищої атестаційної комісії України.

4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробіт­ництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, бан­ківські, пенсійні, платіжні.

8. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будів­ництво; технічні тощо).

9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здій­снювати фінансово-господарські операції.

12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та ос­воєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

14. Номенклатури справ.

15. Описи справ.

16. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про пре­міювання).

17. Протоколи (погодження планів поставок).

18. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

19. Специфікації (виробів, продукції тощо).

20. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

21. Статути установ.

22. Титульні списки.

23. Трудові книжки.

24. Штатні розписи.

 

 

 

Додаток 18

до Інструкції

(пункт 83)

ШТАМП

районної  державної адміністрації для реєстрації вхідних документів

(42´25 мм)

 

 

 

 

 

Теофіпольська райдержадміністрація

 

 

“_____”_________________  ______ р.

 

 

Вх. № _____________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 19

до Інструкції

(пункт 112)

 

 

 

ЖУРНАЛ

 реєстрації розпоряджень голови районної державної адміністрації

з основних питань діяльності*

{Формат А4 (210´297) з книжковим або альбомним розташуванням тексту}

 

№ з/п

Дата

 реєст-

рації

Реєстра­ційний індекс

Заголовок розпорядження

Хто вніс проект розпорядження

До відома кого доведено розпорядження

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

* За такою ж формою виготовляються журнали реєстрації розпоряджень голови районної державної адміністрації з кадрових та адміністративно-господарських питань, наказів керівника апарату з основних питань діяльності, з адміністративно-господарських питань, кадрових питань, про відпустки, а також журнали реєстрації прокольних рішень, прото­кольних доручень голови районної державної адміністрації

 

 

 

 

 

Додаток 20

до Інструкції

(пункти 112, 219, 230)

ФОРМА

 реєстраційно-контрольної картки розпорядчого документа

{Формат А5 (210´148) з двостороннім розташуванням тексту}

 

 

 

 

 

 

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА РОЗПОРЯДЧОГО ДОКУМЕНТА № ___________

Відмітки про контроль

 

 

Строки виконан-ня

Продов-жено до

Вико-нано

 

Кореспондент (орган, посадова особа – автор документа)

Назва виду документа

 
 

 

 

 

 

 

 

Дата та індекс документа

 

Заголовок або короткий зміст

 

 

 

 
 

На виконання документа

 
 

Назва та індекс підрозділу – укладача документа

Дата пере-дачі на ви-конання чи ознайом-лення

Прізвища та ініці-али осіб, яким пе-редано документ або яких ознайомлено

з документом

Під-пис про одер-жання

Від-мітки про повер-нення

 

 

 

Техн.виконавець, дата, серія і № бланка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                   

 

(лицьова сторона)

 

 

 

 

 

 

 

ВІДМІТКИ ПРО ВИКОНАННЯ

 

 

Номери пунктів

Строки виконання

Короткий зміст

та виконавці

Відмітки

про виконання

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Відмітки про внесення змін, доповнень, продовження строків дії, визнання втрати чинності

 

 

 

 

               

(зворотна сторона)

 

 

 

Додаток 21

до Інструкції

(пункт 145)

 

ЖУРНАЛ

реєстрації відряджень

{Формат А4 (210´297) з книжковим або альбомним розташуванням тексту}

 

з/п

Прізвище, ім’я, по батькові

Місце відрядження

Дата і номер наказу (розпо­рядження)

Дата вибуття у відрядження

Дата при­буття з відряд­ження

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 22

до Інструкції

(пункт 152)

 

               

ЗВІТ*

про обсяг документообігу

за ___ ________________ 20__ р.

{Формат А4 (210´297) з книжковим або альбомним розташуванням тексту}

 

Документи

Кількість документів

оригінали

копії

усього

Вхідні

 

 

 

Вихідні

 

 

 

Внутрішні:

 

 

 

розпорядження голови райдержадміністрації**

 

 

 

накази заступника керівника апарату облдержадміністрації**

 

 

 

протоколи засідання колегії райдержадміністрації

 

 

 

інші документи

 

 

 

Усього:

 

 

 

 

Начальник загального відділу

 

 

 

 

(підпис)

 

(ініціали (ініціал імені) прізвище)

___  ________________ 20__ р.

__________________________________________________

* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами

** Обліковуються окремо, за змістом управлінської діяльності

 

 

Додаток 23

до Інструкіції

(пункт 166)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що не підлягають реєстрації *

 

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформації, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, програми (копії).

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

5. Прейскуранти (копії).

6. Норми витрати матеріалів.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Друковані видання (книги, журнали, брошури, бюлетені тощо).

9. Наукові звіти за темами.

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти (копії).

11. Форми статистичної звітності.

12. Договори.

 

* У разі потреби такі документи можуть реєструватися окремо від груп основних документів загальним відділом або відповідним структурним підрозділом

 

 

 

Додаток 24

(пункт 172, 230)

ФОРМА

 реєстраційно-контрольної картки вхідного документа

{Формат А5 (210´148) з двостороннім розташуванням тексту}

 

 

 

 

 

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

ВХІДНОГО ДОКУМЕНТА № ___________

Відмітки про контроль

 

 

Строки виконан-ня

Продов-жено до

Вико­нано

 

Кореспондент (орган, посадова особа – автор документа)

Назва виду документа

 
 

 

 

 

 

 

 

Дата реєстрації та індекс

 
 

 

 

Заголовок або короткий зміст

Дата та індекс документа

 

 

 

 

 

На №                 від

 

Коплектність

 

 

Резолюція

Дата пере­дачі на ви-конання чи ознайом-лення

Прізвища та ініці-али осіб, яким пе-редано документ або яких ознайомлено

з документом

Під-пис про одер-жання

Від-мітки про повер-нення

 

 

 
 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                   

 

(лицьова сторона)

Продовження додатка 24

 

 

 

 

 

 

Резолюція

Дата пере-дачі на ви-конання чи ознайом-лення

Прізвища та ініціали осіб, яким передано документ або яких ознайомлено з документом

Підпис про одер-жання

Від-мітки про повер-нення

 

 

 

 
 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВІДМІТКИ ПРО ВИКОНАННЯ

 

 

Дата

Зміст виконання

Дата

Зміст виконання

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                       

 

(зворотна сторона)

 

 

 

 

Додаток 25

до Інструкції

(пункт 172, 230)

 

 

ЖУРНАЛ

реєстрації звітів, інформацій, відповідей місцевих органів влади і органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій

{Формат А4 (210´297) з книжковим розміщенням тексту}

 

 

Індекс кореспондента

 

Порядковий номер і дата реєстрації

Вих. дата інформації

Вихідний номер інформації

Номер документа, на який надіслано інформацію

Прізвище та ініціали особи, якій передано інформацію

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 26

до Інструкції

(пункт 172, 230, 247 )

 

РЕЄСТР № _______

надходження до районної державної адміністрації

інформації про виконання документа

{Формат А4 (210´297) з книжковим розташуванням тексту}

від ____________ № ____________

Контрольний строк надходження інформації до “____” __________________ ______ року

Інформація надходить в _______________________________________________________

Відповідальний за контроль __________________________

Інформації отримує _________________________________

 

№ з/п

Кореспонденти

Дати надходження інформації

Вихідні дати інформації

Вихідні індекси інформації

Підпис про отримання, дата

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

Інформацію передав                        __________________       ______________________

      підпис                                            ініціал, прізвище

Інформацію отримав                        __________________       ______________________

      підпис                                            ініціал, прізвище

 

 

 

 

 

Додаток 27

до Інструкції

(пункт 173, 230)

 

ЖУРНАЛ

реєстрації документів, затверджених/погоджених головою районної державної адміністрації*

{Формат А4 (210´297) з книжковим або альбомним розташуванням тексту}

 

№ з/п

Дата

 реєст-

рації

Реєстра-ційний індекс

Назва та зміст документа

Хто є розробником дрокумента

ПІБ представника розробника та підпис про отримання додаткових примірників

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

* За таким же зразком реєструються договори господарського характеру

 

Додаток 28

до Інструкції

(пункт 195)

СТРОКИ

виконання основних документів

1. Укази, розпорядження і доручення Президента України – у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.

2. Запит народного депутата України – не пізніше ніж у п’ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою Украї­ни строк.

Запит депутата місцевої ради – у встановлений зазначеною радою строк.

Якщо запит народного депутата України (депутата місцевої ради) з об’єктив­них причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відпо­відно до закону письмове повідомлення суб’єктам внесення запиту.

3. Звернення народного депутата України (депутата місцевої ради), коміте­тів Верховної Ради України – протягом не більш як 10 днів з дня надходження.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депу­тата місцевої ради) у встановлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депу­татського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

4. Запит народного депутата України, що надсилається Кабінетом Міністрів України – протягом 10 днів з дня їх реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України.

Звернення народного депутата України, що надсилається Кабінетом Міністрів України, – протягом 5 днів з дня їх реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України.

5. Розпорядження голови облдержадміністрації, доручення заступ­ників го­лови облдержадміністрації – у 30-денний термін з дня підписання, якщо інше не визначено в документі.

6. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані про­тягом 30 календарних днів.

7. Документи з терміном “Постійно” – щокварталу, або щопівроку, або щороку.

8. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нор­ма­тивно-правових актів – до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабі­нету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).

9. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати – 15 днів з дня реє­страції документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).

10. Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду, – у строк, установлений їх головними розробни­ками.

11. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднан­ня громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень (далі – запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію – не більше п’яти робочих днів від дня надходження запиту.

У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для за­хисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і пред­метів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.

У разі, коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продов­жити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продов­ження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу у письмовій формі не пізніше ніж протягом п’яти робочих днів з дня надходження запиту.

Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені стро­ки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення дово­диться до відома запитувача у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскар­ження прийнятого рішення.

12. Звернення громадянне більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.

Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

13. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня – до зазначеного в них строку.

14. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового ви­рішення, – до двох днів, решта – протягом 7 робочих днів.

15. Проектні заявки на проекти, які фінансуватимуться за рахунок субвенції, та зміни до них формуються відповідними виконавчими комітетами міських, селищ­них, сільських рад об’єднаних територіальних громад та подаються Раді міністрів Автономної Республіки Крим, облдержадміністраціям для надання висновку щодо зазначених проектних заявок протягом 5-ти робочих днів (постанова КМУ від 16.03.2016 № 200).

16. Надання адміністративних послуг щодо надання дозволів на розмі­щення зовнішньої реклами та із земельних питань10 робочих днів (Закон України “Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності”).

 

 

Додаток 29

до Інструкції

(пункт 216)

 

ЗВЕДЕННЯ

про виконання документів, строки виконання

яких закінчилися у _____________ 20___ року

 

№ з/п

Назва відділів (секторів) апарату, управлінь та інших структурних підрозділів РДА

Усього документів на виконанні, кількість документів

Виконано, кількість документів

Не виконано на звітну дату, кількість документів

Вчасно

Невчасно

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Начальник загального відділу

апарату адміністрації                      __________________       ______________________

      підпис                                            ініціал, прізвище

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 30

до Інструкції

(пункт 230)

 

ПЕРЕЛІК

обов’язкових реквізитів для заповнення

реєстраційно-контрольної картки

 

№ з/п

Реквізити

Пояснення до заповнення

1

2

3

1

Адресат

Під час реєстрації вихідного документа переносяться до РКК з документа найменування установ чи посадових осіб, яким адресовано документ

2

Кореспондент

Під час реєстрації вхідного документа зазначається найменування уста­нови, органу чи посадової особи – автора документа.

Під час реєстрації власного розпорядчого чи вихідного документа зазна­чається найменування органу, посада і прізвище посадової особи обл.­держадміністрації, яка прийняла, видала чи підписала документ

3

Назва виду документа

Заповнюється відповідно до назви виду документа, що реєструється

4

Дата документа

Зазначається дата, надана документу установою-автором. Переноситься до РКК з вхідного, власних розпорядчого чи вихідного документів з вико­ристанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік. Число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами, розділених між собою крапками

5

Індекс документа

Зазначається індекс, наданий документу установою-автором. Переноситься до РКК з вхідного, власних розпорядчого чи вихідного документів

6

Дата надходження документа

Дата надходження документа до облдержадміністрації переноситься до РКК трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік), розділених між собою крапками, з реєстраційного штампа

 

Продовження додатка 30

 

1

2

3

7

Індекс надходження документа

Індекс, присвоєний вхідному документу, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами

8

Заголовок або короткий зміст документа

Переноситься заголовок, сформований на документі. У разі відсутності заголовка у документі до РКК заноситься короткий зміст документа, сформульований відповідно до правил

9

На виконання документа

Зазначаються назва виду, авторство, дата та індекс документа, на виконання якого складено документ, що реєструється

10

Резолюція

Переноситься до РКК з документа або посадового бланка. Зазначаються виконавці, зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції

11

Відмітки про контроль

У графі “Строки виконання” під час взяття документа на контроль за­значаються визначені в установленому порядку строки виконання до­кумента. У разі перенесення чи продовження строку виконання у графі “Продовжено до” напроти строку, що переноситься чи продовжується, зазначається новий строк виконання документа. У графі “Виконано” напроти строку виконання, зазначеного в попередній графі, зазначається дата фактичного виконання документа. Дати зазначаються трьома парами арабських цифр, розділених між собою крапками

12

Відмітки про проходження документа

У відповідних графах зазначаються прізвища та ініціали осіб, яких ознайомлено з документом або яким надіслано копію документа, дата передачі на ознайомлення або надсилання, підпис про одержання або ознайомлення, дата повернення документа до загального відділу

 

13

Назва, індекс підрозділу-укладача документа

У РКК власного розпорядчого чи вихідного документа зазначаються найменування структурного підрозділу або іншої установи – розробника проекту документа, а також індекс підрозділу чи установи за класифікатором адресатів-кореспондентів облдержадміністрації; прізвище, ініціали та номер телефону особи-укладача (виконавця) документа

14

Технічні відмітки

Зазначаються ініціали імені та прізвища технічного виконавця документа (оператора комп’ютерного набору), дата виготовлення, комплектність документа, серія і но­мер використаного для виготовлення документа бланка, назва електрон­ного файла документа

15

Відмітки про виконання документа

Зазначаються дата, короткий запис про вирішення питання по суті, реквізити прийнятих на виконання даного документа інших документів, одержаних чи надісланих звітів, інформацій, довідок тощо, підпис відповідального за контроль або іншого працівника, який зробив відмітку

16

Відмітки про внесення змін, допов­нень, зміну строків чинності

Зазначаються дата, авторство, назва виду, дата, індекс документа, яким внесено зміни, доповнення, продовжено чи призупинено строк дії документа, знято з контролю чи визнано втрату чинності; підпис, прізвище, ініціали особи, що зробила відмітку

 

 

 

Додаток 31

до Інструкції

(пункт 172, 230, 237)

 

ФОРМА

реєстраційно-контрольної картки вихідного документа

{Формат А5 (210´148) з альбомним двостороннім розташуванням тексту}

 

 

 

 

 

 

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА ВИХІДНОГО ДОКУМЕНТА № ___________

Відмітки про контроль

 

 

Строки виконан-ня

Продов-жено до

Вико-нано

 

Посадова особа – автор документа

Назва виду документа

 
 

 

 

 

 

 

 

Дата та індекс документа

 

Адресат

 

 

 

 
 

Заголовок або короткий зміст

Реєстр №

На виконання документа

 

 

 

 

Назва та індекс підрозділу – укладача документа

Відмітка про проходження документа

 

Дата пере-дачі на ви-конання чи ознайом-лення

Прізвища та ініці-али осіб, яким пе-редано документ або яких ознайомлено

з документом

Підпис про одер-жання або оз­найом­лення

Від-мітки про повер-нення

 

 

 

Техн. виконавець, дата, серія і № бланка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                   

 

(лицьова сторона)

 

 

 

 

 

 

ВІДМІТКИ ПРО ВИКОНАННЯ

 

 

Дата надходження та вихідний індекс відповіді

Дата та вхідний індекс відповіді

Кому передано

 на розгляд

Дата пере-дачі

Під-пис

Дата повер-неня

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Дата

Зміст виконання

Дата

Зміст виконання

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                         

(зворотна сторона)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 32

до Інструкції

(пункт  272)

 

ФОРМА

журналу обліку печаток і штампів у ________________________________

                                                                                        (назва структурного підрозділу)

 державної адміністрації

{Формат А4 (210´297) з книжковим або альбомним розташуванням тексту}

 

Розділ 1

 

ПЕРЕЛІК

печаток і штампів районної державної адміністрації

 

№ з/п

Найменування печатки, штампа

Відбиток печатки, штампа

Дата, підстава, причина виготовлення

Кількість

(штук)

Відмітки про заміну (дата, підстава,

причина)

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

Розділ 2

 

ВІДОМІСТЬ

про передачу печаток і штампів в користування у ___________________________________________

      (назва структурного підрозділу)

районної державної адміністрації в користування

 

№ з/п

Найменування печатки, штампа

Відбиток печатки, штампа

Кількість (штук)

Дата , підстава, причина передачі печатки, штампа

Прізвище, ініціали, посада особи, якій передано печатку, штамп

Підпис про одержання печатки, штампа

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 33

до Інструкції

(пункт 284)

 

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ

структурного підрозділу апарату районної державної адміністрації

 

Теофіпольська районна державна адміністрація

Найменування структурного підрозділу

 

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________№____________

На __________рік

_________________________________________________________________
(назва розділу)

 

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

 

 

Найменування посади керівника структурного підрозділу

__________

_______________________

___  ______________ 20___ р.

(підпис)

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

      

 

 

ПОГОДЖЕНО

 

 

Особа, відповідальна за архів

 

 

________    _______________________

 (підпис)      (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  __________ 20___ р. № _____

Продовження додатка 39

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році у структур­ному підрозділі

 

За строками зберігання

Разом

У тому числі

таких, що переходять

з відміткою “ЕПК”

Постійного

 

 

 

Тривалого (понад 10 років)

 

 

 

Тимчасового (до 10 років включно)

 

 

 

Усього:

 

 

 

 

Підсумкові відомості передано до служби діловодства

 

Найменування посади особи, відповідальної за діловодство у структурному підрозділі

__________

_______________________

___  _____________ 20___ р.

(підпис)

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

 

 

 

Додаток 34

до Інструкції

(пункт 284)

 

ФОРМА зведеної НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ

апарату обласної державної адміністрації

{Формат А4 (210´297) з книжковим розташуванням тексту}

 

Теофіпольська районна державна адміністрація

ЗАТВЕРДЖУЮ

 

 Керівник апарату районної державної адміністрації

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_______  ________________________

  (підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище)

     МП

 

 

__________ № ___________

___  ____________ 20___ р.

На __________ рік

 

 

 

Індекс справи

Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість справ

(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

 

 

 

_________________________________________________________________

(індекс і найменування структурного підрозділу райдержадміністрації або

напряму діяльності тощо)

 

 

Начальник загального відділу апарату райдержадміністрації

______________

__________________________

___  ____________ 20___ р.

(підпис)

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

 

Віза особи, відповідальної за архів апарату райдержадміністрації

______________

__________________________

___  ____________ 20___ р.

(підпис)

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

 

 

СХВАЛЕНО

Протокол засідання експертної комісії апарату райдержадміністрації

 

________ № ________

 

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання експертно-перевірної комісії Державного архіву Хмельницької області

________ № ________

 

 

Продовження додатка 34

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в установі

 

За строками зберігання

Разом

У тому числі

таких, що переходять

з відміткою “ЕПК”

Постійного

 

 

 

Тривалого (понад 10 років)

 

 

 

Тимчасового (до 10 років включно)

 

 

 

Усього:

 

 

 

 

 

Начальник загального відділу апарату райдержадміністрації

 

 

 

 

(підпис)

 

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20___ р.

 

 

 

 

 

Підсумкові відомості передано до Державного архіву області

 

 

 

Особа, відповідальна за архів апарату райдержадміністрації

 

 

 

 

(підпис)

 

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20___ р.

 

 

 

 

 

 

Додаток 35

До Інструкції

(пункт 309)

 

Теофіпольська районна

державна адміністрація

Загальний відділ, архів

 

картка-замінник документа (справи)

 

Документ (справа)

 

 

(індекс за номенклатурою або номер за описом і заголовок)

Опис

 

 

(номер і назва)

Фонд

 

 

(номер і назва)

Видано

 

 

 

(дата видачі)

 

 

 

(особа, якій видано, та найменування її структурного підрозділу)

до

 

 

 

(дата повернення)

 

           

 

 

Посада особи, відповідальної за архів апарату районної державної адміністрації

 

 

 

 

 

 

(підпис)

 

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

____ ____________ 20___ року

 

 

Додаток 36

До Інструкції

(пункт 309)

 

 

Теофіпольська районна державна адміністрація

 

Ж У Р Н А Л

реєстрації видачі документів з архіву апарату

районної  державної адміністрації

 

Розпочато ________________     

Закінчено ________________

 

з/п

Дата видавання

Фонд №

Опис №

Справа №

Крайні дати документів справи

Кому видано

Підпис про отримання

Підпис про повернення

При­мітки

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

 

Разом у _______ році видано з архівосховища ___________________________ справ.

         (цифрами і словами)

 

 

 

Посада особи, відповідальної за архів апарату районної державної адміністрації

 

 

 

 

 

 

(підпис)

 

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

____ ____________ 20___ року

 

 

Додаток 37

До Інструкції

(пункт 315)

 

ФОРМА АКТА

про вилучення для знищення документів, які не підлягають зберіганню

 

Теофіпольська районна державна адміністрація

ЗАТВЕРДЖУЮ

 

 Керівник апарату

райдержадміністрації

 

 

 

 

 

(підпис)

 

(ініціали, (ініціал імені) прізвище)

 

       МП

АКТ

 

__________ № ____________

___  _____________ 20___ р.

_________________________
       (місце складення)

 

 

Про вилучення для знищення
документів, не внесених до

Національного архівного фонду

 

 

На підставі ______________________________________________________________

                     (назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх зберігання

_____________________________________________________________________________

або типової (примірної) номенклатури справ)

відібрано для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № ______________________

                                                                            (найменування фонду)

№ з/п

Заголовок справи або груповий заголовок справ

Дата справи або останні дати справ

Номери описів (номен­клатур) за рік (роки)

Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Приміт-ка

1

2

3

4

5

6

7

8

Разом____________________________________ справ за ___________ роки
                                  (цифрами і словами)

 

Найменування посади особи Державного архіву області, яка проводила експертизу цінності документів

____________

______________________

 

___  __________ 20___ р.

(підпис)

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

 

 

 

ПОГОДЖЕНО

СХВАЛЕНО

Протокол засідання експертно-перевірної комісії Державного архіву області

Протокол засідання експертної комісії апарату облдержадміністрації

___________ № _______

__________ № ________

       

 

 

Продовження додатка 37

 

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ___________ роки схвалено, а з особового складу погоджено з експертно-перевірною комісією Державного архіву області

(протокол від ___  _____________ 20___ р. № ___________)

 

Документи в кількості _______________________________________________ справ

                                                                                       (цифрами і словами)

вагою ___________________ кілограмів здано в ___________________________________

                                                                                                                            (найменування установи)

на переробку за приймально-здавальною накладною від _________ № ___ або знищено шляхом спалення.

 

 

Найменування посади особи, яка здала (знищила) документи

 

 

 

___  _____________ 20___ р.

(підпис)

 

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

 

 

 

Додаток 38

до Інструкції

(пункт 320)

ФОРМА

опису справ структурного підрозділу апарату районної державної адміністрації

Теофіпольська районна державна адміністрація

 

(найменування структурного підрозділу)

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника структурного підрозділу

 

 

 

(підпис)

 

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ _____________ 20___ р.

д

ОПИС № _________

_________________________________________________________________

(назва розділу)

 

з/п

Індекс справи (тому, частини)

Заголовок справи (тому, частини)

Крайні дати справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком*

Примітка

1

2

3

4

5

6

7

У цей опис включено ____________________справ з № __________ по

                                           (цифрами і словами)

№ _____, у тому числі:     

літерні номери ___________________

пропущені номери ________________

 

Найменування посади укладача опису

___________

___________________________

___  ____________ 20___ р.

(підпис)

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

ПОГОДЖЕНО

 

Начальник загального відділу апарату райдержадміністрації

________  __________________________

 

 (підпис)         (ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

___  ____________ 20___ р.

 

 

Передав ________________________________________________ справ
   (цифрами і словами)

 

Найменування посади працівника структурного підрозділу

________________

___________________________

___  __________ 20___ р.

(підпис)

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

Прийняв ________________________________________________ справ
(цифрами і словами)

 

Особа, відповідальна за архів апарату райдержадміністрації

________________

___________________________

___  __________ 20___ р.

(підпис )

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

_____________

* Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання

 

Приєднані документи:

інструкція з діловодства
Переглядів: 496
Дата публікації: 11:41 09.02.2018
Версія для слабо- зорих