РДА | Функції та повноваження | Інструкція з діловодства РДА
Інструкція з діловодства РДА

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження голови

районної державної адміністрації

26.02.2019 № 36/2019-р

 

 

І Н С Т Р У К Ц І Я

з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

Хмельницької області

 

(із змінами, внесеними розпорядженням голови

районної державної адміністрації від 28.08.2019 № 135/2019-р)

І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1. Інструкція з діловодства в Теофіпольській районній державної адміністрації Хмельницькій області (далі – Інструкція) встановлює вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами створюваними в паперовій формі в районній державній адміністрації включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

2. Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами, розпорядженнями райдержадміністрації та не може регулюватися цією Інструкцією.

3. Інструкція визначає порядок ведення діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації (далі – адміністрації) поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп’ютерів і документів, що передаються і отримуються електронною поштою. Комп’ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам національних стандартів, Типової інструкції та цієї Інструкції.

При запровадженні електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису порядок організації роботи з електронними документами та документування управлінської діяльності в електронній формі, будуть здійснюються відповідними структурними підрозділами або спеціально призначеними для цього особами.

Діловодство в апараті адміністрації та її структурних підрозділах без статусу юридичної особи проводиться на підставі цієї Інструкції.

Структурні підрозділи адміністрації зі статусом юридичної особи організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства, що розробляються на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», цієї Інструкції, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі - регламенти та національні стандарти).

4. Відповідальність за організацію діловодства в адміністрації, її апараті та структурних підрозділах несуть, відповідно, голова, керівник апарату, керівники структурних підрозділів апарату та адміністрації.

5. За підготовлений проект документа відповідальним є його автор.

6. Організація діловодства в апараті адміністрації покладається на відділ юридичного, організаційного забезпечення, документообігу, контролю та роботи із зверненнями громадян апарату.

7. Організація діловодства у паперовій формі в структурних підрозділах адміністрації покладається на спеціально визначену для цього особу.

ІІ. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ

Загальні вимоги до створення документів

8. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил (див. додаток 1) інформація про управлінські дії.

9. Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55 (далі – ДСТУ 4163-2003).

10. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Регламентом районної державної адміністрації, положеннями про апарату адміністрації та її структурні підрозділи, цією Інструкцією.

11. В апараті адміністрації та її структурних підрозділах без статусу юридичної особи визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про його діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.

12. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, наказ, доручення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом адміністрації, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

13. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання адміністрацією покладених на неї завдань і функцій.

14. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року № 1024 (із змінами) (далі – ДКУД).

15. Документ повинен містити обов’язкові для його певного виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування адміністрації (структурного підрозділу адміністрації) – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

16. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфікованими шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів адміністрації.

17. Діловодство в апараті, структурних підрозділах адміністрації здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються державною мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

18. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

19. Організаційно-розпорядчі документи у паперовій формі оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції відповідно до додатку 1 до цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 – ліве;

10 – праве;

20 – верхнє;

20 – нижнє.

20. Види бланків що використовуються в адміністрації, порядок їх обліку визначаються цією Інструкцією.

21. В адміністрації використовують бланки документів таких зразків:

загальний бланк для створення документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток 2 (з поздовжнім розміщенням реквізитів), додаток 3 (з кутовим розміщенням реквізитів));

бланк розпорядження голови адміністрації (додаток 4);

бланк наказу керівника апарату адміністрації (додаток 5)

бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) для створення різних видів документів (протокольне рішення, доручення, протокольне доручення тощо) (додаток 6);

бланк спільного розпорядження голів адміністрації та районної ради (додаток 7);

загальний бланк для створення документів (без зазначення у бланку назви виду документа) структурного підрозділу адміністрації без статусу юридичної особи (додаток 8);

бланк наказу керівника структурного підрозділу адміністрації без статусу юридичної особи (додаток 9).

Формування журналів та інших документів, форми (бланки) яких не затвердженні цією інструкцією, здійснюється відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.

22. Виготовлення бланків здійснюється друкарським способом або за допомогою комп’ютерної техніки в установленому порядку на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

23. Загальний бланк для створення документів (без зазначення у бланку назви виду документа), бланки розпорядження голови адміністрації, наказу керівника апарату адміністрації є бланками суворого обліку і звітності. Облік цих видів бланків ведеться за порядковими номерами, що проставляються нумератором або іншим способом на лівому полі лицьового боку бланка.

Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються керівником апарату, про що видається відповідний наказ.

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо кількість зареєстрованих документів такого виду в адміністрації перевищує      2 тис. одиниць на рік. Якщо кількість зареєстрованих документів у паперовій формі менше 2 тис. одиниць, документ друкується з текстового редактора, в якому його створено, без застосування бланків, виготовлених друкарським способом.

Бланки, які є бланками суворої звітності, зберігаються в умовах, що забезпечують їх надійне зберігання, обліковуються і видаються працівникам, робота яких безпосередньо пов’язана з друкуванням документів, під розписку в журналах встановленої форми відповідно до додатка 10 до цієї Інструкції.

Перед отриманням нової кількості бланків працівники, робота яких безпосередньо пов’язана з друкуванням документів, проводять звірку і звітують про використання раніше отриманих бланків, здають зіпсовані бланки до відділу юридичного, організаційного забезпечення, документообігу, контролю та роботи із зверненнями громадян апарату.

Зіпсовані бланки, а також виконані на бланках, але з певних причин відхилені проекти документів, повертаються виконавцями за місцем обліку бланків та друкування документів і знищуються у встановленому порядку працівниками, які їх друкували.

24. Документи, оформлені на бланках адміністрації, підписуються виключно головою, першим заступником, заступником голови, керівником апарату адміністрації і реєструються виключно в відділі юридичного, організаційного забезпечення, документообігу, контролю та роботи із зверненнями громадян апарату, за винятком наказів керівника апарату.

Накази керівника апарату реєструються в службі персоналу.

25. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

Зображення Державного Герба України

26. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року № 2137-XII «Про Державний герб України».

27. Зображення Державного Герба України розміщується по центру верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки, 12 міліметрів завширшки.

Коди

28. Код адміністрації проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). На загальному бланку для створення документів зазначений код розміщується після реквізиту «Довідкові дані про установу».

Найменування установи

29. Повна назва – «Теофіпольська районна державна адміністрація Хмельницької області» вживається відповідно до Закону України «Про місцеві державні адміністрації», Регламенту районної державної адміністрації.

У текстах документів, створених на бланках адміністрації, допускається вживання скороченої назви – райдержадміністрація.

Найменування структурного підрозділу адміністрації зазначається у разі, коли він є автором документа, і розміщується нижче найменування адміністрації.

Довідкові дані про установу

30. Довідкові дані про адміністрацію, її структурний підрозділ містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, адресу офіційного веб-сайту тощо.

Довідкові дані розміщуються нижче найменування адміністрації (структурного підрозділу).

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

31. Назва виду документа (наказ, розпорядження, доручення, протокольне доручення тощо) зазначається на відповідному бланку друкованим способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

Дата документа

32. Датою документа є дата його реєстрації. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 01.02.2019.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 лютого 2019 року. Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад 02 квітня 2019 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

33. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року, індексу за номенклатурою справ, поточного року, наприклад: 845/01-37/2019, де 845 – порядковий номер, 01-37 – індекс справи за номенклатурою, 2019 – чотири цифри року надходження документа.

Реєстраційний індекс вихідних документів складається з індексу за номенклатурою справ, порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року, наприклад: 01-38/845/2019, де 01-38 – індекс справи за номенклатурою, 845 – порядковий номер, 2019 – чотири цифри року відправлення документа.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі визначається формою бланка.

Розпорядчі документи адміністрації індексуються у порядку їх видання у межах календарного року. Індекси розпорядчих документів мають цифрово-літерну індексацію.

Реєстраційний індекс розпорядчого документа складається з розташованих в установленій послідовності двох груп цифр та однієї групи літер за формулою 0000/0000-оо, в якій групи цифр означають: перша – індивідуальний порядковий реєстраційний номер в межах календарного року і певного виду розпорядчого документа, друга – дві останні або чотири цифри року видання чи прийняття документа, третя – літерний індекс виду розпорядчого документа.

Групи цифр розділені між собою правобічною похилою рискою, друга група цифр відділяється від літерного індексу дефісом. Кількість цифр у першій групі залежить від величини порядкового номера, друга група цифр чотиризначна, літерний індекс одно-, дво-, або тризначний.

Розпорядження голови адміністрації індексуються літерним індексом за змістом управлінської дії. Приклад:

з основної діяльності                                           –    № 321/2019-р;

з кадрових питань                                                –    № 145/2019-р/к;

з адміністративно-господарських питань       –    № 245/2019-р/ад;

спільні розпорядження                                        –    № 36/2019-рс.

Накази керівника апарату адміністрації індексуються літерними індексами: з кадрових питань – «нк», про відпустки – «нв» та «нвтз» (накази про відпустки тривалого зберігання), про відрядження – «н/від».

Накази керівників структурних підрозділів адміністрації без статусу юридичної особи з основної діяльності нумеруються без проставляння індексу, з адміністративно-господарських питань з індексом – «ад».

Реєстраційний індекс доручень, протокольних доручень, протокольних рішень складається з розташованих у такій послідовності трьох груп цифр та літерного індексу: 01-17/2019-д, 01-29/2019-пд та 01-29/2019-пр, де групи цифр означають: перша - індекс справи за номенклатурою; третя – чотири цифри року, у межах якого видано документ. Літерні індекси «д» присвоюється дорученням голови адміністрації, «пд» – протокольним дорученням, «пр» – протокольним рішенням.

Посилання на документ

34. Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа.

Місце складення або видання

35. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування адміністрації, цей реквізит не зазначається.

Адресат та особисте звертання

36. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Національне агентство з питань

державної служби

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Державна архівна служба

Фінансово-економічне управління

Начальнику управління

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Хмельницької обласної державної адміністрації

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Структурним підрозділам

районної державної адміністрації

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого – четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції

вул. Городецького, буд. 13,

м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у давальному відмінку власне ім’я та прізвище, потім поштова адреса, наприклад:

Олександру Гончаруку  

вул. Грушевського, буд. 3а, кв. 1,

м. Хмельницький, 29013

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

У разі коли документ адресується конкретній особі, у листі нижче атрибута «адресат» може наводитися особисте звертання у кличному відмінку:

 

                                                         Пане (пані) Власне ім’я

                                                         або

                                                                  Пане (пані) Прізвище

                                                                  або

                                                                  Пане (пані) посада або звання

                                                                  або

                                                                  Пане Віталію

 

                                                                  Пане Іванов

 

                                                                  Пані директор

 

                                                                  Пане полковнику

У разі необхідності перед словом «Пане»,«Пані» або «Панове» може використовуватися слово «Шановний», «Шановна» або «Шановні», відповідно наприклад:

                                                         Шановна пані Смеречинська

Гриф затвердження документа

37. Документ може бути затверджений розпорядчим документом або у випадках, зазначених у додатку 11 до цієї Інструкції, посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належать питання, зазначені у такому документі.

Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядженням голови адміністрації чи наказом керівника структурного підрозділу адміністрації.

Якщо документ затверджено конкретною посадовою особою, у такому випадку гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпису, власного імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова районної державної адміністрації

підпис власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата

У разі коли документ затверджується розпорядженням, рішенням, наказом, гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження голови

районної державної адміністрації

24.01.2019 № 6/2019-р

 

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

38. Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень у письмовій формі, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у вигляді напису на документі.

Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище, власне ім’я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата. Наприклад:

Дмитру Дацюку

Прошу підготувати інформацію

про вжиті заходи до 15.02.2019

Підпис

30.01.2019

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців.

Створення неконкретних («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) за змістом резолюцій не допускається.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата. Наприклад:

Дмитру Дацюку

Прошу підготувати

відповідь заявнику

Підпис

30.01.2019

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

Короткий зміст документа

39. Заголовок до тексту (короткий зміст) документа повинен містити стислий виклад суті документа. Заголовок до тексту (короткий зміст), обсяг якого перевищує 150 знаків (п’ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок (короткий зміст) відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Супровідні листи, доповідні та службові записки дозволяється складати без заголовка.

Відмітка про контроль

40. Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери «К» чи слова «Контроль» (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

Текст документа

41. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Текст, як правило, складається з вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна – обґрунтування позиції установи, в заключній – висновки, пропозиції, рішення, прохання.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр без/з крапкою або дужкою.

42. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною – конкретні характеристики.

43. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова «Продовження додатка».

Відмітки про наявність додатків

44. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

45. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

У тексті основного документа робиться така відмітка про наявність додатків: «що додається», «згідно з додатком», «(додаток 1)», «відповідно до додатка 2» або «(див. додаток 3)».

46. Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другій і наступній сторінках додатка робиться така відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1».

На додатках до положень, правил, інструкцій тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та на посилання на відповідну структурну одиницю, наприклад:

Додаток 5

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації (пункт 3)

Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію. У кінці під текстом додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2. Знак «№» перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки до розпоряджень голови адміністрації підписуються керівником структурного підрозділу адміністрації, який є розробником розпорядження.

Якщо суб’єктом надання проекту розпорядження є керівник структурного підрозділу апарату адміністрації або керівник територіального органу виконавчої влади району, додатки до розпоряджень підписує керівник апарату.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додаток, повне найменування якого наводиться в його тексті, відмітка про наявність цього додатка оформлюється за такою формою:

 

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Довідка про виконання плану роботи за I квартал 2019 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Пропозиції до плану роботи на IІ квартал 2019 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву від 20 липня 2019 р.

№ 795/04-12 і додаток до нього,

всього на 20 арк. в 1 прим.

47. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформлюється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис

48. В адміністрації документи підписуються головою, першим заступником, заступниками голови та керівником апарату адміністрації у межах своїх повноважень, визначених актами законодавства, іншими нормативно-правовими актами відповідно до цієї Інструкції, Регламенту районної державної адміністрації, розподілу обов’язків між головою, першим заступником, заступниками голови та Положенням про апарат районної державної адміністрації.

В структурному підрозділі адміністрації без статусу юридичної особи документи підписує керівник структурного підрозділу або, у випадках встановлених у положенні про цей структурний підрозділ, посадова особа, яка виконує обов’язки керівника.

49. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного – якщо документ надрукований не на бланку, скороченого – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, власного імені і прізвища, наприклад:

Голова районної

державної адміністрації                       підпис                 Власне ім’я  ПРІЗВИЩЕ

або

Голова адміністрації                             підпис                 Власне ім’я  ПРІЗВИЩЕ

50. У разі надсилання документа у паперовій формі одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи – автора такого документа, а на місця розсилаються засвідчені його копії.

51. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Голова районної

державної адміністрації                           підпис              Власне ім’я  ПРІЗВИЩЕ

Начальник відділу фінансово-

господарського забезпечення

апарату районної державної

адміністрації                                             підпис              Власне ім’я  ПРІЗВИЩЕ  

52. У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Голова Теофіпольської районної

державної адміністрації

Голова Теофіпольської районної

ради

 

 

підпис власне ім’я  ПРІЗВИЩЕ

підпис власне ім’я  ПРІЗВИЩЕ

 

 

відбиток гербової печатки

відбиток гербової печатки

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії                                підпис                           Власне ім’я  ПРІЗВИЩЕ

Секретар комісії                            підпис                           Власне ім’я  ПРІЗВИЩЕ

53. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, власне ім’я якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, власне ім’я, прізвище особи, яка підписала документ, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ (якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за розпорядженням (наказом) до найменування посади керівника додаються символи «В.о.».

54. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах не допускається.

55. Через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади надсилаються створенні службою діловодства електронні копії документів створених у паперовій формі

Візи та гриф погодження

56. Погодження документа у разі потреби може здійснюватися як в адміністрації (внутрішнє), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє).

57. Внутрішнє погодження документа оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає особистий підпис, ініціал імені і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

58. Віза проставляється на лицьовому або в разі, коли місця на лицьовому боці останнього аркуша недостатньо, на зворотному боці останнього аркуша проекту документа. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.

59. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що в паспорті, аркуші погодження або на проекті документа робиться відповідна відмітка, наприклад:

Начальник                                        підпис                          Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ 

Дата

Зауваження і пропозиції додаються.

60. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

Порядок візування окремих видів документів в адміністрації зазначається в Регламенті районної державної адміністрації.

Проект розпорядження голови адміністрації погоджуються шляхом візування у відповідному розділі його паспорта встановленої форми відповідно до додатка 12до цієї Інструкції, який оформляється і підписується виконавцем.

61. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

62. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис посадової особи, скріплений гербовою печаткою, власне ім’я, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Голова Теофіпольської районної

державної адміністрації

підпис            Власне ім’я  ПРІЗВИЩЕ

Дата

 

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

експертно-перевірочної комісії (ЕПК)

Державного архіву Хмельницької області

Дата               №

63. Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проекту документа.

64. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

65. Аркуш погодження оформляється на лицьовому та у разі потреби зворотному боці одного аркуша за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади                        підпис                     Власне ім’я  ПРІЗВИЩЕ

Дата

66. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності: установи однакового рівня та інші установи; громадські організації; органи, які здійснюють державний контроль в певній сфері; установи вищого рівня.

Відбиток печатки

67. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою відповідно до додатка 13 до цієї Інструкції.

68. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи (без зображення герба) у разі потреби ставиться на копіях документів та на розмножених примірниках розпорядчих документів.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП».

69. Основною печаткою адміністрації є печатка із найменуванням адміністрації та зображенням Державного Герба України, яка виготовляється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 23 серпня 1995 року   № 672.

Гербова печатка адміністрації зберігається у відділі фінансово-господарського забезпечення апарату адміністрації в умовах, що забезпечують її надійне зберігання та законність користування, за що несе відповідальність начальник відділу, або особа, яка її тимчасово замінює.

Гербовою печаткою засвідчуються підписи голови, його заступників та керівника апарату адміністрації.

В апараті використовуються також печатки його структурних підрозділів (для документів), для режимно-секретної роботи, кутовий та інші штампи, необхідні в роботі з документами.

Печаткою «для документів» засвідчуються копії розпоряджень голови адміністрації, а також інші документи.

Кутовий штамп, печатка для документів та штампи використовуються для оформлення, реєстрації і розсилання документів адміністрації.

Відповідальність за зберігання і законність користування цими печатками і штампами несуть працівники відповідно до визначених у посадових інструкціях обов’язків.

Печатки (в тому числі іменні) і штампи, які використовуються в структурних підрозділах адміністрації без статусу юридичної особи зберігаються у цих підрозділах, керівники яких несуть відповідальність за їх зберігання та користування ними. Відповідальність за використання та зберігання іменних печаток несуть їх користувачі.

Забезпечення виготовлення гербової та простих печаток, кутових та інших штампів здійснюється в установленому законодавством порядку відділом фінансово-господарського забезпечення апарату.

Печатки і штампи зберігаються в металевих шафах (сейфах) обладнаних надійними замками. Гербова та інші печатки і кутовий штамп поза їх місцем зберігання можуть знаходитися лише під час користування ними.

Відмітка про засвідчення копій документів

70. Адміністрація та структурні підрозділи можуть засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в них, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, а також у випадках, передбачених цим пунктом.

У разі підготовки документів для надання органам судової влади, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з апаратом адміністрації, її структурними підрозділами, а також під час формування особових справ працівників апарат може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

71. Відмітка «Копія» проставляється у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

72. Напис про засвідчення паперової копії документа у паперовій формі складається із слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник відділу фінансово-

господарського забезпечення

апарату Теофіпольської районної

державної адміністрації                   підпис          Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу адміністрації.

73. На копіях документів у паперовій формі, щодо яких здійснюється виїмка, зазначається найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки установи, наприклад:

Згідно з оригіналом

Керівник

(головний спеціаліст)            підпис                  Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

відбиток печатки установи

Дата

74. На другому примірнику (копії) вихідного документа, що залишається у справах адміністрації повинні бути візи посадових осіб, з якими його погоджено, відповідно до вимог інструкції з діловодства адміністрації.

75. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання документа

76. Ім’я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку останньої сторінки документа, наприклад:

Олег Костюк 3 06 00

77. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова «До справи», номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля першої сторінки, наприклад:

До справи № 01-04

До справи № 02-18

або

Лист-відповідь від 17.01.2019

№ 01-04/17/2019

Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови

04.02.2019

посада підпис власне ім’я  ПРІЗВИЩЕ

18.01.2019

посада підпис власне ім’я  ПРІЗВИЩЕ

05.02.2019

78. Відмітка про надходження (реєстрацію) вхідного документа у паперовому вигляді в адміністрацію проставляється у правому кутку нижнього поля першого аркуша документа з використанням штампа адміністрації для реєстрації вхідних документів, встановленого згідно з додатком 14 до цієї Інструкції зразка. Елементами зазначеного реквізиту є найменування установи - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата надходження документа.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 149 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

Запис про державну реєстрацію

79. Запис про державну реєстрацію робиться щодо нормативно-правових актів установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів.

У разі подання нормативно-правового акта на державну реєстрацію у паперовій формі на першій сторінці паперового примірника нормативно- правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження.

Складення деяких видів документів

Розпорядження (накази), доручення

80. До розпорядчих документів адміністрації належать розпорядження та доручення голови, накази керівника апарату адміністрації, накази керівників структурних підрозділів адміністрації без статусу юридичної особи, які видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру.

81. Підготовка, розгляд і видання розпоряджень голови адміністрації здійснюється відповідно до Регламенту районної державної адміністрації.

Правила оформлення, обліку, проходження і контролю за виконанням розпоряджень і доручень голови, наказів керівника апарату адміністрації, її структурних підрозділів без статусу юридичної особи визначаються цією Інструкцією.

82. За змістом управлінської дії в адміністрації видаються:

розпорядження з основної діяльності, адміністративно-господарських питань, кадрових питань, спільні розпорядження;

накази з кадрових питань, про відрядження, про відпустки.

В структурних підрозділах адміністрації без статусу юридичної особи видаються:

накази з основної діяльності;

накази з адміністративно-господарських питань.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних структурних підрозділів адміністрації та районних установ і відомств, можуть прийматися спільні розпорядження.

83. Проекти розпоряджень голови адміністрації з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами адміністрації та її апарату, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, районними організаціями, установами за дорученням голови, заступників голови, керівника апарату адміністрації відповідно до розподілу обов’язків чи за власною ініціативою.

84. Проекти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує головний спеціаліст з питань персоналу апарату адміністрації на підставі рішень (вказівок) голови, керівника апарату, організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру, доповідних записок керівників структурних підрозділів адміністрації, її апарату, конкурсних документів (протоколів та рішень конкурсної чи іншої комісій), заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

Проекти наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань керівника структурного підрозділу адміністрації без статусу юридичної особи готує посадова особа структурного підрозділу, яка є ініціатором цього рішення.

85. Проекти доручень голови адміністрації готуються і подаються у порядку, визначеному пунктом 83 цієї Інструкції.

86. Проекти розпоряджень голови адміністрації та додатки до них візуються його заступниками відповідно до розподілу обов’язків, керівником апарату адміністрації, працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу адміністрації та її апарату, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, начальником відділу юридичного, організаційного забезпечення, документообігу, контролю та роботи із зверненнями громадян апарату (керівником служби діловодства), спеціалістом з питань запобігання та виявлення корупції апарату, іншими посадовими особами, яких стосується документ, у порядку, визначеному Регламентом районної державної адміністрації.

Проекти розпоряджень (наказів) з кадрових питань візуються працівником кадрової служби, який створив документ (її керівником), а також залежно від видів наказів посадовими особами з питань запобігання та виявлення корупції, відділу фінансово-господарського забезпечення апарату, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

87. Уповноваженою особою юридичної служби обов’язково візуються за наявності усіх необхідних віз проекти розпоряджень, доручень голови адміністрації та накази керівника апарату (крім наказів про відрядження).

88. Розпорядження (доручення) підписуються головою адміністрації, у разі його відсутності – його першим заступником, а у разі відсутності останнього – заступником, який виконує обов’язки голови.

Накази підписує керівник апарату адміністрації, а у разі його відсутності особа, яка виконує його обов’язки, відповідно до розпорядження голови адміністрації.

Накази структурного підрозділу адміністрації без статусу юридичної особи підписує керівник структурного підрозділу або особа яка його замінює.

89. Якщо у процесі погодження до проекту розпорядження (наказу) вносяться зміни, він підлягає повторному погодженню (візуванню).

90. Розпорядження (накази), які є нормативно-правовими актами, набирають чинності з дня їх офіційного опублікування, якщо інше не встановлено такими розпорядженнями (наказами), але не раніше дня їх офіційного опублікування.

91. Розпорядження (накази) оформляються на бланку розпорядження (наказу) встановленої форми відповідно до пункту 21. Зміст розпорядження (наказу) коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...») або іменника («Про підсумки...«, «Про заходи...»).

92. Текст розпорядження (наказу) з основної діяльності та адміністративно-господарських питань складається з преамбули і розпорядчої частини.

93. У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядчого документа. Зазначена частина може починатися із слів «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видається на підставі документів органів вищого рівня чи на виконання іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині (преамбулі) зазначаються посилання на відповідний документ.

94. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеру­ються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені органі­заційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) із строком його виконання та структурні підрозділи – його виконавці, наприклад:

відділу фінансово-господарського забезпечення апарату районної державної адміністрації;

керівникам структурних підрозділів.

95. Неконкретні («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) та неконтрольні («довести до відома», «ознайомити» тощо) доручення в розпорядчих документах не застосовуються.

96. Після набрання чинності розпорядженням (наказом) внесення змін до нього, визнання його таким, що втратило чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового розпорядження (наказу).

97. Розпорядження (наказ), яким вносяться зміни, оформлюється з урахуванням таких вимог:

1) заголовок розпорядження (наказу) починається зі слів «Про внесення змін до розпорядження (наказу)…» із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;

2) розпорядча частина розпорядження (наказу) починається з пункту:

«1. Внести до розпорядження (наказу) … такі зміни:» у разі викладення змін у тексті розпорядження (наказу);

«1. Внести до розпорядження (наказу) … зміни, що додаються.» у разі викладення змін у вигляді окремого документа;».

3) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

«1. Пункт 2 викласти в такій редакції: …»;

«2. Пункт 3 виключити»;

«1) абзац другий пункту 4 доповнити словами…»;

«2) у підпункті 2 пункту 7 слова «у разі потреби» замінити словом «вимагається».

98. У разі видання розпорядження (наказу) про визнання таким, що втратив чинність, або скасування іншого розпорядження (наказу), у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися зі слів «Визнати таким, що втратив чинність, …»або «Скасувати …» відповідно.

99. Контроль за виконанням завдань (доручень), зазначених у розпорядженні (наказі), покладається на структурний підрозділ (визначену посадову особу) апарату адміністрації відповідно до повноважень.

100. Останній пункт розпорядчої частини, у разі потреби може містити рішення про покладення на заступника голови адміністрації, відповідно до розподілу обов’язків, керівника апарату, структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням розпорядження (наказу).

Установи, їх структурні підрозділи, посадові особи, до відома яких доводиться розпорядження (наказ), зазначаються у відповідному розділі паспорта розпорядження або на зворотному боці бланка наказу, або у списку розсилки, який укладач готує разом із проектом розпорядчого документа і подає на реєстрацію після підписання такого документа.

101. Розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) оформлюються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних міститься інформація про одного працівника, у зведених – про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду, звільнення тощо).

102. Зміст індивідуального розпорядження (наказу) з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про призначення...», «Про прийняття...». У зведених розпорядчих документах може застосовуватися узагальнений заголовок, наприклад: «Про кадрові питання», «Про особовий склад».

103. У тексті розпорядження (наказу) з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина (преамбула) не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині (преамбулі) наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повна назва.

104. Розпорядча частина розпорядження (наказу) з кадрових питань (особового складу) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими – ім’я, по батькові працівника та текст.

У кожному пункті розпорядження (наказу) з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, доповідна записка тощо).

У розпорядженні (наказі) про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

Під час ознайомлення з розпорядженням (наказом) згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються підписи із зазначенням дати ознайомлення.

105. У зведених розпорядженнях (наказах) з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного такого зведеного документа не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У зведених розпорядженнях (наказах) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

106. В адміністрації може створюватися спільний розпорядчий документ.

Оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210´297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення такого документа не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа – посередині. Дата спільного розпорядження повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання документа керівниками установ. Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільного розпорядчого документа повинна відповідати кількості установ, що його видають.

107. Механізм подання розпорядчих документів нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації у Головному територіальному управлінні юстиції у Хмельницькій області, встановлюється Положенням про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств, інших органів виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від  28 грудня 1992 р. № 731, та порядком подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію, визначеним Мін’юстом.

108. Розпорядження (накази) нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; розпорядження (накази) з основної діяльності, з кадрових питань (особового складу) та з адміністративно-господарських питань мають окрему порядкову нумерацію та реєструються у журналах за формою відповідно до додатка 15 до цієї Інструкції.

109. Копії розпоряджень (наказів), що видаються в адміністрації засвідчуються структурним підрозділом апарату адміністрації відповідно до повноважень і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам в електронній формі. У разі необхідності надсилання копії розпорядчого документа установі, яка не є учасником системи електронної взаємодії органів виконавчої влади, їй надсилається копія електронною поштою або у паперовій формі. У такому випадку складається список розсилки, що підписується працівником, який його склав.

Копії наказів в структурних підрозділах без статусу юридичної особи засвідчуються керівником структурного підрозділу.

Протоколи

110. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в апараті адміністрації рішень комісіями, дорадчими органами, робочими групами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

111. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, без ходу обговорення питання.

112. Протокол оформлюється на офіційному бланку колегіального органу або на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів.

113. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, через тире зазначаються перший і останній дні засідання.

114. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо.

115. У реквізиті «місце засідання» зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

116. Короткий зміст до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (колегія, комісія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

117. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

118. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власні імена голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та власні імена присутніх постійних членів колегіального органу, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний – перелік питань запланованих до розгляду на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формулювання питань порядку денного починається з прийменника «Про».

119. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

120. Після слова «СЛУХАЛИ» зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та власне ім’я кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

121. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу».

122. Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, що взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та власних  імен промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

123. Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

124. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не зазначається.

125. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

126. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою «Для документів» і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Службові листи

127. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні та супровідні листи.

128. Службовий лист оформляється на загальному бланку (додаток 2 до цієї Інструкції) формату A4 (210 х 297 міліметрів).

129. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на документ, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст (основний реквізит службового листа) та особисте звертання (у разі потреби), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

130. Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції в адміністрації, структурному підрозділі адміністрації без статусу юридичної особи.

131. Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «просимо повідомити...», «роз’яснюємо, що...» або від третьої особи однини – «адміністрація інформує...», «відділ вважає за доцільне».

132. Службові листи підписуються відповідно до пунктів 48-55 цієї Інструкції. Гербовою печаткою адміністрації засвідчуються лише гарантійні листи.

133. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу апарату адміністрації, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) – керівники заінтересованих структурних підрозділів адміністрації, а також заступник голови адміністрації який координує роботу структурного підрозділу, в якому створено відповідний лист.

 

Документи до засідань колегіальних органів

134. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів адміністрації здійснюються з метою організаційного забезпечення відповідного органу.

135. Засідання колегіальних органів адміністрації проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, власне ім’я доповідача та найменування структурного підрозділу апарату колегіального органу (адміністрації), який готує документи для розгляду питання колегіальним органом.

Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів апарату цього органу.

Керівники структурних підрозділів апарату колегіального органу подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав для внесення питання на розгляд колегіального органу.

Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів його апарату. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

Структурний підрозділ апарату адміністрації готує план підготовки проведення засідання колегії адміністрації у відповідному місяці, у якому зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, власне ім’я доповідача та найменування структурного підрозділу, установи, що готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів та надсилання їх проектів виконавчим комітетам сільських, селищних рад та іншим установам.

Керівники структурних підрозділів адміністрації та її апарату, територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади завчасно подають для включення до плану роботи колегії адміністрації перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на її засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.

136. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії адміністрації, повинні подаватися не пізніше ніж за п’ять днів до її засідання, а у разі проведення позачергового засідання – не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проект рішення (розпорядження) колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів його апарату, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби - проект наказу;

паспорт проекту рішення (розпорядження) погоджений із заінтересованими структурними підрозділами адміністрації та у разі потреби іншими установами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

137. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій, зберігаються у секретаря колегіального органу або структурному підрозділу (окремого працівника) адміністрації.

138. У разі проведення закритого засідання колегіального органу або закритого обговорення окремих питань підготовка документів з відповідних питань здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

139. За підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів його апарату.

Секретар колегіального органу (окремий працівник структурного підрозділу апарату) здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

140. Результати засідання колегіального органу оформлюються протоколом згідно з вимогами, зазначеними у пунктах 110 – 126 цієї Інструкції.

141. Рішення колегій адміністрації (структурних підрозділів) реалізуються шляхом видання наказів, розпоряджень керівників установ, якими вони вводяться в дію.

Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою «Для документів».

Документи про службові відрядження

142. Службові відрядження працівників адміністрації передбачаються у планах роботи її структурних підрозділів в межах кошторисних призначень на відповідний рік.

У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи, керівником структурного підрозділу в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім’я керівника апарату адміністрації, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження передається керівнику апарату, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження. Для реєстрації відряджень ведеться журнал встановленого зразка відповідно до додатка 16.

143. Після повернення з відрядження працівник готує та подає у триденний строк письмовий звіт про відрядження (виконання завдання), а також подає звіт про використання коштів.

Звіт про відрядження (виконання завдання) та звіт про використання коштів підписуються працівником, який перебував у відрядженні, та передаються до служби персоналу та бухгалтерської служби адміністрації відповідно.

ІІІ. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

144. Документи створені в паперовій формі проходять і опрацьовуються в апараті та структурних підрозділах адміністрації без статусу юридичної особи на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами визначених цією Інструкцією.

145. Документи створені в електронній формі зареєстровані та надіслані через систему взаємодії органів виконавчої влади проходять і опрацьовуються в апараті адміністрації на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами визначених цією Інструкцією.

146. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів в адміністрації найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій проходження документів (зокрема, під час погодження);

усунення дублетних операцій під час роботи з документами;

централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);

усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати.

Приймання та первинне опрацювання документів

147. Доставка документів в адміністрацію здійснюється через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, а також може здійснюватися з використанням засобів поштового зв’язку, кур’єрською та фельд’єгерською службою.

Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

148. Усі документи, що надходять до адміністрації, приймаються централізовано в апараті адміністрації – визначеним структурним підрозділом апарату без права делегування відповідної функції іншим структурним підрозділам адміністрації, в структурному підрозділі адміністрації без статусу юридичної особи – спеціально визначеною посадовою особою.

149. Працівником вказаного підрозділу розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто», у такому випадку реєстраційний індекс та дата реєстрації наноситься на конверт.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

150. У разі надходження кореспонденції з відміткою «Терміново» фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

Документи, що надійшли через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, друкуються та оформлюються як паперова копія електронного оригіналу, засвідчена печаткою «Для документів».

151. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також за наявності помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і повертається відправникові із зазначенням причини повернення або йому повідомляється про повернення документа телефоном.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

У разі відсутності, нецілісності вкладень внаслідок пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається кореспонденту, а інший зберігається у адресата.

152. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою, надходження паперового примірника документа, який вже надійшов у електронній формі через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.

 

Попередній розгляд документів

153. Всі вхідні документи підлягають попередньому розгляду в апараті (структурному підрозділі) адміністрації.

Під час попереднього розгляду визначається:

чи має документ бути допущений до реєстрації;

чи потребує розгляду керівництвом районної державної адміністрації або передачі після реєстрації до структурного підрозділу або структурних підрозділів відповідно до компетенції;

чи належить до документів термінового розгляду (опрацювання).

154. Документи підлягають попередньому розгляду у день їх надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні.

Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

155. У разі надходження документів у сканованій формі їх інформацію роздруковують на папері із проставленням на верхньому полі документа надпису “Отримано в електронній формі”.

156. Метою попереднього розгляду документів є:

виокремлення таких, що потребують обов’язкового розгляду керівником установи, його заступниками або структурними підрозділами;

відбір документів, що не підлягають реєстрації, а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

157. Обов’язковому розгляду головою адміністрації, керівником структурного підрозділу адміністрації без статусу юридичної особи підлягають акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної державної адміністрації, доручення (листи) установ вищого рівня, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності адміністрації і потребують вирішення безпосередньо головою.

Інші документи передаються першому заступнику, заступнику голови, керівнику апарату адміністрації або структурним підрозділам адміністрації та її апарату (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов’язків.

158. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб’єктів розгляду кореспонденції, передбачені в Регламенті районної державної адміністрації, в положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов’язків між головою та його заступниками, у положенні про апарат, в посадових інструкціях, номенклатурах справ.

Реєстрація документів

159. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

160. Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження.

161. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшла до установи;

накази (розпорядження) з основної діяльності установи;

накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань;

накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

рішення колегії;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

162. Під час реєстрації документу надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення – реєстраційний індекс. Елементами реєстраційного індексу є порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами за номенклатурою справ.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

163. Не підлягають реєстрації документи, зазначені у додатку 17 до цієї Інструкції.

164. В адміністрації застосовуються журнальна (з обсягом документообігу до 600 документів на рік) та автоматизована форми реєстрації документів.

165. Реєстрація документів в апараті адміністрації здійснюється в автоматизованій формі, де формується банк реєстраційних даних в електронній формі.

166. В автоматизованій формі реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка із зазначенням обов’язкових реквізитів, відповідно до додатка 18 до Інструкції. У разі потреби перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки може бути доповнено. Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-контрольній картці визначається цією Інструкцією.

Організація передачі документів та їх виконання

167. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів після 17 години.

Акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити і звернення народних депутатів, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної державної адміністрації, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, передаються на розгляд невідкладно.

168. Документи, розглянуті керівництвом установи, повертаються з відповідною резолюцією посадовій особі, яка здійснює передачу документів на виконання.

169. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів адміністрації, передається виконавцям одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

170. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційно-контрольній картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

171. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через відповідний  підрозділ чи особу в яка робить відмітку в реєстраційно-контрольній картці.

172. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство у структурному підрозділі (секретаря).

173. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника, та працівники, яким безпосередньо доручено його виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

174. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання  (затвердження) голові, першому заступнику, заступнику голови, керівнику апарату адміністрації чи керівнику структурного підрозділу.

175. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівнику працівник, який підготував документ, зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено.

176. Якщо документ надсилається до кількох установ, після його реєстрації відповідальний працівник організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

177. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи.

 

Організація контролю за виконанням документів

178. Контроль за виконанням документів в адміністрації здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

179. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов’язковому контролю.

Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва обласної державної адміністрації, районної державної адміністрації, рішення колегіальних органів, запити на інформацію.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, здійснює перший заступник, заступник голови, керівник апарату адміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень.

Безпосередній контроль за виконанням документів в апараті покладається на посадову особу відповідальну за здійснення контролю.

У структурних підрозділах адміністрації безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

180. Типові строки виконання документів встановлюються нормативно-правовими актами (додаток 19 до цієї Інструкції), а індивідуальні – розпорядчим документом установи або резолюцією керівника (структурного підрозділу).

181. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних – з дати надходження (реєстрації). Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший робочий день після неробочого дня.

Документ, в якому не зазначено строк виконання, повинен бути виконаний не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту його реєстрації в установі, до якої надійшов документ.

182. Документи, в яких строк виконання не зазначено, які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа.

183. Якщо завдання потребує термінового виконання, у тексті завдання обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

184. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки.

185. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених Верховною Радою України або Президентом України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за сім днів до закінчення встановленого строку.

186. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції керівника установи або його заступників.

Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

187. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольної картки або автоматизованої інформаційної системи.

Реєстраційно-контрольні картки документів, що перебувають на контролі, групуються в картотеці за строками виконання документів виконавцями або кореспондентами, групами документів (доручення вищих органів влади, розпорядження голови адміністрації тощо).

188. На один документ може бути заведена лише одна реєстраційно-контрольна картка незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

189. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу – виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу «Контрольні відмітки».

190. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або після іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки голова, перший заступник, заступник голови, керівник апарату адміністрації, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням відповідальна особа. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням відповідальної особи.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.

Відповідальна особа щотижнево надсилає виконавцям перелік документів що підлягають виконанню на наступний тиждень.

191. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівництву у вигляді зведень про виконання документів (див. додаток 20 до цієї Інструкції).

Інформаційно-довідкова робота з документами

192. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних (в разі наявності).

193. В апараті адміністрації пошук конкретного документа здійснюється в системі електронного документообігу за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

194. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською, фельд’єгерською службою та через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.

195. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється відповідальною особою відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

196. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів – виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

197. Не допускається:

 надсилання або передача документів без їх реєстрації відповідальною особою;

дублетне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.

198. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівник зобов’язаний перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів (печаток) на документі та додатках до нього;

наявність віз на копії вихідного документа, що залишається у справах установи;

наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

199. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп «Підлягає поверненню».

200. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

201. Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.

202. Документи, що доставляються фельд’єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

203. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ. У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.

204. Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення відповідальній особі до 16 години.

IV. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ У ДІЛОВОДСТВІ

Складення номенклатури справ

205. Номенклатура справ призначена для встановлення в адміністрації єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

В адміністрації є такі види номенклатур справ: номенклатура справ апарату, номенклатура справ структурного підрозділу (додаток 21 до цієї Інструкції).

206. Номенклатура справ апарату (зведена номенклатура) складається визначеним структурним підрозділом апарату.

Номенклатура справ структурного підрозділу адміністрації складається посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі.

207. У номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відбивають усі документовані ділянки і питання діяльності адміністрації, а також:

не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-контрольні картки, номенклатури справ;

справи з питань, вирішення яких триває більше одного року або які ведуться впродовж декількох років (перехідні справи), що вносяться до номенклатури справ кожного року впродовж всього строку їх вирішення або ведення;

справи постійно діючих колегіальних органів (колегій, рад, комісій, тощо);

справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень адміністрації або припинення її діяльності (наприклад справи ліквідаційної комісії).

208. До номенклатури справ включаються, як правило, оригінали документів. За рішенням ЕК установи до номенклатури справ можуть включатися копії тиражованих документів, що накопичуються в структурних підрозділах (розпорядчі документи, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції тощо).

209. Номенклатура справ апарату адміністрації та її структурних підрозділів оформляється відповідно до додатку 20 до цієї Інструкції. Графи номенклатури заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу адміністрації  та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 02-12, де 02 – індекс структурного підрозділу, 12 – порядковий номер справи. За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин), які мають чітко, у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція», «фінансова документація» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

Якщо справа складається з різних за видами документів, пов’язаних одним конкретним питанням та послідовністю ведення діловодства (судові, слідчі, особові тощо), вживають термін «справа», наприклад: «Особова справа Іванченка Володимира Миколайовича».

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани, довідки) про вивчення стану діловодства та архівної справи у структурних підрозділах районної державної адміністрації». Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи – додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа адміністрації. У такому разі видовий склад документів не зазначають, наприклад: «Документи до протоколів засідань колегії адміністрації».

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Розпорядження голови районної державної адміністрації з основної діяльності».

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: «Листування з департаментом фінансів обласної державної адміністрації про затвердження і зміну штатного розпису».

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення».

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників діловодних служб».

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів на 2019 рік.

2. Звіт про використання бюджетних коштів за 2018 рік.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок та строки зберігання. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів (журнали, книги реєстрації). У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за типовими (галузевими) переліками документів із зазначенням строків їх зберігання, типовими і примірними номенклатурами справ.

Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення ЕК установи.

Строк зберігання справи «Для службового користування» не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка «ЕК» (експертна комісія).

У графі 5 «Примітка» робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архівний підрозділ апарату (далі- архівний підрозділ) чи інших установ для їх продовження тощо.

210. Номенклатура справ установи підлягає погодженню з відповідним державним архівом один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у структурі, функціях та характері роботи установи, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання.

Погоджена ЕПК державного архіву Хмельницької області номенклатура справ затверджується керівником установи.

Номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Державним архівом Хмельницької області чи залишено пусте місце для його проставлення. Перший (недоторканний) примірник номенклатури справ зберігається у відповідального працівника структурного підрозділу, другий використовуються ним як робочий, третій передається до архівного підрозділу (відповідальному працівнику) для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий – надсилається до відповідної державної архівної установи.

Для використання в роботі структурні підрозділи установи отримують засвідчені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ установи.

Протягом року структурні підрозділи забезпечують ведення номенклатури справ, зокрема за необхідності вносять до них за погодженням зі службою діловодства та архівним підрозділом (посадовою особою, відповідальною за архів) нові справи, не передбачені чинною номенклатурою справ, застосовуючи при цьому резервні номери наприкінці номенклатури.

Наприкінці року номенклатура справ адміністрації обов’язково закривається підсумковим записом, що підписує начальник відділу апарату у складі якого передбачена посадова особа відповідальна за архів. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівник архівного підрозділу (посадова особа, відповідальна за архів).

Номенклатура справ апарату адміністрації та її структурних підрозділів щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 01 січня наступного календарного року.

Формування справ

211. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

212. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:

вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;

групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ та судових справ (ведуться протягом кількох років до їх завершення), особових справ (формуються протягом періоду роботи особи в цій установі;

вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;

не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;

до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;

окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання;

за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки).

 213. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

214. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують в окремі справи за видами і хронологією.

215. Розпорядження (накази) з основної діяльності, з кадрових питань (особового складу), з адміністративно-господарських питань групуються у різні справи. Розпорядження та накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

Розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом розпорядження (накази) тривалого (75 років) та тимчасового  (5 років) зберігання. Доцільно при великих обсягах документів розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямів діяльності установи (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо різних видів розпоряджень (наказів) з кадрових питань (особового складу) створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу - накази тривалого строку зберігання, в іншу - тимчасового строку зберігання.

216. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, список запрошених тощо).

217. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.

 

218. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

219. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

220. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

221. Особові справи державних службовців формуються у порядку, визначеному Національним агентством України з питань державної служби.

222. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) формуються щомісяця в межах року.

Звернення громадян з питань роботи установи та всі документи з їх розгляду і виконання групуються окремо від звернень громадян з особистих питань. Звернення громадян з особистих питань залежно від їх кількості доцільно групувати за питаннями, наприклад: з питань роботи громадського транспорту, з питань медичного обслуговування тощо. Кожне звернення і документи з його розгляду складають у справі самостійну групу. Повторні звернення і документи з їх розгляду систематизують у справи разом з попередніми.

223. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі здійснюється уповноваженим відділом (посадовою особою).

Зберігання документів в діловодстві

224. Документи з моменту створення (надходження) і до передачі до архіву адміністрації зберігаються за місцем їх формування. Нормативно-правові акти за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо – за місцем створення.

225. Керівники структурних підрозділів і працівники відповідальні за організацію діловодства в адміністрації зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.

226. Для зберігання справ у діловодстві використовують картонні теки із клапанами або зав’язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. У робочих кімнатах справи зберігаються у вертикальному положенні в шафах. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси та заголовки за номенклатурою справ.

227. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються в його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання. 

228. Видача справ у тимчасове користування працівникам апарату, структурних підрозділів адміністрації здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам – з письмового дозволу установи (голови адміністрації). На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підпис.

Посадова особа, яка видала та прийняла справу, зобов’язана здійснити перевірку наявності документів у справі.

Не дозволяється видавати у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи окремі документи зі справ.

229. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

230. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

V. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ СПРАВ ДО ПЕРЕДАЧІ ДЛЯ АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ

Експертиза цінності документів

231. Експертиза цінності документів проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства, типових та галузевих переліків видів документів із нормативно встановленими строками їх зберігання, затверджених відповідно до законодавства, типових і примірних номенклатур справ, інших нормативно-правових актів з питань експертизи цінності.

232. Для організації та проведення експертизи цінності документів в апараті, структурних підрозділах адміністрації утворюються постійно діючі експертні комісії (далі – ЕК), що діють відповідно до положень про них.

У своїй діяльності ЕК керуються принципами і критеріями експертизи цінності документів, установленими Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами).

233. ЕК приймає рішення про:

схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК архівного підрозділу адміністрації) проектів таких документів: описів справ постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК, анотованих переліків унікальних документів НАФ, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про вилучення документів з НАФ, актів про невиправні пошкодження справ (документів) НАФ;

схвалення:

описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання;

актів про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

233. Внесення документів установ до НАФ здійснюється на підставі рішення ЕПК державного архіву про схвалення описів справ постійного зберігання та його затвердження керівником установи.

Порядок проведення експертизи цінності документів

234. Експертиза цінності документів в установі проводиться:

у поточному діловодстві - під час складання номенклатур справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до відповідних справ, підготовки справ до передавання на архівне зберігання;

в архіві установи - у процесі приймання справ до архіву та підготовки справ на постійне зберігання.

Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться щороку в структурних підрозділах установи безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з ЕК під методичним керівництвом служби діловодства та архівного підрозділу установи.

Організаційну та методичну допомогу у проведенні експертизи цінності надає ЕПК державного архіву (ЕК архівного підрозділу адміністрації).

235. Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві вирізняють чотири групи справ:

постійного зберігання;

тривалого (понад 10 років) зберігання;

тимчасового зберігання (до 10 років включно);

ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.

Відбір зазначених груп документів здійснюється на підставі номенклатури справ, а також типових та галузевих переліків документів зі строками зберігання шляхом перегляду кожного аркуша справи. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

Строк зберігання документів обчислюється з 01 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2018 році, починається з 01 січня 2019 року.

Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.

236. Справи з позначкою «ЕПК», у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, вилучені із зазначених справ, об’єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійснюється тільки після завершення експертизи цінності документів.

Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві виявляються дублетні документи, документи, що не стосуються справи, чернетки, неоформлені копії, металеві скріплення, що підлягають вилученню зі справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

237. Експертиза цінності документів в архівному підрозділі установи проводиться щороку з метою виявлення документів, строк тимчасового зберігання яких закінчився. При цьому переглядаються описи справ з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі відповідні описи справ установ-попередників та ліквідованих установ.

238. Експертиза цінності документів НАФ перед передаванням справ на постійне зберігання передбачає цільове вивчення документів з метою виявлення дублетних документів (тотожних за змістом тиражованих примірників одного документа), документів тимчасового зберігання, які внесені до НАФ помилково, а також документів, документна інформація яких втрачена і не підлягає відновленню в первісному або наближеному до нього вигляді.

Оформлення справ

239. Справи установи підлягають оформленню під час їх заведення у діловодстві та під час підготовки їх на архівне зберігання.

Оформлення справ здійснюється працівниками структурних підрозділів під методичним керівництвом архівного підрозділу установи (особи, відповідальної за архів).

240. Залежно від строків зберігання документів здійснюється повне або часткове (спрощене) оформлення справ.

Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, зберігаються у теках (папках) із зав’язками, швидкозшивачах, не підшиваються і не нумеруються (за винятком первинної бухгалтерської документації та документів з грифом «Для службового користування» та іншими грифами обмеженого доступу), уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

Оформлення справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі справ з кадрових питань (особового складу), передбачає систематизацію документів у справі, нумерацію аркушів у справі, складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

241. Систематизація документів у справі передбачає розміщення документів за хронологією надходження або створення (від січня по грудень).

Деякі види документів (звіти, відомості тощо) дозволяється систематизувати в алфавітному порядку найменувань установ у межах року.

242. Нумерація аркушів справ здійснюється з метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів, уключених у справу. Усі аркуші справи нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Аркуші засвідчувального напису та внутрішнього опису нумеруються окремо. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів справи, аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису забороняється.

Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.

Аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивається з одного боку і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.

Аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.

Підшиті у справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

Підшиті у справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів (135-а, 135-б тощо).

243. Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші, що вміщується в кінці справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.

Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються у засвідчувальному написі із посиланнями на відповідний виправдовувальний документ (наказ, акт).

244. Оправлення справ здійснюється з метою збереження їх фізичного стану. Документи, що містяться у справі, підшивають на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) оправляються у тверду обкладинку з картону. При цьому металеві скріплення (скріпки, шпильки) вилучаються з документів.

Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

У разі наявності у справі незатребуваних особистих документів (трудових книжок, посвідчень, дипломів, атестатів, свідоцтв тощо) ці документи вкладаються в конверт, який підшивається до справи. Якщо таких документів значна кількість, вони вилучаються зі справи і на них укладається окремий опис.

245. Оформлення обкладинок (титульних аркушів) справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) виконують за формою, наведеною в додатку 18 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях. Титульні аркуші рекомендується виготовляти друкарським способом і заповнювати змінну інформацію від руки.

Перед передаванням справ до архівного підрозділу установи в текст на їх обкладинках (титульних аркушах) вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках (титульних листах) змісту підшитих документів (зміст документів справи відображається у заголовку чітко, стисло, узагальнено, без втрати конкретних характеристик об’єкта описування). У разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на наявність копій документів у справі). Заголовок справи на обкладинці має відповідати заголовку в описі справ структурного підрозділу.

На обкладинках справ (титульних аркушах) проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів (початку та закінчення справ).

У разі зазначення точних календарних дат зазначаються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом. Якщо у справу включено документи (додатки тощо), дати яких виходять за крайні дати справи, то нижче дати справи з нового рядка робиться про це запис «У справі є документи за ____ роки». Дати можуть не зазначатися на обкладинці (титульному аркуші) справ, що містять річні плани та звіти, оскільки вони відображені у заголовках справ.

На обкладинках справ (титульних аркушах) зазначають кількість аркушів у справі відповідно до засвідчувального напису (без врахування аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису).

На обкладинці справи в правому верхньому куті та нижньому лівому куті зазначається архівний шифр справи (за погодженням з архівним підрозділом установи номери зведеного опису і архівного фонду, номер справи за зведеним описом проставляються в архіві після затвердження зведеного опису справ). Для проставлення архівного шифру може застосовуватися штамп.

У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи (титульному листі) зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою.

У разі вміщення у справу належним чином оформленого титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються лише номери архівного фонду, опису і справи. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

246. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

Складення та оформлення описів справ

247. Структурні підрозділи установи зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через рік після завершення справ у діловодстві.

248. Описи справ складаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.

249. Описи справ структурного підрозділу установи складаються щороку за встановленою формою згідно додатку 22 до цієї Інструкції посадовою особою, відповідальною за їх підготовку у апараті, структурному підрозділі за методичної допомоги архівного відділу адміністрації.

250. Номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису. Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2019 році, матимуть такі номери: 5 П – 2019; 5 Т – 2019; 5 ОС – 2019.

251. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером);

графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи;

 у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам апарату або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

252. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

253. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

254. У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділі за ________ рік, № _____».

255. Опис справ структурного підрозділу складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архівного підрозділу установи, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

256. На основі описів справ структурних підрозділів архівний підрозділ установи готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

257. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, тривалого (понад 10 років) зберігання - у двох примірниках, з кадрових питань (особового складу) - у трьох примірниках. Один примірник затвердженого опису подається державному архіву.

258. Установи зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві.

 

Передавання справ до архіву установи

 

259. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву апарату адміністрації в упорядкованому стані для їх подальшого зберігання та використання.

260. Передавання справ до архівного підрозділу установи здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником.

261. Приймання-передавання кожної справи здійснюється працівником архіву в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

262. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються за описами. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. У кінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та словами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву установи, номери справ, що відсутні, дату приймання-передавання справ і ставляться підписи осіб, які здавали та приймали справи.

Один примірник опису повертається структурному підрозділу, усі інші залишаються в архіві установи.

 

 

Керівник апарату адміністрації

 

         О.Ковцун

 

 

Додаток 1

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 19)

 

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА

оформлення документів

1. Для оформлення текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12 –14 друкарських пунктів або 8 – 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», висновок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

2. При оформленні застосовується шрифт:

напівжирний шрифт великими літерами - для назви виду документа;

напівжирний (прямий або курсив) - для заголовків та короткого змісту документа.

3. При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:

1 – для складових тексту документа, реквізиту «Додаток» та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;

1,5 – для складових частин реквізитів «Адресат» та «Гриф затвердження»;

1,5 – 3 – для відокремлення реквізитів документа один від одного.

Текст документа, що подається для державної реєстрації до Головного територіального управління юстиції у Хмельницькій області, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.

4. Власне ім’я та прізвище в реквізиті «Підпис» розміщуються на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо короткий зміст до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:

125 міліметрів – для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис»;

90 міліметри – для реквізиту «Адресат»;

Продовження додатка 1

 

100 міліметрів – для реквізиту «Гриф затвердження»;

10 міліметрів для абзаців у тексті;

0 міліметрів:

для слів: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ»;

для реквізитів: «Дата документа», «Короткий зміст документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», слово «Додаток», реквізити «Додаток» та слово «Підстава» запису про посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа, найменування посади у реквізиті «Підпис», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом» та для першого реквізита «Гриф затвердження», якщо їх у документі два.

7. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – від межі лівого поля; другий – через 100 міліметри від межі лівого поля.

8. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкуються від межі лівого поля, а текст до них – через 1 міжрядковий інтервал.

9. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію.

10. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи не постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит «Підпис» повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа.

 

Додаток 2

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 21)

ЗРАЗОК

загального бланка для створення документів

(без зазначення у бланку назви виду документа)

{Форма А4 (210х297) з поздовжнім центрованим розташуванням реквізитів}

 

 

ТЕОФІПОЛЬСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

вул. Небесної Сотні, 19, смт Теофіполь, Теофіпольський район, Хмельницька область, 30602,

тел./факс (03844) 3-12-34, 3-05-95 E-mail: teof@rdatf.gov.ua Web: http://rdatf.gov.ua Код ЄДРПОУ 21316440

_________________ № _________________

На № _____________  від _______________

 

 

Додаток 3

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 21)

ЗРАЗОК

загального бланка для створення документів

(без зазначення у бланку назви виду документа)

{Форма А4 (210х297) з кутовим  розташуванням реквізитів}

 

 

 

ТЕОФІПОЛЬСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

вул. Небесної Сотні 19, смт Теофіполь,

Хмельницької області, 30602,

тел./факс (038-44) 3-12-34, 3-05-95,                    

  E-mail: teof@rdatf.gov.ua Web: http://rdatf.gov.ua  

Код ЄДРПОУ 21316440

____________  № _______________

На № ________________  від _________________

 

Додаток 4

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 21)

ЗРАЗОК

бланка розпорядження голови адміністрації

{Форма А4 (210х297) з поздовжнім центрованим розташуванням реквізитів}

 

 

 

ТЕОФІПОЛЬСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

 

 

          Теофіполь

 

 

Додаток 5

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 21)

 

ЗРАЗОК

бланка наказу керівника апарату адміністрації

{Форма А4 (210х297) з поздовжнім центрованим розташуванням реквізитів}

 

 

 

АПАРАТ ТЕОФІПОЛЬСЬКОЇ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

Н А К А З

 

 

          Теофіполь

 

 

 

Додаток 6

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 21)

 

ЗРАЗОК

бланка конкретного виду документа

(із зазначенням на бланку назви виду документа)

{Форма А4 (210х297) з поздовжнім центрованим розташуванням реквізитів}

 

 

 

ТЕОФІПОЛЬСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

ПРОТОКОЛЬНЕ РІШЕННЯ

(інший вид документа)

 

 

          Теофіполь

 

 

 

Додаток 7

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 21)

 

ЗРАЗОК

бланка спільного розпорядження голів адміністрації та районної ради

{Форма А4 (210х297) з поздовжнім центрованим розташуванням реквізитів}

 

ТЕОФПОЛЬСЬКА РАЙОННА

ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ТЕОФІПОЛЬСЬКА

РАЙОННА РАДА

 

 

СПІЛЬНЕ РОЗПОРЯДЖЕННЯ

ГОЛОВИ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

ТА ГОЛОВИ РАЙОННОЇ РАДИ

 

_________________                                       Теофіполь                                     №______________

 

Додаток 8

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 21)

 

ЗРАЗОК

загального бланка для створення документів

(без зазначенням на бланку назви виду документа)

 структурного підрозділу адміністрації без статусу юридичної особи

{Форма А4 (210х297) з поздовжнім центрованим розташуванням реквізитів}

 

 

ТЕОФІПОЛЬСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

(назва структурного підрозділу)

(довідкові дані про підрозділ)

_________________ № _________________

На № _____________  від _______________

 

 

Додаток 9

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 21)

 

 

ЗРАЗОК

бланка наказу керівника структурного підрозділу адміністрації

без статусу юридичної особи

{Форма А4 (210х297) з поздовжнім центрованим розташуванням реквізитів}

 

 

 

ТЕОФІПОЛЬСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

(назва структурного підрозділу)

 

 

 

          Теофіполь

 

 

Додаток 10

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 23)

Форма ЖУРНАЛУ

обліку та використання бланків розпоряджень голови адміністрації

{Формат А4 (210´297) з альбомним розташуванням тексту}

 

 

№ з/п

Дата видачі бланків

Серія та крайні номери бланків

Кількість примірників

Прізвище та власне ім’я отримувача

Підпис про отримання

Відмітка про використання бланків оформляється за наданими реєстрами про використання

Примітка

Кількість бланків, зареєстрованих у   відділі апарату РДА

Кількість зіпсованих бланків

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

__________

* За такою ж формою оформляється журнал обліку та використання бланків наказів керівника апарату районної державної адміністрації

 

 

Форма ЖУРНАЛУ

обліку використання загальних бланків адміністрації

{Формат А4 (210´297) з альбомним розташуванням тексту}

 

з/п

Дата видачі бланків

Серія та крайні номери бланків

Кількість примірників

Назва структурного підрозділу апарату, районної державної адміністрації

Прізвище та власне ім’я отримувача

Підпис про отримання

Відмітка про використання бланків оформляється за наданими реєстрами про використання

Примітка

Кількість бланків, зареєстрованих у  відділі апарату РДА

Кількість зіпсованих бланків

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

 

Додаток 11

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 37)

 

ПЕРЕЛІК

документів, що затверджуються з проставлянням

грифа затвердження

 

1. Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

5. Номенклатури справ.

6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

7. Описи справ.

8. Переліки (типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).

9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; науково-технічної ради, наукової ради тощо).

10. Посадові інструкції.

11. Розцінки на виконання робіт.

12. Статути (положення) установ.

13. Структура установи.

 

Додаток 12

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 60)

ФОРМА

паспорта розпорядження голови районної державної адміністрації*

{Формат А3 (420´297) з книжковим двостороннім розташуванням тексту

 обсягом 4 сторінки}

 

ТЕОФІПОЛЬСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

 

 

 

ПАСПОРТ РОЗПОРЯДЖЕННЯ

ГОЛОВИ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

 

з питання:

 

 

Дата

 

 

 

 

 

Індекс (№)

 

 

 

 

 

 

 

Проект розпорядження внесений (ким)

 

 

 

 

 

 

 

 

Строк дії або кінцевий строк

виконання розпорядження

 

 

           

 

ПРОЕКТ ПОГОДИЛИ:

 

Посади осіб, які погодили проект

Прізвища та власне ім’я посадових осіб

Підписи і дати погодження

Зауваження до проекту документа

1

2

3

4

 

 

 

 

 

---- стор 1 ----

 

 

Посади осіб, які погодили проект

Прізвища та власне ім’я посадових осіб

Підписи і дати погодження

Зауваження до проекту документа

1

2

3

4

 

 

 

 

 

 

 

До проекту додані документи:

№ з/п

Назва виду, заголовок або зміст, дата та індекс

Кількість аркушів

 

 

 

 

---- стор 2 ----

Продовження додатка 12

 

РОЗПОРЯДЖЕННЯ ПРОПОНУЄТЬСЯ НАДІСЛАТИ:

 

№ з/п

Список адресатів

Кількість примір-

ників

У тому числі повністю

витяги з:

Додатки

Розпоряд­ження

додатків №

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

---- стор 3 ----

 

 

№ з/п

Список адресатів

Кількість примірників

У тому числі повністю

витяги з:

Додатки №

Розпоряд­ження

додатків №

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

Усього:

 

 

 

 

 

 

Виконавець проекту розпорядження: _______________  _______________________________

 (підпис)                                     (власне ім’я, прізвище)

тел. № __________                              “____”_____________  _____ р.

Розпорядження надіслано адресатам згідно зі списком “____”_____________ _____ р.

_________________________________________________________________

(підпис, власне ім’я, прізвище особи, яка здійснила розсилку)

 

ВІДМІТКИ

про внесення змін, доповнень, продовження строків дії, визнання таким,

що втратило чинність, або про зняття з контролю

№ з/п

Зміст відмітки

Підстава

Підпис, власне ім’я та прізвище особи, яка зробила відмітку

 

 

 

 

---- стор 4 ----

______________

* За таким же зразком оформляються паспорти доручень, протокольних доручень, протокольних рішень.

 

Додаток 13

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 67)

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

2. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.

3. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

4. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

5. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

6. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

7. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

8. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

9. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

10. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

11. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

12. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

13. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).

14. Протоколи (погодження планів поставок).

15. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

16. Специфікації (виробів, продукції тощо).

17. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

18. Статути установ.

19. Титульні списки.

20. Трудові книжки.

21. Паспорт розпорядження до проектів нормативно-правових актів.

 

Додаток 14

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 78)

 

ЗРАЗОК ШТАМПА

адміністрації для реєстрації вхідних документів

(55´22мм)

 

Теофіпольська районна

державна адміністрація

«____»  _________ 20__р.

№ ___________

 
 

Додаток 15

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 108)

 

 

ФОРМА ЖУРНАЛУ

 реєстрації розпоряджень голови районної державної адміністрації

з основної діяльності*

 

№ з/п

Дата  реєстрації

Реєстраційний індекс

Заголовок розпорядження

Хто вніс проект розпорядження

До відома кого доведено розпорядження

1

2

3

4

5

6

 

 

______________

* За такою ж формою виготовляються журнали реєстрації розпоряджень голови районної державної адміністрації з кадрових та адміністративно-господарських питань, накази керівника апарату з кадрових питань, накази керівника структурного підрозділу без статусу юридичної особи з основної діяльності, а також протокольних рішень, доручень, протокольних доручень голови районної державної адміністрації.

 

Додаток 16

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 142)

 

ФОРМА ЖУРНАЛУ

реєстрації відряджень

 

 

Прізвище, власне ім’я

Посада

Місце відряд-ження

Дата і номер розпорядження, наказу

Дата вибуття у відрядження

Дата прибуття з відрядження

Прізвище та власне ім’я особи, яка заміщує

1

2

3

4

5

6

7

8

 

Додаток 17

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 163)

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства

 

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформація, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, програми (копії).

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми  нарад, конференцій тощо.

5. Прейскуранти (копії).

6. Норми витрати матеріалів.

7. Вітальні листи і запрошення.

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

9. Наукові звіти за темами.

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності.

12. Договори.

 

Додаток 18

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 166)

 

ФОРМА

реєстраційно-контрольної картки вхідного документа

{Формат А5 (210´148) з одностороннім розташуванням тексту}

 

РЕЄСТРАЦІЙНО КОНТРОЛЬНА КАРТКА ВХІДНОГО ДОКУМЕНТА № _____

Відмітки про контроль

Кореспондент (орган, посадова особа – автор документа)

Назва виду документа

Строки виконання

Продовжено до

Виконано

 

 

 

 

 

 

Дата реєстрації

та індекс

 

 

 

 

 

Дата

та індекс документа

Заголовок або короткий зміст

 

 

 

 

 

На №

від

 

 

Резолюція

Дата передачі на виконання чи ознайомлення

Прізвище, власне ім’я осіб, яким передано документ або яких ознайомлено з документом

Підпис про одержання

Відмітки про повернення

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                     

 

 

Продовження додатка 18

ПОРЯДОК

заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки

Реквізити

Пояснення до заповнення

Назва виду документа

Заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється

Автор (кореспондент)

Під час реєстрації документа, що надійшов, зазначається найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи

Дата документа

Дата, що проставляється на документі установою-автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі - картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами)

Індекс документа

Індекс, присвоєний документу установою-автором, переноситься на картку з документа, що надійшов або надсилається

Дата надходження

Дата надходження документа до установи переноситься на картку з реєстраційного штампа

Індекс

Індекс, присвоєний вхідному документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа індекс доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами

Заголовок документа або короткий зміст

Переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил

Резолюція

Переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції

Відповідальний виконавець

Прізвище, ім’я відповідального виконавця переносяться з резолюції, у разі потреби зазначається номер телефону

Строки виконання

Проставляються число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що надсилається, проставляється очікувана дата надходження відповіді

Позначка про виконання

Короткий запис того, як вирішено питання по суті, або дата та індекс документа-відповіді

 

Додаток 19

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 180)

 

СТРОКИ

виконання основних документів

1. Укази, розпорядження і доручення Президента України – у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.

2. Запит народного депутата України – згідно з вимогами Закону України «Про статус народного депутата України». Запит депутата місцевої ради – у встановлений зазначеною радою строк. Якщо запит народного депутата України (депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб’єктам внесення запиту.

3. Звернення народного депутата України (депутата місцевої ради), комітетів Верховної Ради України – протягом не більш як 10 днів з дня надходження. У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата місцевої ради) у встановлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

4. Запит народного депутата України, що надсилається Кабінетом Міністрів України – протягом 10 днів з дня їх реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України. Звернення народного депутата України, що надсилається Кабінетом Міністрів України, – протягом 5 днів з дня їх реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України.

5. Розпорядження, протокольні рішення, доручення, протокольні доручення голови облдержадміністрації – у 30-денний термін з дня підписання, якщо інше не визначено в документі.

6. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані протягом 30 календарних днів.

7. Документи з терміном «Постійно» – щокварталу, або що півроку, або щороку.

8. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів – до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).

9. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати – 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).

Продовження Додатка 19

10. Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду, – у строк, установлений їх  розробниками.

11. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень, та надання відповіді на запит на інформацію – протягом строку, визначеного статтею 20 закону України «Про доступ до публічної інформації».

12. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня – до зазначеного в них строку.

13. Проектні заявки на проекти, які фінансуватимуться за рахунок субвенції, та зміни до них формуються відповідними виконавчими комітетами міських, селищних, сільських рад об’єднаних територіальних громад та подаються Раді міністрів Автономної Республіки Крим, облдержадміністраціям для надання висновку щодо зазначених проектних заявок протягом 5-ти робочих днів, починаючи з наступного дня після дати реєстрації (постанова КМУ від 16.03.2016 № 200).

14. Надання адміністративних послуг щодо надання дозволів на розміщення зовнішньої реклами та із земельних питань – 10 робочих днів (Закон України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності»).

15. Повідомлення про погодження або вмотивовану відмову керівникові центрального органу виконавчої влади у погодженні призначення на посаду або звільнення з посади керівника підприємства – надсилається не пізніше 5 днів після її надходження (п.6 Порядку погодження призначення або звільнення постанови КМУ від 09.10.2013 № 818).

16. Про надання висновку щодо утворення об’єднаної територіальної громади – 10 робочих днів з дня надходження.

17. Адвокатський запит – 5 робочих днів з дня надходження.

 

Додаток 20

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 191)

ЗВЕДЕННЯ

про виконання документів, строки виконання

яких закінчилися у _____________ 20___ року

 

Назва структурного підрозділу РДА чи її апарату

Усього документів на виконанні

Виконано, кількість документів

Не виконано на звітну дату, кількість документів

Вчасно

Невчасно

1

2

3

4

5

6

 

 

 

Начальник відділу юридичного,

організаційного забезпечення,

контролю та роботи із зверненнями

громадян апарату районної державної

адміністрації                                              ________                   _________________

                                                                                  підпис                             власне ім’я, прізвище

 

Додаток 21

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 205)

 

 

Теофіпольська районна державна адміністрація Хмельницької області

(назва структурного підрозділу чи апарат)

 

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

___________ № ___________

на _________ рік

ЗАТВЕРДЖУЮ

Посада керівника установи ___________________________

(підпис) (власне ім’я, прізвище)

____ _________  20___ року

         МП (за наявності)

 

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

___________________________________________________________________

(назва структурного підрозділу чи напряму діяльності)

 

Посада керівника

служби діловодства                     ___________           ____________________

                                                                                            (підпис)                              (власне ім’я, прізвище)

___  ____________ 20___ року

 

СХВАЛЕНО

ПОГОДЖЕНО

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК установи

Протокол засідання ЕК архівного відділу адміністрації

Протокол засідання ЕПК державного архіву

___________ № _______

___________ № _______

___________ № _______

 

 

 

Продовження додатка 21

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в установі:

 

За строками зберігання

Разом

У тому числі

таких, що переходять

з відміткою “ЕПК”

Постійного

 

 

 

Тривалого (понад 10 років)

 

 

 

Тимчасового (до 10 років включно)

 

 

 

Усього

 

 

 

 

Посада керівника

служби діловодства                          ___________             ____________________

                                                                                            (підпис)                                    (власне ім’я, прізвище)

___  ____________ 20___ року

 

Посада особи, відповідальної за архівний підрозділ

_________    ____________________
   (підпис)           (власне ім’я,  прізвище)
 

Підсумкові відомості передано в архів установи.

 

Посада особи, відповідальної

за передачу відомостей

 

 

______________
     (підпис)

 

 

____________________________
(власне ім’я, прізвище)

___  ____________ 20___ року

 

 

 

 

 

Додаток 22

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 249)

Теофіпольська районна державна адміністрація

Хмельницької області

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова районної державної адміністрації

_____   ______________________

 (підпис)  (власне ім’я, прізвище)

___  ____________ 20___ року М.П.

Фонд № _____

ОПИС № __________

справ постійного зберігання

за _________ рік

 

з/п

Індекс

справи

Заголовок справи (тому, частини)

Крайні дати документів справи (тому частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Примітка

1

2

3

4

5

6

______________________________________________________________________________

(назва розділу)

 

До опису внесено      ___________________________________ справ

                                                (цифрами і словами)

з № _____________  по  № ________________ , у тому числі:

літерні номери ___________________   пропущені номери ________________

 

Посада укладача опису

___________

______________________

___  ____________ 20___ р.

(підпис)

(власне ім’я, прізвище)

 

СХВАЛЕНО

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

адміністрації

Протокол засідання ЕК

архівного відділу

районної державної

адміністрації

___________ № _______

___________ № _______

 

 

Додаток 23

до Інструкції з діловодства в Теофіпольській районній державній адміністрації

(пункт 249)

Теофіпольська районна державна адміністрація

Хмельницької області

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова районної державної адміністрації

_____    ______________________

 (підпис)   (власне ім’я, прізвище)

 ___  ____________ 20___ року

М.П.

Фонд № _____

ОПИС № _____

справ з кадрових питань (особового складу)

за ___________ рік

 

з/п

Індекс справи

 

Заголовок справи (тому, частини)

Крайні дати документів справи (тому, частини)

Строк зберігання справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Примітки

1

2

3

4

5

6

7

______________________________________________________________________________

(назва розділу)

 

До опису внесено      ___________________________________ справ

                                                (цифрами і словами)

з № _____________  по  № ________________ , у тому числі:

літерні номери ___________________   пропущені номери ________________

 

Посада укладача опису

___________

______________________

___  ____________ 20___ р.

(підпис)

(власне ім’я, прізвище)

 

 

СХВАЛЕНО

СХВАЛЕНО

 

 

Протокол засідання ЕК

архівного відділу

районної державної

адміністрації

Протокол засідання ЕК

адміністрації

 

 

___________ № _______

___________ № _______

 

 

                                                  

Переглядів: 1553
Дата публікації: 11:41 09.02.2018
Версія для слабо- зорих